Организация рабочего места руководителя

Организация рабочего места - это система мероприятий по ос­нащению рабочего места руководителя средствами труда и их функциональному размещению.

Правильная организация рабочего места не только позволяет создать комфортные условия для работы, что само по себе является важным, но и способствует повышению эффективности и качества труда руководителя.

Рациональная организация рабочего места руководителя пред­полагает:

• соблюдение санитарно-гигиенических условий;

• оптимальную планировку рабочего помещения и укомплек­тование его мебелью, различными вспомогательными устройствами и приспособлениями;

• оптимальное цветовое оформление и дизайн рабочего по­мещения;

• оснащение современными техническими средствами.

Санитарно-гигиенические нормы требует обеспечения чистоты рабочего места в кабинете руководителя, его освещенности и под­держания в нем оптимальных климатических условий.

Поддержание чистоты рабочего места делает его привлека­тельным, улучшает настроение руководителя и благодаря этому по­вышает его работоспособность.

Создание оптимальных климатических условий на рабочем месте руководителя предполагает обеспечение притока свежего воздуха, оптимального температурного режима и уровня влажности воздуха. Медики подсчитали, что при сидячей работе необходим приток свежего воздуха около 30 м³/ч. Отсутствие свежего воздуха приводит к преждевременному утомлению. Поэтому рабочее место руководителя, как правило, комплектуется вентиляционными уста­новками и/или установками по кондиционированию воздуха. Хо­рошо влияет на состав воздуха озеленение служебного помещения. Растения обогащают воздух кислородом и, кроме того, снижают нервное и зрительное утомление, выполняют декоративную функ­цию.

В соответствии с действующими нормами температура в слу­жебном помещении должна находиться в пределах 18-20 °С, отно­сительная влажность воздуха в зимний период - от 45 до 50%, а в летний - от 50 до 55%. Высокая температура в помещении вызыва­ет сонливость, расслабленность, снижает работоспособность. При пониженной температуре часть энергии, вырабатываемой организ­мом, затрачивается на борьбу с холодом, что снижает концентра­цию внимания на решаемых задачах.

Важнейшим фактором, влияющим на работоспособность, явля­ется освещение рабочего места. Помещение (по возможности) должно иметь естественное освещение. При слишком ярком днев­ном свете следует применять жалюзи. Свет должен падать на рабо­чую поверхность стола с левой стороны или спереди. Наилучший эффект искусственного освещения достигается сочетанием общего (светильники установлены на потолке) и местного освещения (на­стольные светильники).

Важным условием рациональной организации рабочего места руководителя является дизайн и цветовое оформление служебного помещения. Это важно как с точки зрения влияния на работоспо­собность руководителя, так и с позиций создания его делового имиджа. Рабочее место руководителя, как правило, оформляется в строгом классическом стиле. При создании цветового оформления рабочего помещения необходимо учитывать влияние той или иной цветовой гаммы на зрение и нервную систему человека. Цветовой интерьер, воздействуя на психику человека, способен вызвать раз­нообразные чувства - от подавленности, настороженности до лег­кости и подъема. Например, светло-голубые тона кажутся холод­ными; зеленый цвет считается оптимальным, он благотворно воз­действует на зрение, оказывает успокаивающее действие; красный цвет действует возбуждающе; оттенки желтого и оранжевого цвета эмоционально согревают.

Планировка рабочего помещения руководителя предполагает

выделение трех зон:

1) личной работы;

2) коллегиальной деятельности;

3) отдыха и дружеского общения.

Зона личной работы располагается в наиболее освещенной час­ти кабинета. Она оснащается рабочим столом, креслом, столом-приставкой для размещения необходимых информационно-технических средств, столом и креслами для посетителей.

Зона коллегиальной деятельности формируется и оборудуется исходя из требований оперативных и прочих совещаний, проводи­мых руководителем в своем кабинете. Она комплектуется конференц-столом и стульями (креслами) с учетом максимального коли­чества участников таких совещаний. При проведении совещания его участники должны быть обеспечены ручками, карандашами, листами чистой бумаги. Рекомендуется также иметь воду, стаканы.

Зона отдыха и дружеского общения располагается, как прави­ло, в смежном по отношению к основному кабинету помещении. Она комплектуется журнальным столиком, диваном, креслами, обеспечивается прохладительными напитками. При оформлении данного помещения допускаются отклонения от строгого классиче­ского стиля: все здесь должно располагать к дружеской, неофици­альной атмосфере общения.

Рабочий стол - основное рабочее место руководителя. По­скольку руководителю приходится работать с большим количест­вом документов, его рабочий стол должен быть удобным и вместительным. Непосредственно на поверхности рабочего стола должны находиться только предметы постоянной необходимости: настоль­ная лампа, календарь-ежедневник, органайзер, набор канцелярских принадлежностей, блокнот для записей, папки для входящих и ис­ходящих документов. Рекомендуется на левой стороне стола раз­мещать неисполненные документы, а на правой - исполненные. Все остальные текущие документы, с которыми руководитель работает в течение дня, располагаются на многоярусных лотках, находящих­ся в пределах вытянутой руки, чтобы их можно было взять не вста­вая, причем каждый из них должен лежать в строго установленном месте. Беспорядочное расположение документов вызывает потери времени, связанные с их поиском, и снижает возможности концен­трированной работы по выполнению стоящих перед руководителем задач. Документы, не требующиеся для ежедневной работы, спра­вочные материалы, нормативная и законодательная литература рас­полагаются в шкафах для документов и в выдвижных ящиках стола. Документы и материалы конфиденциального характера хранятся в сейфе.

Рабочее место руководителя оснащается современными техни­ческими средствами, включающими средства телефонной и факси­мильной связи, переговорное устройство и коммутатор, персональ­ный компьютер, модем для электронной связи и т.п.