Программа аудита расчетов с подотчетными лицами состоит из трех этапов.

Первый этап - проверка правильности расчетов наличными

денежными средствами с подотчетными лицами.

1. Проверка приказа руководителя о лицах, которым разрешено выдавать наличные денежные средства на хозяйственные нужды.

2. Проверка приказа руководителя о сроках возврата подотчетных денежных сумм или отражение соответствующих сроков в приказе «Учетная политика».

3. Проверка наличия системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения ТМЦ или оплаты работ и услуг сторонних организаций.

4. Установление фактов выдачи новых подотчетных сумм лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам.

Второй этап - проверка правильности и производственной необходимости выплат по служебным командировкам.

1. Проверка наличия приказов руководителя о направлении сотрудников предприятия в служебные командировки, включая технические задания.

2. Аудит раздельного аналитического и синтетического учета командировочных расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения.

3. Установление фактов обложения налогом на доходы физических лиц и начисления взносов по обязательному страхованию с сотрудников предприятия, превысивших законодательно установленные нормы командировочных расходов.

4. Наличие отчетов о выполнении технического задания по командировке и наличие авансового отчета.

Третий этап - проверка целесообразности и обоснованности представительских расходов.

Проверка наличия раздельного аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх установленных норм для целей налогообложения.

К наиболее часто встречающимся ошибкам относят:

· выдача денежных средств лицам, не указанным в приказе руководителя;

· несоблюдение сроков возврата подотчетных денежных сумм;

· выдача денежных средств из кассы лицам, не отчитавшимся по ранее выданным авансам;

· несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

· отсутствие визы руководителя предприятия, утверждающего авансовые отчеты;

· списание подотчетных сумм за счет собственных средств предприятия;

· списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты предприятия (в убытки);

· отсутствие приказов о направлении работников в служебные командировки;

· отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания (в командировке);

· отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;

· несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

· отсутствие приказов об оплате суточных сверх установленных норм;

· отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм для целей налогообложения;

· некорректное выделение НДС в суммах суточных расходов;

· отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм для целей налогообложения;

· некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям с подотчетными лицами.