Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов и решений за всеми зарегистрированными документами - одна из функций управления.

Цель контроля исполнения документов:

- своевременное и качественное их исполнение;

- получение информации для оценки деятельности структурных подразделений и сотрудников.

Контроль исполнения документов состоит из следующих этапов:

- постановка документа на контроль (руководитель делает отметку на документе о контроле, определяет исполнителей, срок исполнения; заполняет регистрационно-контрольную карточку, РКК);

- своевременное доведение документов до исполнителей (поступившие - в день поступления и регистрации, внутренние - после подписания);

- предварительная проверка и регулирование хода исполнения (устное или письменное напоминание специалисту о приближении срока окончания работы над документом - за 10, 5 и 2 дня, - запись о состоянии исполнения в "Контрольной отметке11 РКК, внесение в карточку отметок об изменении сроков исполнения и т.д.);

- учет и обобщение результатов контроля (сведения о документах, выполненных и невыполненных к сроку, о причинах невыполнения и перенесения сроков исполнения);

- регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

- информирование о ходе исполнения документов на оперативных совещаниях.

Контролируют на разных уровнях:

- своевременность исполнения документов;

- соответствие форм и бланков действующим нормативам и образцам;

- соответствие формы созданных документов их содержанию;

- уровень и формы удостоверения документов;

- соответствие подписей их расшифровкам;

- идентичность всех экземпляров.

Контроль за документами осуществляют:

- служба ДОУ (следит за временем исполнения документа, соответствием экземпляров, подписей);

- руководители всех рангов (отвечают за содержание документа);

- исполнители документов (работают над структурой текста, формой бланков).

При большом объеме контрольных документов в организации создают специальное контрольное подразделение.

Руководитель может возложить контроль за исполнением документов на сотрудников. Эта практика распространяется на исполнение распорядительных документов.

Оптимальный вариант, когда под контролем находится исполнение всех документов. Но это очень трудоемкий процесс, к тому же ценность документов не одинакова. Поэтому на практике документы классифицируют на подлежащие контролю за исполнением и контроль которых необязателен.

Руководство организации, исходя из специфики и опыта работы, составляет и утверждает перечень документов, подлежащих контролю, и методику его организации.

К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся:

- документы вышестоящих органов;

- распорядительные документы данной организации;

- важные специфические документы, свойственные этой системе управления, с конкретными сроками исполнения.

Снятие документов с контроля состоит из этапов:

- принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и передача распоряжения об этом службе ДОУ;

- постановка отметки об исполнении («отметка об исполнении») в РКК и на документе информирования контрольной службы организации об исполнении документа, находящегося на централизованном контроле;

- перестановка РКК из контрольной картотеки (раздела) в справочную картотеку (раздел);

- подшивка документа, имеющего отметку об исполнении, в дело.

Документы считают выполненными и снимают с контроля после исполнения предписанных заданий, поручений. Снять документ с контроля может должностное лицо, которое поставило его на контроль.