Административный контроль

В процессе эволюционного развития системы организа­ционного контроля сформировалось и прочно вошло в тео­рию и практику современного менеджмента такое новое направление контрольной деятельности как контроллинг.

Э. А. Смирнов определяет контроллинг как совокупность всех форм контрольной деятельности, призванной объектив­но и качественно проанализировать и оценить работу орга­низации для ее развития или совершенствования исходя из поставленных целей.

При этом указанный автор выделяет четыре основные составляющие контроллинга:

• административный контроль;

• технологический контроль;

• ревизия;

• функциональный, комплексный и системный аудит.

Под административным контролемследует понимать все виды деятельности, направленной на получение информа­ции об эффективности функционирования и текущем состоя­нии управляющей системы организации.

Исполнительный контрольпредполагает осуще­ствление всех видов деятельности по оценке текущего со­стояния и эффективности функционирования управляемой системы организации.

М. М. Максимцов считает, что под административным контролем следует понимать контроль соответствия реальных полномочий руководителя (испол­нителя) полномочиям, зафиксированным в документах, рег­ламентирующих деятельность организации.

Под административным контролемв наиболее общем виде следует понимать управленческую деятельность, направлен­ную на определение текущего состояния управляющей под­системы системы управления организацией и происходящих в ней процессов, сцелью выявления возможных отклонений от заданного режима функционирования.

Основная цель контроллинга в целом и административ­ного контроляв частности состоит в своевременном получе­нии информации о том, были ли достигнуты поставленные цели и выполнены задачи. При этом важно, чтобы все систе­мы контроля оперативно фиксировали любые отклонения фак­тических показателей от плановых. Это позволит вовремя вносить соответствующие коррективы в процесс функцио­нирования организации.

Это позволяет руководству организации достичь сразу две важные цели. Во-первых, повысить качество и эффектив­ность деятельности организации. Во-вторых, удовлетворить потребность сотрудников в уважении и самовыражении.

Основные принципы административного контроляопи­раются на четыре составляющие, позволяющие руководи­телю организации определить что, когда и где контролиро­вать, а также кто должен осуществлять контроль.

Принцип ключевых элементов контроляопирается на положение, согласно которому стандарты являются эле­ментом планирования.

Принцип места контролясостоит в том, чтобы руково­дитель организации выяснил, в каких структурных под­разделениях организации происходят действия, имеющие решающее значение для достижения целей функциониро­вания.

Принцип соблюдения сроков контроляпозволяет более эффективно и своевременно использовать полученную в процессе осуществления контрольной деятельности инфор­мацию и быстро реагировать на происходящие изменения.

Принцип самоконтролясостоит в предоставлении работ­никам фирмы возможности самим осуществлять оценку ре­зультатов собственной деятельности и своевременно вно­сить в нее необходимые коррективы.

В системе административного контроля любой органи­зации можно выделить три основных тесно взаимосвязан­ных элемента, а именно:

• установление стандартов состояния и функционирова­ния управляемой системы;

• оценка текущего состояния управляющей системы и про­исходящих в ней процессов на предмет выявления возмож­ных отклонений;

• устранение выявленных отклонений, т. е. приведение управляющей системы в состояние, соответствующее уста­новленным стандартам.

Стандарты состояния и функционирования системы уп­равленияразрабатываются в процессе организационного рег­ламентирования и представляют собой основные критерии административного контроля.

Разработка организационных (административных) стандар­тов включает в себя два основных этапа:

1) определение способов оценки установленных крите­риев и разработка оценочных шкал;

2) расчет трудоемкости административного контроля, т. е. определение объема работы, которая должна быть выполне­на для осуществления контрольных замеров.

В системе выборочного контроля обычно применяются такие показатели:

• количество выполненных операций;

• скорость выполнения конкретных операций;

• количество обработанной документации;

• затраты рабочего времени;

• качество управленческого труда (число ошибок);

• экономическая или социально-психологическая эффек­тивность управленческого труда.

Объективные трудности возникают в процессе оценки качественных показателей, таких как психологическая об­становка в коллективе или уровень имиджа руководителя и организации в целом. Для определения значений таких пока­зателей обычно применяют методы экспертных оценок.

Оценка текущего состояния системы управления органи­зациивключает в себя сбор необходимой информации, а так­же ее обобщение, обработку и анализ.

Сбор данных осуществляется посредством установле­ния в ходе выполнения операции или процесса стратеги­ческих контрольных точек, в которых и осуществляется замер контролируемых показателей. Количество и схема расположения таких точек определяются трудоемкостью и сложностью операции или процесса, являющихся объек­тами административного контроля.

Собранную информацию сравнивают с установленными стандартами, чтобы сделать вывод о соответствии реальных значений контролируемых показателей нормативным.

Устранение выявленных отклоненийможет осуществлять­ся несколькими способами:

• модификацией целей;

• внесением изменений и корректив в плановые задания;

• реструктуризацией системы управления организации (перераспределением полномочий и ответственности, пе­реподготовкой кадров и т. д.).

Механизм административного контроляпредставляет со­бой совокупность инструментов, используемых для оценки процессов и явлений, происходящих в системе управления организации.

Основными инструментами административного контро­ляявляются бюджетный контроль, управленческий (адми­нистративный) аудит, статистическое наблюдение, личное наблюдение, доклады и совещания.

Бюджетный контрольиспользуется для получения исчер­пывающей информации о доходах и расходах организации. Бюджет представляет собой составленный в денежном выра­жении основной план образования, распределения и исполь­зования финансовых ресурсов организации.

Административный аудит представляет собой совокуп­ность контрольных действий, позволяющих получить объек­тивную и своевременную информацию о текущем состоя­нии и функционировании системы управления организации.

Основными объектами административного аудитаяв­ляются:

• миссия, цели и задачи организации;

• законы и принципы формирования, развития и функци­онирования организации;

• стратегии организации;

• функции организации;

• структура организации;

• технологии управления;

• внутренние и внешние коммуникации;

• управленческие решения;

• информационные технологии;

• системы документооборота.

Основные принципы административного аудита.

Принцип выделения главного гласит, что при проведении административного аудита субъект контроля должен акцен­тировать свое внимание на главных, ключевых моментах и не отвлекаться на изучение второстепенных факторов.

Принцип соответствиятребует, чтобы профессиона­лизм работника, составляющего аудиторское заключение, соответствовал степени сложности указанного заключения.

Принцип энциклопедичностипредполагает, что в груп­пе работников, составляющих аудиторское заключение, не­обходимо иметь специалиста широкого профиля в области формирования и функционирования системы управления, способного сопоставить учетные данные с существующими стандартами.

Принцип полнотызаключается в следующем: чем точ­нее и достовернее требуется заключение о состоянии систе­мы управления, тем больше ее элементов должно быть под­вержено контролю.

Сущность принципа системностисостоит в том, что при проведении аудита необходимо учитывать взаимное влия­ние элементов системы управления.

Значение принципа централизациисводится к тому, что все аудиторские заключения по отдельным элементам сис­темы управления должны стекаться к одному специалисту для составления объективного и обоснованного общего зак­лючения.

Принцип стандартизациигласит, что за каждой фор­мой контроля элементов системы управления должен стоять соответствующий стандарт.

Принцип своевременного использования контролируемых данныхтребует, чтобы аудитору вовремя предоставлялась достоверная информация о состоянии системы управления.

Статистическое наблюдение может быть использовано для того, чтобы определить количество, качество и время выполнения конкретной работы. Как правило, статистичес­кие данные составляются для того, чтобы определить, сколько работы было выполнено, за какой период времени и сколько при этом было допущено ошибок.

В системе административного менеджмента ча­сто применяются формализованные системы контроля, ког­да четко разработаны методика составления доклада и по­рядок передачи его вышестоящему руководству. Любой доклад должен содержать информацию.

• об идентификации, времени возникновения и степени выявленного отклонения от нормы;

• о возможных причинах возникновения отклонения;

• об анализе последствий отклонения;

• о рекомендациях по устранению отклонения.

Совещания позволяют избежать лишних затрат рабочего времени на составление объемных письменных отчетов и предоставля­ют руководителю группы возможность быстро получить до­стоверную оперативную информацию. Совещания могут быть полезны для оценки психологическая атмосфера в коллективе или состояние имиджа организации.

Ко всем системам контроля независимо от их вида предъявляются определенные требования, соблюдение ко­торых является неотъемлемым условием эффективности их функционирования. К таким условиям относятся следующие:

1) система контроля должна соответствовать целям, за­дачам и планам организации;

2) система контроля должна быть понята и принята ру­ководителями всех уровней управления организации;

3) система контроля должна быть экономична, т. е. обес­печивать максимальную эффективность контрольных ме­роприятий при минимальных затратах;

4) система контроля должна обеспечивать своевремен­ное его осуществление;

5) система контроля должна быть гибкой, т. е. обладать способностью быстро приспосабливаться к изменениям во внешней и внутренней среде организации;

4.2.7. Административный учет

Административный учет представляет собой систему ком­плексного учета затрат и доходов, нормирования, контроля и анализа.

В качестве предмета административного учетав наибо­лее общем виде выступает совокупность всех объектов, уча­ствующих в процессе управления деятельностью организа­ции. Объекты административного учета можно условно раз­делить на две основные группы. К первой группе объектов управленческого учета относятся производственные ресур­сы организации. В состав второй группы входят все хозяй­ственные процессы, протекающие внутри организации.

Производственными ресурсами организации являются:

■ основные фонды (т. е. средства труда);

■ нематериальные активы;

■ материальные ресурсы (предметы труда).

К хозяйственным процессам, являющимся объектами ад­министративного учета, относятся следующие виды деятель­ности:

■ снабженческо-заготовительная;

■ производственная;

■ финансово-сбытовая;

■организационная.

Методом административного учетаназывается вся сово­купность различных приемов и способов, посредством при­менения которых количественные характеристики объектов управленческого учета отражаются в информационной сис­теме организации.

Метод управленческого учета включает в себя следую­щие основные элементы:

■ документирование;

■ инвентаризацию;

■ группировку и обобщение контрольных счетов;

■ планирование;

■ нормирование;

■ лимитирование;

■ контроль;

■ анализ.

Основным источником информации для административ­ного учета является первичный учет. Комплексный подход к организации первичного учета позволяет:

■ осуществлять оперативное планирование и контроль хода производства;

■ увязывать задачи оперативного учета между собой и с задачами календарного планирования;

■ осуществлять контроль использования материальных и трудовых ресурсов;

■ повысить эффективность складского учета.

Этим же целям служит и оперативный учет в организа­ции.

Инвентаризация— это способ определения фактическо­го состояния объекта административного учета, а также выявления отдельных отклонений состояния указанного объекта от учетных данных.

Группировка и обобщение контрольных счетовявляется одним из способов административного учета, который позво­ляет накапливать и систематизировать информацию об объек­те по определенным признакам.

Главными признаками группировки объектов админист­ративного учета являются:

■ специфика производственной деятельности организации;

■ технологическая и организационная структура пред­приятия;

■ организация управления;

■ целевые функции системы управления.

Планированиесоставляет непрерывный замкнутый цик­лический процесс, направленный на приведение в соответ­ствие возможностей предприятия с условиями рынка. Оно неразрывно связано с решением будущих проблем органи­зации и основано на использовании метода выбора альтер­нативных управленческих решений общего и частного ха­рактера.

Нормированиепредставляет собой процесс научного рас­чета оптимальных норм и нормативов, направленный на обес­печение эффективного использования всех видов ресурсов организации. Комплекс норм и нормативов, применяемых в конкретной организации, образует так называемое норма­тивное хозяйство указанной организации

Лимитированиеосновано на системе норм запасов и зат­рат материальных ресурсов и представляет собой первую ступень контроля за материальными издержками организа­ции. Применительно к хозяйственной деятельности органи­зации лимит — это норма расхода ресурсов на изготовление единицы продукции, закрепленная в технологической доку­ментации.

Контроль— завершающий этап планирования и анали­за. На этом этапе периодически осуществляется фиксиро­вание состояния объектов административного учета в за­данные моменты времени. Основу системы контроля состав­ляет обратная связь, дающая необходимую информацию для осуществления контрольной деятельности.

Практическая реализация административного учета осу­ществляется на основе применения ряда основополагающих принципов, к числу которых относятся:

■ Принцип непрерывности деятельности предприятия.

■ Принцип использования единых для планирования и учета единиц измерения.

■ Принцип оценки результатов деятельности структур­ных подразделений предприятия.

■ Принцип преемственности и многократного использования первичной и промежуточной информации в целях управления.

■ Принцип формирования системы показателей внут­ренней отчетности как основы коммуникационных связей между уровнями управления.

■ Принцип применения бюджетного (сметного) метода управления запасами и затратами.

■ Принцип полноты и аналитичности, призванный обес­печить наличие исчерпывающей информации об объектах административного учета.

■ Принцип периодичности, позволяющий отражать про­изводственный и коммерческий циклы предприятия, уста­новленные учетной политикой.

Вышеперечисленные принципы определяют содержание основных функций административного учета, в число ко­торых входят:

1. Обеспечение необходимой информацией руководителей всех уровней управления.

2. Формирование информации, необходимой для осуще­ствления коммуникационных связей между уровнями уп­равления и структурными подразделениями организации.

3. Оперативный контроль и оценка результатов деятель­ности отдельных структурных подразделений и организации

в целом.

4. Перспективное планирование и координация разви­тия предприятия в будущем на основе анализа фактичес­ких результатов деятельности предприятия.

Основными показателями, характеризующими текущее состояние системы административного учета организации, являются объем информации, поставленные цели, критерии и средства достижения этих целей, состав основных эле­ментов системы и характер их взаимодействия.

Систематический учетпредставляет собой финансовый учет затрат на производство с его регламентацией по соста­ву затрат, способам регистрации, идентификации и группи­ровки.

В число элементов систематического учета входят:

1. Измерение и оценка затрат по приобретению и исполь­зованию производственных ресурсов.

2. Контроль процессов снабжения, производства и реали­зации в натуральных единицах измерения.

3. Группировка затрат по статьям расхода и элементам.

4. Внутренняя и внешняя отчетность.

В процессе проблемного учетаформируется информация об экономической, технологической, конструкторской и организационной подготовке производства; о ценах и объемах реализации продукции; об управлении производственными запасами и рационализации расходования производственных ресурсов.

Данные проблемного учета используются в следующих целях:

■ Планирование и прогнозирование затрат и доходов.

■ Анализ расходов и доходов производства.

■ Оценка деятельности отдельных структурных подраз­делений и организации в целом по критерию величины зат­рат и доходов.

■ Принятие многовариантных управленческих решений в области производства и сбыта.

■ Разработка моделей управления запасами и затратами.

По степени взаимосвязи между финансовым и управлен­ческим учетом различают две системы административного учета: монистическую и автономную.

Монистическимиявляются интегрированные системы ад­министративного учета, объединяющие систематический и проблемный учет на основе прямой и обратной связи счетов бухгалтерского учета.

Автономные системы административного учетаобразу­ются в результате обособленного формирования систем сис­тематического и проблемного учета. При этом связь между финансовым и управленческим учетом осуществляется по­средством применения так называемых парных контрольных счетов одного и того же наименования.

В процессе функционирования системы частных затрат осуществляется отбор отдельных элементов затрат пря­мого характера, которые включаются в себестоимость от­дельных видов продукции. Затраты, определяемые таким способом, находятся в непосредственной зависимости от величины объема производства, поэтому их принято назы­вать переменными затратами. Калькуляция переменных затрат включает в себя только производственные расхо­ды, связанные с выпуском определенных видов продукции.