Порядок расчета отпускных

Трудовое законодательство предусматривает отпуска с сохранением места работы и среднего заработка и отпуска без сохранения заработной платы. Оплачиваемые отпуска, в свою очередь, делятся на ежегодные основные и ежегодные дополнительные отпуска.

В соответствии с нормами Трудового Кодекса РФ работникам предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск. Основной оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней. Дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам, занятым на работах связанных с опасными условиями труда, с ненормированным рабочим днем, а также работникам, которые трудятся в условиях крайнего севера. Размер ежегодного дополнительного отпуска определяется коллективным договором и местными нормативными актами.

Первый отпуск работник имеет право получить по истечении 6-ти месяцев непрерывной работы на данном предприятии. По согласованию сторон оплачиваемый отпуск может быть разделен на части, но при этом хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней. Согласно ст. 126 ТК РФ часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть по заявлению работника заменена денежной компенсацией. [79]

Согласно ст. 121 Трудового кодекса в стаж работы, дающий право на ежегодные оплачиваемые отпуска, включаются:

- фактически отработанное время;

- время, когда сотрудник не работал, но за ним в соответствии с федеральными законами сохранялось место работы (должность).

- вынужденный прогул, если сотрудника незаконно уволили или отстранили от работы, а затем восстановили на прежней работе;

- период отстранения от работы, если сотрудник не прошел обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине.

В стаж работы не входят прогулы и отпуск за свой счет более 14 календарных дней в течение года.

Не позднее, чем за две недели до наступления календарного года в организации нужно составить график отпусков на следующий год (ст. 123 Трудового кодекса РФ). Документ оформляют по форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. На основании графика и заявления работника издается приказ о предоставлении отпуска работнику. В соответствии с приказом бухгалтер делает отметки в личной карточке работника и его лицевом счете, а затем в записке-расчете о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60) рассчитывает отпускные [76].

Расчет отпускных производится исходя из фактической оплаты труда за расчетный период.

Расчетный период, за который начисляются отпускные, составляет 12 полных календарных месяцев, то есть, если работник отправляется в отпуск с 15 июля 2008 г., расчетный период будет с 1 июля 2007 г. по 30 июня 2008 г. В случае если работник отработал в организации менее 12 месяцев, расчетным периодом для начисления отпускных будет считаться фактический период работы.

Для того чтобы определить сумму отпускных (СО), положенных работнику, необходимо средневзвешенный дневной заработок умножить на продолжительность отпуска в календарных днях (ДО).

Средний дневной заработок для оплаты отпусков определяется путем деления суммы начисленной заработной платы (ЗП) на 12 месяцев и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней) При расчете учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в организации, независимо от источников этих выплат. К ним относятся, например, премии, как по итогам работы, в том числе и за год, так и единовременные за выслугу лет; выплаты, связанные с условиями труда (вредное производство, работа в суровых климатических условиях, в ночное время и т.п.), оплата в выходные и праздничные дни; авторские гонорары штатных сотрудников редакций СМИ. А вот пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам не учитываются при расчете отпускных, равно как и разовые премии, не связанные с результатами работы (к праздникам, юбилеям и т.п.), материальная помощь, командировочные и непосредственно сами отпускные. При учете премий для расчета отпускных важно помнить, что ежемесячные премии учитываются не более одной за одни и те же показатели за каждый месяц расчетного периода, а премии по итогам года, начисленные за предшествующий календарный год, рассчитываются в размере 1/12 за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления.

В идеале, если расчетный период отработан полностью (сотрудник не брал отпуск без сохранения заработной платы, не был на больничном или в командировке и т.д.), формула выглядит следующим образом:

СО = ЗП : 12 мес. : 29,4 x ДО (1)

При неполном расчетном периоде меняется порядок расчета отпускных. Сначала необходимо посчитать количество фактически отработанных календарных дней (КД). Для этого количество полностью отработанных месяцев в расчетном периоде (ОМ) нужно умножить на среднемесячное число календарных дней - 29,4. Для определения количества календарных дней месяца, отработанного не полностью (ОД), нужно среднемесячное число календарных дней (29,4) разделить на количество календарных дней этого месяца и умножить на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце[4].

Затем произведения этих показателей сложить между собой:

КД = 29,4 x ОМ + ОД1 + ОД2 ... (2)

При этом формула расчета отпускных будет выглядеть так:

СО = ЗП : КД x ДО, (3)

Если во время нахождения работника в отпуске увеличился его должностной оклад, бухгалтер должен пересчитывать отпускные [83].

Для этого следует определить коэффициент увеличения зарплаты и с его помощью высчитать новый средний дневной заработок и сумму, на которую надо увеличить отпускные. Коэффициент увеличения заработной платы (КУ) рассчитывается путем деления нового оклада (ОН) работника на старый (ОС):

КУ = ОН : ОС (4)

Если отпуск работнику был предоставлен авансом и по каким-либо причинам работник увольняется раньше, чем отработал отпуск, необходимо произвести перерасчет. При этом та сумма, которую работник не заработал, должна вернуться согласно ст. 137 ТК РФ обратно в кассу предприятия. Для этого бухгалтер должен выполнить следующие действия:

1. рассчитать сколько календарных дней отпуска заработал работник (на каждый месяц работы приходится 2,33 календарных дня отпуска(28 / 12)). При исчислении срока работы, который дает право на отпуск, количество дней составляющие менее половины месяца исключаются из подсчета, а излишки – более половины месяца округляются до полного месяца;

2. определить число дней отпуска, которые предоставлены авансом. Для этого из календарных дней отдыха вычитают количество дней отпуска, на которое увольняющийся сотрудник имеет право;

3. подсчитать какая сумма причитается с работника. И эту сумму можно удержать из последней его зарплаты, но не более 20%. Остальную сумму работник должен внести в кассу предприятия.

С сотрудника ничего удерживать не надо, даже если отпуск остался неотработанным, в следующих случаях:

ü если организация ликвидируется;

ü если организация сокращает численность или штат своих работников;

ü сотрудник не соответствует занимаемой должности по состоянию здоровья;

ü работника призвали в армию;

ü работник или работодатель (физическое лицо) умер;

ü чрезвычайные обстоятельства, препятствующие продолжению трудовых отношений.

Учебный отпуск предоставляется работникам в том случае, если они обучаются на заочном или вечернем отделении в институте, имеющем государственную аккредитацию (согласно ст. 173 ТК РФ). Такой отпуск будет оплачиваться в течение года (независимо от основного или дополнительного оплачиваемых отпусков) исходя из следующих норм продолжительности:

- 40 календарных дней – если работник учится на 1 или 2 курсе и сдает сессию;

- 50 календарных дней – если работник учится на старших курсах и сдает сессию;

- 4 календарных месяца – во время подготовки и защиты дипломной работы, а также сдачи государственных экзаменов.

Учебный отпуск предоставляется на основании справки – вызова, в котором указана дата начала и окончания сессии. Работник обязан подтвердить свое нахождение в ВУЗе справкой-подтверждением. Праздники, выпадающие на учебный отпуск, не продлевают его [78].

Работодатель один раз в учебном году оплачивает также проезд к месту нахождения учебного учреждения и обратно (в высших заведениях - 100%, в учреждениях среднего профессионального образования - 50%).

Отпуск должен оплачиваться не позднее, чем за три дня до его начала.

В период пребывания работника в отпуске его не могут уволить по инициативе работодателя, за исключением случая ликвидации организации либо прекращения деятельности работодателем.