Аудит расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные лица - это работники предприятия, получающие денежные авансы из кассы предприятия на различные нужды. Как правило, эти средства выделяются на:

· мелкие административно-хозяйственные нужды (например, приобретение материалов, запасных частей, канцелярских товаров и т. п.);

· оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств, ГСМ;

· расходы на командировки по территории РФ и за границу;

· представительские расходы.

Такие хозяйственные операции связаны с выдачей наличных денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. В связи с этим аудит расчетов с подотчетными лицами целесообразно проводить одновременно с аудитом кассовых операций.

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на главного бухгалтера или руководителя предприятия.

Расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, достаточно трудоемки, но методы и процедуры проверки просты, поэтому для этого целесообразно привлекать ассистентов. Расчеты с подотчетными лицами всегда осуществляются сплошным методом.

Необходимо проверить:

1. Приходные и расходные кассовые ордера.

2. Журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

3. Авансовые отчеты.

4. Журнал регистрации авансовых отчетов.

5. Приказ руководителя о лицах, которым разрешено получение наличных денег под отчет.

6. Приказ руководителя о сроках возврата подотчетных денежных сумм, выдаваемых на разные цели.

7. Сметы представительских расходов.

8. Приказы об утверждении смет представительских расходов.

9. Приказы о направлении сотрудников в командировки.

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

1. Бухгалтерский баланс - стр. «Прочая дебиторская задолженность».

2. Отчет о движении денежных средств.

3. Главная книга.

4. Касса.

5. Регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами по счету 71.