Индексирование документов

Индексирование заключается в присвоении документу индивидуального условного индекса, обозначающего принадлежность к конкретной классификационной группе и порядковый номер в ней.

В каждой организации должна быть единая и стабильная система индексирования документов и постоянное расположение составных частей индекса.

В основе индексирования документов лежит номенклатура дел организации. Обозначения производят только арабскими цифрами. Простой индекс состоит из порядкового номера документа и индекса дела по номенклатуре. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Например:

индекс 32/04-10 означает:

32 - порядковый номер документа в деле;

04-10 - индекс дела по номенклатуре;

04 - индекс структурного подразделения, в которое направлен документ;

10-номер дела.

При индексировании предложений, заявлений и жалоб граждан в индекс документа может быть включена первая буква фамилии заявителя (6/12-7/А).

Наличие в индексе порядкового номера обеспечивает поиск и сохранность документов.

Поступившим ответным документам новый индекс не присваивают. Факт их поступления фиксируют в зоне «Отметка об исполнении» регистрационной формы инициативного документа. Для учета таким документам присваивают очередной порядковый номер, который подписывают к индексу инициативного документа.

Индекс ставят в регистрационном штампе на документе и в регистрационной форме учета.

Индексом документов, формируемых в дела только по названиям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и т.д.) служат порядковые номера в пределах регистрируемого массива.

Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, корреспондентам, территории (докладные записки, любая переписка, отказы и т.д.), служит порядковый регистрационный номер, дополненный индексом по номенклатуре дел, который и определяет место хранения документа.

Сотрудник, регистрирующий документы, должен знать состав документов организации, распределение функций между структурными подразделениями, разделение обязанностей между руководителем и его заместителями.

Регистрация документов позволяет:

- подтвердить факт получения или отправки документа;

- создать регистрационно-справочный аппарат, который можно использовать в информационных целях;

- вести контроль за исполнением документа;

- давать качественные и количественные характеристики документам.

Формы регистрации

В практической деятельности используют различные регистрационные учетные формы: журнальную, карточную, компьютерную.

Журнальную форму регистрации используют организации и структурные подразделения, где документооборот менее 500-600 документов в год.

Все листы журналов нумеруют в правом верхнем углу, начиная со второго. Все листы прошивают прочными нитками. Концы ниток выводят на последний пронумерованный лист (оборотная сторона). Используя бумажный квадрат по диаметру больше круглой печати, склеивают середины концов нитки. Сверху ставят печать организации с захватом части квадрата или непосредственно в середину квадрата. На этой же странице делают надпись, заверяющую правильность оформления.

Например:

«В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью 90 (девяносто) листов».

Надпись заверяет личной подписью делопроизводитель (секретарь), указывая должность, и проводя расшифровку личной подписи (фамилия, инициалы).

После окончания записей в журнале, делают надпись, например такого, содержания, «В данном журнале зарегистрировано 372 документа с № 1 по № 372. Случайно пропущен номер 41.» Запись заверяют подписью.

Все журналы имеют номера по номенклатуре дел.

На обложке журнала должно быть написано: название журнала, название организации, регистрационный номер по номенклатуре дел, в правом нижнем углу - начато 00.00.00 и окончено 00.00.00. Числа начала и окончания журнала ставят по регистрации первого и последнего документа в журнале (в пределах календарного года).

Журнальная форма регистрации имеет свои технологические недостатки:

- формальный характер закрепления документа за валовым порядковым номером;

- сложности ведения по журналу поисковой, справочной и контрольной работы;

- сложности обязательной многократной регистрации документов;

- отсутствие возможности отразить движение документа в процессе рассмотрения и исполнения.

Для регистрации документов применяют единую регистрационно-контрольную карточку.

Изготовляют карточки типографским способом на бумаге формата А5 (148x210 мм). Для более быстрой ориентации можно применять цветовые различия по категориям документов. В этом случае карточки изготовляют с цветными полосами по верхнему полю. Возможен цветной бланк карточки: для входящих документов - зеленого, исходящих - синего, внутренних - желтого цвета.

Регистрационные графы на карточке, в журнале и компьютере существенных различий не имеют.

Организация регламентирует в инструкции по делопроизводству:

- расположение реквизитов на карточке;

- зоны для записи;

- порядок использования оборотной стороны карточки;

- состав дополнительных реквизитов (определяет организация);

- количество заполненных экземпляров карточек (определяется числом справочных, контрольных и контрольно-справочных картотек, которые имеют канцелярии и структурные подразделения).