Оформление реквизитов документов

Реквизит «АДРЕСАТ» - место нахождения учреждения, организации или лица, которому направляют документ. Согласно Почтовым правилам Министерства связи он включает в себя, следующие элементы:

индекс, область (край), город, улицу, дом.

При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения: обл., г. (город), пос., с, (село), р-н, ул., пер., наб., пр, или просп., корп., кв.

Города, в наименование которых входит слово "град" или "город", а также столицы указывают без сокращения – «г» (Новгород, Волгоград), остальные - с сокращением (г. Омск, г. Мурманск).

В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "№" не ставят, при литерном написании номеров букву пишут слитно с цифрой (кв.57а).

Наименование адресата указывают на документе одним из способов, установленных ГОСТом Р 6.30-97. Место расположения адресата на документе в правом верхнем углу в ограничительных отметках (уголки или риски) на бланках, нанесенных типографским способом.

Если документ напечатан на листе бумаги, адресат оформляют с 4-го положения табулятора (45 деление на линейке, после 32 печатных знаков от начального поля), через 1 межстрочный интервал, с 1,5-2 интервалами между составными частями реквизита. Составные части реквизита «Адресат»:

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- должность;

- фамилия и инициалы должностного лица, кому направлен документ;

- почтовый адрес.

Каждый из элементов реквизита «Адресат» должен начинаться с новой строки. В конце смысловых строк (составных частей этого реквизита) знаки препинания не ставят (открытая пунктуация). В середине строк знаки препинания сохраняют. Переносы слов не допускаются.

Варианты оформления реквизита «Адресат».

1. Документ направляют в организацию, в структурное подразделение:

Ярославский

часовой завод

Отдел сбыта

или

Ярославский

часовой завод

Отдел сбыта

г. Иванову В. И.

Название организации и структурного подразделения пишут в именительном падеже, фамилию должностного лица - в дательном, инициалы ставят после фамилии через пропуск.

2. Документ направляют в несколько однородных организаций, адресат указывают обобщенно:

Директорам школ

и техникумов

или

Директорам

книжных магазинов

На одном документе может быть указано не более четырех адресатов, отделенных друг от друга 1,5 - 2 интервалами. Слово «Копия» перед адресатами, следующими после первого, не ставят.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки. При этом на каждом документе указывают только один адрес.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес, который пишут после названия организации и должностного лица, например:

Директору

машиностроительного завода

«Звезда»

г-ну Степанову В.И.

153217, г. Псков ул. Садовая, 15

Почтовый адрес не указывают в реквизите «Адресат», если документ адресован в правительственные органы или постоянным корреспондентам, адрес которых известен экспедиции или секретарю.

3. Адресуя документ руководителю организации, наименование организации можно включать в состав должности адресата, если отправителю известна фамилия руководителя.

Например:

Директору

машиностроительного завода

«Звезда»

г-ну Степанову В. М.

4. Если документ адресован частному лицу, то сначала пишут адрес, а затем указывают фамилию и инициалы адресата, например:

653174, г. Смоленск

ул. Почтовая, д. 3, кв. 16

г-же Михайловой Н. В.

Реквизит «ДАТА ДОКУМЕНТА» - обязательный реквизит документов, составная часть поискового признака.

Датой документа может быть:

- дата его подписания (для распоряжений, приказов, писем, справок, докладных записок);

- дата принятия документа коллегиальным органом (для решений, постановлений);

- дата утверждения (для положений, уставов, инструкций и т.д.);

- дата составления - дата, когда событие произошло (для протокола, акта).

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Оформляют дату тремя парами арабских цифр, разделенных точками. Они соответствуют числу, месяцу и году (15.06.80). Если цифра одна, перед ней ставят «ноль» (03.09.96). Это самый распространенный способ оформления даты. Реже дату пишут так: 15.03.1994. Дата оформляется от границы левого поля, через 2 интервала после названия вида документа или подписи.

В распорядительных документах (приказах, постановлениях и т.д.) может быть установлена дата вступления документа в силу (введение документа в действие), не совпадающая с датой принятия или подписания документа, например: «Решение вступает в силу через 15 дней со дня Опубликования и действует в течение двух лет».

Дата входит также в грифы «СОГЛАСОВАНО», «УТВЕРЖДЕНО».

Датируется документ должностным лицом при его подписании или утверждении. Дата проставляется руководителем от руки в установленном месте. Месяц и год можно напечатать заранее.

В тексте документов допустимо применение словесно-цифрового способа оформления: 28 августа 1993 г. или 2 сентября 2007 года.

Реквизит «РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ИНДЕКС (НОМЕР) ДОКУМЕНТА» - это цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, которое указывает место его составления (исполнения) и хранения.

Индекс проставляют на одной строке с датой документа или в регистрационном штампе при поступлении документа.

Для внутренних документов (приказов, протоколов, распоряжений) - индексом является обычный порядковый номер в пределах календарного года.

Для исходящих документов, (писем) индекс состоит из следующих частей:

- индекса структурного подразделения, составившего документ;

- номера дела по номенклатуре, куда подшивается копия отправленного документа;

- порядкового номера регистрации.

Например: 03-08/116, где

03 - индекс структурного подразделения;

08 - номер по номенклатуре;

116 - порядковый регистрационный номер документа.

Индекс документа, составленного несколькими организациями, включает порядковые номера, присвоенные организациями - авторами документа, которые пишут через косую черту в порядке указания авторов-составителей.

Например: 822/413/145

На документах, отправляемых из организаций (исходящих), индексы ставят как на подлиннике, так и на копии, остающейся в учреждении.

На приложениях к поступившим или отправляемым документам индексы не ставят.

Реквизит «ВИЗЫ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ» - используют для внутреннего и внешнего согласования документов и ознакомления с ними.

Внутреннее согласование оформляется визой.

Данный реквизит включает в себя следующие элементы:

- личную подпись;

- расшифровку подписи;

- дачу визирования;

- наименование должности визирующего (при необходимости).

Например:

Заведующий отделом

Личная подпись И.О.Фамилия

00.00.00.

или:

Личная подпись И.О.Фамилия

00.00.00

Не допускается отказ от визирования и внесение каких-либо исправлений. При наличии замечаний или дополнений к проекту их излагают на отдельном листе, а визу оформляют по следующему образцу:

С п. 7 не согласен

Личная подпись И.О.Сомов

15.06.92.

или -

«Замечания прилагаются»,

или -

«Возражаю».

Визу располагают ниже реквизита «Подпись». Наименование должности, личную подпись, дату и дополнительные надписи пишут от границы левого поля. Расшифровка подписи - после 16 печатных знаков от левого поля. Элементы отделяют друг от друга расстоянием в 1,5-2 интервала.

Исходящие документы визируют на экземпляре, оставшемся в организации, остальные документы - на первом экземпляре.

Внутреннее согласование (ВИЗА) проводят с:

- руководителями структурных подразделений, где составлен документ;

- заинтересованными должностными лицами других подразделений;

- общественными организациями (при необходимости);

- финансовыми службами;

- юристами.

Виза ознакомления - подтверждение факта доведения документа до сведения работников. Ее оформляют следующим образом:

С приказом ознакомлен

Личная подпись И. О. Фамилия

00.00.00

Внешнее согласование оформляется грифом согласования.

Реквизит «ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА»- состоит из слова СОГЛАСОВАНО, которое пишут крупными буквами, без кавычек и знаков препинания на конце. Проставляют от границы левого поля, через 1,5-2 интервала указывают наименование должности лица, с которым согласовывается документ (от левого поля), затем через 1,5-2 интервала - подпись (от левого поля) и расшифровка подписи (после 16 печатных ударов от левого поля), затем - дата.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Инспектор по охране труда

Подпись И. О. Фамилия

00.00.00

Согласование может производиться коллегиальным органом или письмом. В этом случае гриф согласования оформляют по форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства

образования

00.00.00 № 00

Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно, от левого (начального) поля и с 5-го положения табулятора (40 печатных знаков от левого поля), например:

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Главный инженер Руководитель отдела

АО «Фаворит» министерства финансов

Подпись И.О.Фамилия Подпись И.О.Фамилия

00.00.00 00.00.00

Если грифов согласования много, оформляется лист согласования. Располагается гриф согласования ниже реквизита «Подпись» через 2-3 интервала.

Реквизит «ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ» - должен быть кратким, емким, точно передавать смысл текста документа.

Заголовок может состоять из нескольких строк. Длина строки не должна превышать 28 печатных знаков. Каждая строка заголовка имеет законченный смысл.

Строчки заглавия пишут через 1 интервал, без переносов, без кавычек и знаков препинания в конце строки. Заглавие не должно быть более четырех строк. Если оно не вмещается в эти строки, то его пишут от начального до конечного поля.

До заглавия и после него пропускают 2-4 интервала.

Реквизит «ПОДПИСЬ» - включает наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - при оформлении документа на бланке, личную подпись и ее расшифровку.

Например:

1 . документ оформлен не на бланке -

Директор технологического института

систем управления Личная подпись А.А. Мамин

2. документ оформлен на бланке -

Директор института Личная подпись А.А. Мамин

Название должности пишется от левого поля (не более 28 печатных знаков), расшифровка подписи - инициалы и фамилия - с 6 положения табулятора (48 печатных знака от левого поля). Документ может быть подписан несколькими должностными лицами. В этом случае их подписи располагают одну под другой, в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Директор завода Личная подпись И. И. Воробьев

Главный бухгалтер Личная подпись О.Н.Сидоров

Расстояние между подписями - 1,5 - 3 интервала.

Реквизит «ПОДПИСЬ» отделяют от текста 2 - 4 интервалами. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне.

Например:

Директор школы 53 Директор института

Подпись В. Д. Новиков Подпись К. Е. Попов

00.00.00 00.00.00

Реквизит «РЕЗОЛЮЦИЯ» - включает в себя указание по исполнению документа.

Резолюцию пишет руководитель организации или другое должностное лицо, которое рассматривает пришедший документ.

Резолюция состоит из следующих элементов:

- фамилия исполнителя;

- содержание поручения;

- срок исполнения;

- подпись руководителя;

- дата написания резолюции.

Например:

Симонову Н.Н.

Прошу составить план

разработки и внедрения

станка к 00.00.00

Иванов 00.00.00

Если исполнителей несколько человек, то в этом случае указывают все фамилии, однако ответственным за исполнение документа считается тот, чья фамилия написана первой.

Резолюцию пишут от руки, располагая между адресатом и текстом или на любом свободном месте. Резолюций на документе может быть несколько.

Реквизит «ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА» - состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и знаков препинания после этого слова), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, ее расшифровки и даты. Элементы грифа утверждения отделяют друг от друга 1,5-2 интервалами.

Оформляют этот гриф с 5 положения табулятора (40 печатных знаков от левого поля), в правом верхнем углу документа.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор завода

Личная подпись Н.В.Петров

00.00.00

Инициалы и фамилия пишут с 6 положения табулятора (48 печатных знака от левого поля), другие элементы оформляют с 5 положения табулятора (40 печатных знаков от левого поля).

Документ может быть утвержден каким-либо документом (решением, постановлением, протоколом и т.д.). В этом случае гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, названия документа в именительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

Протокол собрания

трудового коллектива

00.00.00 №00

Реквизит «ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ» документа - включает заверительную надпись «Верно», которую пишут с большой буквы от левого поля. С новой строки указывают наименование должности лица, заверившего копию (от начального поля), подпись, ее расшифровку (от 6 положения табулятора). Ниже - дату заверения.

Например:

Верно

Секретарь-референт Подпись И.О.Фамилия

00.00.00

Если копию выдают на руки или пересылают в организацию, подпись удостоверяют печатью.

Реквизит «ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ» - включает фамилию (фамилию, имя, отчество) исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона. Располагают этот реквизит на лицевой, а, если нет места, то на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

Михайлов

545 77 80

или

Михайлов Олег Иванович

Реквизит «ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ» - состоит из даты поступления (при необходимости - часы и минуты) и номера (индекса). Его располагают в правом нижнем углу первого листа документа.

Например:

19.04.97

№354

В организациях существуют штампы для такой отметки.

Реквизит «ОТМЕТКА ДЛЯ АВТОМАТИЧЕСКОГО ПОИСКА ДОКУМЕНТА» - содержит имя файла, код оператора или фамилию сотрудника, вводившего информацию, и дату ввода информации.

На документе делают надпись «Информация перенесена на машинный носитель», проставляют подпись лица, ответственного за перенос данных и дату переноса.