Аудит кассовых операций

Цель аудита кассовых операций - установить соответствие применяемой в экономическом субъекте методики учета и налогообложения операций с наличными денежными средствами требованиям нормативных документов РФ.

Операции движения денежных средств в кассе предприятия находят отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности: Главная книга, баланс хозяйствующего субъекта, отчет о движении денежных средств и отчет о финансовых результатах и их использовании.

Основными документами, с которыми необходимо ознакомиться аудитору в ходе аудиторской проверки кассовых операций, являются:

1. Кассовая книга.

2. Отчеты кассира.

3. Приходные и расходные кассовые ордера.

4. Журнал регистрации приходных кассовых ордеров.

5. Журнал регистрации расходных кассовых ордеров.

6. Журнал регистрации выданных доверенностей.

7. Журнал регистрации депонентов.

8. Журнал регистрации расчетно-платежных ведомостей.

9. Авансовые отчеты.

10. Оправдательные документы к авансовым отчетам.

Программа аудита кассы и кассовых операций, как правило, включает три основных этапа:

· I этап - инвентаризация наличия денежных средств;

· II этап - проверка полноты и своевременности оприходования наличных денежных средств;

· IIIэтап - оценка правильности списания наличных денежных средств в расход.

Вопрос о необходимости проведения инвентаризации кассы решается аудитором индивидуально в ходе аудиторской проверки, так как действующие нормативно-законодательные акты не дают однозначного ответа о необходимости такой инвентаризации. Поэтому аудитору целесообразно проводить инвентаризацию кассы в случаях, если:

1) инвентаризация предусмотрена в договоре на аудиторскую проверку;

2) осуществляется обязательная аудиторская проверка за текущий отчетный период, так как в соответствии с отечественными стандартами аудитор несет ответственность за проверку пра­вильности отражения в финансовой отчетности событий, произошедших после даты составления баланса до даты составления аудиторского заключения.

Инвентаризация должна проходить в присутствии кассира и главного бухгалтера. Порядок проведения инвентаризации кассы может быть следующим:

1) при наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы предотвратить возможность доступа к ним после начала аудиторской проверки;

2) кассир должен составить кассовый отчет о кассовых операциях за последний день и вывести остаток денег по кассовой книге на день проверки;

3) одновременно с кассира берется расписка, что все приходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации кассы не оприходованных и не списанных в расход денег не имеется;

4) после этого осуществляется пересчет наличных денег. Если во время инвентаризации кассы имеются частично оплаченные платежные ведомости на выплату заработной платы, пособий и т. д., аудитор подсчитывает в них итог и выплаченную по ним сумму принимает к зачету, о чем делается отметка в соответствующем акте инвентаризации. После пересчета денег и других ценностей, хранящихся в кассе, полученный остаток сверяется с данными учета по кассовой книге.

Результаты проверки оформляются составлением акта, который подписывают независимый аудитор, главный бухгалтер экономического субъекта и кассир.

В случае выявления излишков или недостач денежных средств или денежных документов и других ценностей аудитору необходимо взять письменное объяснение у кассира о причинах их возникновения. При выявлении крупной недостачи денежных средств аудитор обязан сообщить о выявленных фактах руководителю предприятия и поставить вопрос об отстранении кассира от его обязанностей до окончания проверки.

При инвентаризации кассы необходимо проверить:

1. Наличие приказа руководителя о назначении кассира.

2. Наличие договоров о полной индивидуальной материальной ответственности установленной формы с кассиром и другими сотрудниками бухгалтерии.

3. Соответствие помещения кассы рекомендациям по обеспечению сохранности денежных средств, по технической укрепленности и оснащенности средствами охранно-пожарной сигнализации.

При инвентаризации кассы аудитор обязан также получить ответы на следующие вопросы:

1) проводятся ли периодические и внезапные ревизии кассы?

2) не превышают ли наличные денежные средства, находящиеся в кассе, установленный лимит?

При аудите проводится также инвентаризация денежных документов, находящихся в кассе, и иностранной валюты.

После инвентаризациикассы аудитор проверяет ведение кассовых операций на экономическом субъекте в соответствии с «Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П),(Зарегистрировано в Минюсте РФ 24.11.2011 № 22394), а именно:

· создание условий, необходимых для обеспечения сохранности денежных средств при доставке их из банка и при сдаче в банк (охрана, автотранспорт и т. п.);

· полнота и своевременность оприходования денег, полученных по чекам из банка. При этом аудитор должен провести сверку с выписками банка. В случае выявления в выписках исправлений или подчисток необходимо провести встречную проверку в банке (либо сделать письменный запрос в банк);

· полнота оприходования других поступлений (например, плата родителей за содержание детей в детских учреждениях и т. п.). Сверка производится на основе данных, предоставленных бухгалтерией;

· правильность оформления приходных и расходных кассовых ордеров, кассовой книги, журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

· наличие подписей в расходных ордерах, подтверждающих получение денег. Выборочно (или в случае необходимости сплошным порядком) аудитор проверяет соответствие подписей на получение денег в расходных ордерах и ведомостях с подписями в других документах (заявление о приеме на работу, трудовые соглашения и т. п.). Особое внимание аудитор должен обратить на соответствие подписей при выплате депонированных сумм;

· правильность ведения кассовой книги и выведенных в ней остатков денег на конец дня;

· погашение приходных кассовых документов штампом «Получено», а расходных - штампом «Оплачено» С указанием даты (в целях избегания возможности повторного использования денежных документов);

· правильность подсчета итогов в платежных ведомостях;

· правильность оформления документов при депонировании заработной платы;

· выборочно с целью выявления «подставных лиц» проверяется соответствие фамилий в платежных ведомостях с другими документами (приказами о зачислении на работу, трудовыми соглашениями, лицевыми счетами по расчету заработной платы, табелями отработанного времени, нарядами и т. п.);

· правильность выдачи денег по доверенностям;

· соблюдается ли лимит хранения наличных денег в кассе, а также порядок расчетов наличными с юридическими лицами; лимит хранения наличных денег в кассе устанавливает учреждение банка, в котором обслуживается предприятие; предельные размеры расчетов наличными деньгами с юридическими лицами устанавливаются Правительством РФ;

· при наличии на предприятии нескольких кассиров необходимо проверить правильность ведения книг учета принятых и выданных денег, которые должны быть открыты на каждого кассира;

· хранение дубликатов ключей от сейфов кассы, которые должны храниться в опечатанных кассиром пеналах (пакетах и т. п.) у руководителя предприятия;

· создана ли на предприятии комиссия по проведению инвентаризации кассы и осуществляет ли она свои обязанности. При этом аудитору должен быть предоставлен соответствующий приказ руководителя и акты предыдущих инвентаризаций;

· применяется ли контрольно-кассовая техника при расчетах с населением, соблюден ли порядок регистрации контрольно-кассовой техники в налоговых органах;

· применяется ли контрольно-кассовая лента при работе контрольно- кассовых машин;

· правильность оформления и ведения книги кассира-операциониста; на предприятиях, где имеется несколько единиц контрольно-кассовой техники, на каждую из них должна быть заведена отдельная книга кассира-операциониста, где в обязательном порядке должны быть указаны показания счетчика кассовой машины на начало и конец рабочего дня, а также сумма поступившей за день выручки. При проверке следует иметь в виду, что показатели счетчиков недействующих контрольно-кассовых машин, находящихся в запасе, ремонте, должны актироваться и заверяться подписями кассира и представителя администрации, а в паспорт контрольно-кассовой машины установленной формы должны быть занесены сведения о вводе машины в эксплуатацию и ее ремонтах.

Аудитор проверяет правильность и порядок гашения показателей денежных счетчиков (перевод на нули);

· правильность составления бухгалтерских проводок. Особое внимание следует обратить на операции, которые по бухгалтерскому учету списаны минуя счета расчетов на затраты производства (счета 20, 23, 25, 26) или издержки обращения (счет 44).

Особенности аудита операций с наличной валютой. Согласно действующему законодательству операции с наличной валютой по расчетам с юридическими и физическими лицами запрещены. Однако при наличии служебных командировок работников предприятия за рубеж эти операции могут иметь место.

В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности записи в бухгалтерском учете по операциям в иностранной валюте производятся в валюте, действующей на терри­тории РФ, в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валюты по курсу Центробанка РФ, действующему на дату совершения операций. Одновременно указанные записи производятся в валюте расчетов и платежей (по каждой иностранной валюте).

В ходе аудиторской проверки необходимо проверить:

· полноту и своевременность оприходования валюты;

· правильность оформления кассовых ордеров на поступление и выдачу валюты. Должны быть выписаны обычные кассовые ордера (приходные или расходные), в которых должна быть указана сумма в валюте платежа (например, доллары США, евро и т. п.) и в рублях. Операции в кассовой книге должны быть отражены как в валюте платежа, так и в рублевом эквиваленте по курсу на дату совершения операции;

· правильность определения курсовых разниц;

· правильность бухгалтерского учета курсовых разниц, которые согласно действующему законодательству включаются в состав доходов (расходов) от внереализационных операций.

К наиболее часто встречающимся ошибкам относят:

1. Отсутствие оправдательных первичных бухгалтерских документов, подтверждающих целесообразность и необходимость использования наличных денежных средств.

2. Неоприходование наличных денежных средств, поступивших из банка по чеку.

3. Излишнее списание наличных денежных средств с использованием недооформленных документов и расписок.

4. Расчеты суммами, превышающими лимит кассы.

5. Расчеты наличными денежными средствами с юридическими лицами суммами, превышающими предельно допустимые нормы.

6. Расчеты наличными с физическими лицами без использования контрольно-кассовых аппаратов.

7. Полное или частичное отсутствие отчетов кассира.

8. Нерегулярное ведение кассовой книги.