Суть та основні принципи організації інформаційно-аналітичного процесу

Для розуміння суті та механізмів організації інформаційної діяльності у галузі управління різними соціальними системами (підприємствами, установами, громадськими організаціями тощо) розглянемо ключову ланку цієї форми діяльності — інформаційно-аналітичний процес у галузі підготовки та прийняття управлінських рішень. Інформаційно-аналітичний процес у галузі управління являє собою процес пошуку, збирання, опрацювання та подання інформації у формі, придатній для її використання при прийнятті управлінських рішень. Треба зазначити, що управлінські рішення, на відміну від рішень, які приймають, наприклад, у галузі теоретичних, фундаментальних наук, спрямовані на розв’язання конкретних питань, як правило, мають чіткі термінові межі й у встановлений період повинні втілюватись у життя. Особливо наочно це виявляється у бізнесі, де термін виконання ділових угод завжди визначений. Це ж стосується й військової галузі, особливо під час бойових дій. Та й у політиці, попри, здавалося б, досить часту невизначеність та швидку зміну впливу багатьох факторів, рішення, спрямовані на управління тим чи іншим політичним процесом, мають більш-менш чітко визначений термін реалізації. Звичайно, йдеться про політичні рішення — чи то прийняття якогось законодавчого акта, чи то проведення PR-кампанії — а не про так звані декларації про наміри.

Тому продукт, створений у результаті інформаційно-аналітичного процесу повинен бути придатним для використання замовником, корисним для нього вже в момент свого створення. Сам же результат інформаційно-аналітичної діяльності, як правило, матеріалізується у формі будь-якого документа. З усього наведеного випливають основні принципи організації інформаційно-аналітичного процесу, сформульовані ще кілька десятиріч тому фахівцем зі стратегічної розвідки американським генералом Вашингтоном Плетом: повідомляти достовірно, своєчасно й ясно.

Достовірність повідомлення є ключовою ознакою при оцінюванні будь-якого інформаційного документа, створеного в результаті аналітичної діяльності. Вона забезпечується завдяки правильному поєднанню ряду моментів, що визначають результативність роботи аналітика. Головними серед них є:

Ø глибоке розуміння дійсності тим, хто аналізує повідомлення;

Ø правильний добір фактів, які стосуються об’єкта аналізу;

Ø виділення на підставі аналізу фактів, основних моментів явищ і процесів, причинно-наслідкових зв’язків.

Як бачимо, вирішальну роль при підготовленні достовірних аналітичних матеріалів має рівень кваліфікації виконавців робіт — професійні знання, ерудиція, вміння орієнтуватись і робити висновки у нестандартній ситуації тощо. Другим важливим принципом організації інформаційно-аналітичного процесу є своєчасна підготовка документів. Своєчасність отримання інформації багато в чому визначає її цінність для користувача. Значення своєчасного подання інформації особам, які приймають рішення, може бути настільки великим, що заради нього варто навіть дещо поступитися достовірністю повідомлень. Звичайно, йдеться не про суттєву зміну змісту повідомлення, а лише про певне зниження ступеня його точності. Адже достовірність інформації визначають її здатністю відображати реально існуючі об’єкти з необхідним ступенем точності.

По суті, ситуації, коли доводиться йти на певне зниження ступеня достовірності інформації заради своєчасного її подання, трапляються не настільки рідко, як здається на перший погляд. Ілюстрацією розв’язання дилеми «достовірність інформації — своєчасність інформації» є поведінка фінансових і фондових ринків. Розв’язання дилеми «достовірність — своєчасність» полягає в синтезі цього протиріччя, перетворенні його на тріаду. У цьому контексті варто згадати відомого американського менеджера Лі Якокку, який стверджував, що заради досягнення конкурентних переваг завжди треба пам’ятати про своєчасність подання інформації для прийняття необхідних рішень і не можна при цьому абсолютизувати значення достовірності інформації. Третім основним принципом організації інформаційно-аналітичного процесу є ясність викладення матеріалу. Суть реалізації цього принципу полягає в тому, щоб зробити доступними для інших результати роботи аналітика. Адже саме коректне сприйняття інформації робить її переконливою для користувача, а отже, забезпечує успіх справи. Іноді автор забуває про це.

Інформаційно-аналітичний документ має бути лаконічним, зрозумілим (доступним) і переконливим. Загальновідомо, що лаконічність — сестра таланту. Коротке повідомлення легше сприймають і краще запам’ятовують, ніж довге. До того ж коротке повідомлення має переваги перед довгим (великим) і з огляду на те, що час на підготовку та прийняття управлінських рішень завжди обмежений. Інформаційно-аналітичний документ можна зробити зрозумілим, доступнішим для користувача, якщо дотримуватись ряду правил.

Ø Перш за все він повинен мати чітку структуру.

Ø Кожну думку краще висловлювати кількома короткими простими реченнями.

Ø Викладати думку бажано простою (але не побутовою) мовою, намагаючись, уникати надмірного використання спеціальних термінів.

Ø Не можна забувати, що єдине призначення спеціальних термінів у інформаційно-аналітичній роботі — точне та коректне передавання користувачеві змісту повідомлення.

Якщо ж постає дилема: дотримуватися літературного стилю, дещо знизивши точність і коректність висловлюваної думки, або ж заради досягнення максимальної точності та коректності викладення матеріалу пожертвувати якістю його літературного стилю, то треба віддати перевагу другому варіанту. Тільки так можна зберегти ясність і переконливість інформаційно-аналітичного документа, не поступаючись його достовірністю.

І нарешті, щоб викладене у документі повідомлення було достатньо переконливим, воно має відображати суттєві причинно-наслідкові зв’язки у доступній, зрозумілій для користувача формі. Обов’язковою умовою виконання цього правила є високий рівень кваліфікації аналітика, його вміння знаходити необхідні аргументи для доведення своєї точки зору на проблему, яку розглядають.