Правила подготовки и проведения совещаний

В современном менеджменте особую актуальность приобрета­ют коллективные формы управления и принятия управленческих решений. В этой связи особое место и значение в работе руководи­теля имеют совещания, которые являются наиболее распространен­ной формой коллективного сотрудничества. С другой стороны, практический опыт и исследования показывают, что далеко не все проводимые совещания оказываются оправданными и до 80% раз­говоров на них вообще не относятся к делу. Это свидетельствует о необходимости выработки у руководителей специальных навыков по подготовке и проведению совещаний.

Все совещания, проводимые руководителем, подразделяются на плановые, проводимые с установленной периодичностью, и не­плановые, проводимые в связи с необходимостью коллегиального (коллективного) решения возникших проблем.

При подготовке совещания необходимо учесть следующее:

1) проведение совещаний должно диктоваться производствен­ной необходимостью;

2) на совещание выносят лишь те вопросы, которые не могут

быть решены в рабочем порядке;

3) вся необходимая информация готовится к совещанию соответствующими специалистами заблаговременно и предоставляется участникам совещания накануне его проведения вместе с повест­кой, чтобы у них была возможность детально ознакомиться с выно­симыми на рассмотрение материалами;

4) в ходе совещания необходимо следить за регламентом и не

отклоняться от повестки;

5) во время совещания следует добиваться от выступающих

конкретных предложений;

6) по каждому из вопросов, выносимых на совещание, должны приниматься конкретные решения с указанием сроков исполнения и ответственных исполнителей;

7) выполнение решений, принятых на предыдущем совещании, должно быть проконтролировано и оглашено.

Оперативные совещания с подчиненными обычно проводятся в кабинете руководителя в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня и не требуют специальной подготовки и при­глашений участникам, т. к. они проходят по единожды введенному регламенту. Совещания с приглашением сторонних лиц и с боль­шим количеством участников проводятся, как правило, в специаль­ных помещениях (актовые залы, конференц-залы и т.п.) и требуют более серьезной и трудоемкой подготовки, включающей:

1) уточнение даты, места и времени проведения совещания;

2) составление повестки дня, списков участников и докладчиков;

3) составление перечня необходимых подготовительных работ с указанием сроков и ответственных;

4) подготовку и рассылку приглашений (в приглашении, кото­рое подписывает руководитель, должны содержаться: наименование организации, характер совещания, время, дата и место его проведе­ния, рассматриваемые вопросы);

5) уточнение регламента совещания;

6) подготовку и оборудование помещения для проведения со­вещания;

7) подготовку материалов для участников совещания.

Совещания любого вида протоколируются. Протокол подпи­сывается председателем и секретарем.