Документация по учету личного состава организации

Для учёта личного состава, начисления и выплаты заработной платы используют унифицированные формы первичных документов, содержащиеся в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденном Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Первичными документами по учету личного состава организации являются:

ü трудовой договор (контракт) (форма № ТД-1);

ü приказ (распоряжение) о приёме работника на работу (форма № Т-1);

ü личная карточка работника (форма №Т-2);

ü штатное расписание (форма № Т-3);

ü учётная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4);

ü приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);

ü приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);

ü график отпусков (форма № Т-7);

ü Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8);

ü приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);

ü приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11);

ü табель учёта использования рабочего времени и расчёта заработной платы (форма № Т-12);

ü табель учёта использования рабочего времени (форма № Т-13);

ü расчётно-платёжная ведомость (форма № Т-49);

ü расчётная ведомость (форма № Т-51);

ü платёжная ведомость (форма № Т-53);

ü лицевой счёт (форма № Т-54);

ü записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60);

ü записка-расчёт о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61);

ü акт о приёме работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключённому на время выполнения определённой работы (форма № Т-73) [56].

Приказ (распоряжение) о приёме работника на работу (форма № Т-1) применяется для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.

Личная карточка работника (форма № Т-2) и личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС) заполняются на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником. Личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС) применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы.

Штатное расписание (форма № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности работников организации.

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4) применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников. На каждого научного и научно-педагогического работника оформляется также личная карточка (форма № Т-2).

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а) используются для оформления и учета перевода работника (работников) на другую работу в организации.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № T-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а) применяются для оформления и учета отпусков. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60.

График отпусков (форма № Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а) применяются для оформления и учета увольнения работника (работников). На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а) применяются для оформления и учета направлений работника (работников) в командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение (форма № Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) используются для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) и табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13) применяют для осуществления табельного учета и контроля трудовой дисциплины. Форма № Т-12 предназначена для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а форма № Т-13 - только для учета использования рабочего времени. При использовании формы № Т-13 оплату труда начисляют в лицевом счете (форма № Т-54), расчетной ведомости (форма № Т-51) или расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49).

Учет выработки рабочих в организациях осуществляют мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности. Для учета выработки применяют различные формы первичных документов (наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных работ и др.). Независимо от формы, первичные документы содержат в себе, как правило, следующие показатели: место работы (цех, участок, отделение); время работы (дата); наименование и разряд работы (операции); количество и качество работы; фамилии, инициалы, табельные номера и разряды рабочих; нормы времени и расценки за единицу работы; сумма заработной платы рабочих; шифры учета затрат, на которые относится начисленная заработная плата; количество нормо-часов по выполненной работе.

В соответствии с трудовыми договорами, штатным расписанием и табелем использования рабочего времени бухгалтер предприятия в лицевом счёте работников начисляет заработную плату за отчётный месяц. Затем составляется журнал-ордер № 10 и ведомость по счёту 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда», после чего рассчитанная сумма заносится в оборотную ведомость за отчётный период.

Выплата заработной платы, отпускных и расчет при увольнении оформляется расходным кассовым ордером (форма № КО-2).

Дебетовый остаток по счёту по счёту 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» отражается в активе бухгалтерского баланса, а кредитовый – в пассиве.

Кроме того, по данным первичных документов в организации ведётся оперативный учёт движения численности работников, изменений, происходящих в составе рабочих и служащих, составляется внутренняя отчётность, используемая для управления и контроля за соблюдением штатной и финансовой дисциплины.