Деловая переписка руководители

Деловая переписка - важное средство связи организации с внешними контактными аудиториями: поставщиками, клиентами, партнерами, вышестоящими и прочими организациями. Современ­ное деловое письмо - это служебное послание в виде официального документа. Письмо составляется, как правило, в том случае, когда невозможно или нецелесообразно решить вопрос другими способа­ми (личная беседа, телефонный разговор).

Все многочисленные виды деловых писем делятся на две груп­пы: письма, требующие ответа (содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос), и письма, не требующие ответа (содержащие напоминание, извещение, информацию, поздравление, отказ). Письма оформляются на специальных бланках, подписываются ру­ководителем и регистрируются в установленном порядке как исхо­дящая документация.

К основным разновидностям деловых писем относят:

письмо - запрос (выражает просьбу);

сопроводительное письмо (информирует адресата о направле­нии ему документов, прилагаемых к письму);

информационное письмо (содержит информацию о предлагае­мой продукции, проводимых мероприятиях и т.п.);

письмо-приглашение (представляет собой официальное при­глашение на совещание, конференцию, презентацию и т.п.);

письмо-подтверждение (подтверждает действия, факты, на­пример получение оборудования);

письмо-напоминание (сообщает об истечении срока осуществле­ния какого-либо действия, например внесения очередного платежа);

гарантийное письмо (подтверждает обязательства оплаты вы­полненной работы или предоставляемых услуг);

письмо-претензия (содержит указание на неисполнение адре­сатом взятых на себя обязательств);

письмо-ответ (готовится в ответ на запросы, просьбы, обра­щения, требования).

Деловое письмо каждого вида имеет свою четкую композицию. Так, например, типовое письмо, выражающее просьбу, включает:

1) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;

2) изложение просьбы;

3) ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена;

4) выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству. Сопроводительное письмо состоит из двух частей:

1) сообщение о высылаемых документах (материалах) с указанием их перечня;

2) уточняющие сведения.

Существуют определенные устойчивые синтаксические конст­рукции для выражения того или иного содержания делового пись­ма, позволяющие облегчить восприятие служебного документа и процесс его составления.

Например, для изложения мотивов, объясняющих причины просьбы или предпринятых действий, используются следующие синтаксические конструкции: «В порядке оказания технической помощи...», «В порядке обмена опытом...», « В связи с проведени­ем совместных работ...», «В соответствии с предварительной дого­воренностью...», «В связи с отказом поставщика...», «В соответст­вии с решением коллегии...», «Согласно Вашей просьбе...», «Не­смотря на наши неоднократные напоминания ...», «В целях даль­нейшего сотрудничества...» и т.п. Выражение отказа принято формулировать так: «К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным...», «К сожалению, мы не можем удовлетворить Вашу просьбу...».

Язык делового письма должен предусматривать:

нейтральность тона изложения (в деловом письме не допуска­ется эмоциональная оценка фактов);

четкость и логическую последовательность изложения (в дело­вом письме не допускаются пространные рассуждения и отклоне­ния от темы);

смысловую точность деловой речи (в деловом письме исполь­зуются только термины, имеющие однозначную смысловую трак­товку, не допускающие разночтения);

достоверность приводимого фактического материала (все при­водимые в деловом письме факты должны быть тщательно прове­рены и не должны иметь искажений);

убедительность (убедительность изложения в деловом письме достигается за счет четкой аргументации, основанной на правилах формальной логики);

соблюдение речевого этикета (в деловом письме недопустимы грубость, нетактичность и всякое другое проявление неуважения к адресату).

Служебное письмо пишется от третьего лица: «Администра­ция... ходатайствует...», «Совет директоров выдвигает предложе­ние...», «Коллегия приняла решение...» и т.п.

Форма изложения от третьего лица стала международной тра­дицией после второй мировой войны. Исключением являются США, где официальные письма компаний составляются, как прави­ло, от первого лица.