Тема 3. Организационные, распорядительные и информационно-справочные документы

Аппарат управления реализует свои функции при помощи универсальных организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

Документ можно получить посредством письма, рисунка, графики, звукозаписи, фотографии. Он обеспечивает сохранение и накопление, передачу и использование информации, являясь, по существу, ее носителем.

Любое решение базируется на информации, которая должна быть объективной, достоверной и оперативной.

Информация, зафиксированная в документе, является: основанием для принятия решения, доказательством исполнения, справочно-поисковым материалом.

Все формы управленческой деятельности отражают в документах, которые выступают способом и средством реализации функций, возложенных на аппарат управления.

Основные функции, которые обеспечивает ДОУ:

- планирование;

- организационно-распорядительная деятельность;

- учет;

- отчетность;

- финансирование и т.д.

Все функции аппарата управления реализуют с помощью документов, общих для всех организаций и предприятий.

В условиях увеличения объема информации и номенклатуры изделий, расширения экономических и культурных связей, возникает необходимость упорядочения потоков информации. Решают ее также с помощью документов, как информационного обеспечения функции управления. Для этой цели разработаны унифицированные системы документации, созданные по единым правилам.

Определение, назначение, состав документов устанавливает ГОСТ 6.10Л-88. Форматы, размеры полей документов, входящих в унифицированную систему, расположение частей и зон документа устанавливает формуляр-образец.

Из функциональных систем документации самой многочисленной являются документы организационно-распорядительной системы. Любой работник сталкивается с их составлением, оформлением и обработкой.

Требования к документам, изложенные в ГОСТе Р 6.30-97, применяют при оформлении документов и других систем документации (порядок адресования, визирования, подписания и т.д.).

Основные требования к оформлению документов базируются прежде всего на требованиях государственных стандартов, предъявляемых к унификации системы документации.

Важной задачей делопроизводства является упрощение работы с документами, ускорение их составления и оформления. Этому в значительной степени и способствует создание стандартов унифицированной системы ОРД.

Стандартами устанавливаются наиболее общие правила составления документов, оформление машинописным способом отдельных реквизитов.

Все организационно-распорядительные документы оформляются на базе формуляра - образца - модели унифицированной формы документа.

Реквизиты оформляют чаще флатовым способом, так как это - более простой и быстрый вариант написания документов.

Единообразию в оформлении документов в организации помогает максимальная типизация и трафаретизация текстов.

Следует отметить, что составители документов могут избрать и продольный вариант расположения постоянных реквизитов. В этом случае, создателю документа надо будет рассчитывать реквизиты, исходя из количества печатных знаков в рабочей строке.

Унифицированная система ОРД носит межведомственный характер.

Формуляр-образец

В основу унификации документов был положен принцип общей модели построения документов. Графические модели или схемы построения образцов документов называют «формуляр-образец».

Формуляр-образец - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.

Стандарт перечисляет максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке организационно-распорядительных документов.

ГОСТ Р 6.30-97 установил 29 реквизитов:

01 - Государственный герб РФ;

02 - герб субъекта РФ;

03 - эмблема организации или товарный знак;

04 - код организация;

05 - код унифицированной формы документа;

06 - наименование организации - автора документа;

07 - справочные данные об организации (адрес, телефон/факс, № счета);

08 -наименование вида документа;

09 - дата документа;

10-регистрационный индекс (номер) документа;

11- ссылка на регистрационный индекс (номер) и дату документа-запроса при ответе на него;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу («секретно», «конфиденциально»);

14- адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст;

20 - отметка о наличии приложений;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - отметка для автоматического поиска документа.

Формуляр-образец указывает место реквизитов на листе бумаги. Для реквизитов с постоянной информацией определяют необходимую площадь с учетом максимального набора знаков при их написании.

Реквизит - обязательный элемент, присущий определенному виду документа.

Формуляр определяет площадь рабочего и служебного полей.

Рабочее поле - место в документе, где располагают реквизиты.

Служебное поле - место в документе, которое не занято реквизитами за исключением реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 18, и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения.

Установлены размеры полей для ОРД:

левое - 35мм (13 печатных знака);

правое - не менее 8мм (3-4 печатных знака);

верхнее - 20мм (4,5 - 5 межстрочных интервала);

нижнее - для формата А4 - не менее 20 мм,

- для формата А5 - не менее 16 мм.

Формуляр-образец строят на основании конструкционной сетки, в которой по вертикали показывают положения табулятора (количество печатных знаков), а по горизонтали - интервалы (расстояние между основаниями смежных строк).

При печатании документов используют восемь стандартных положений табулятора пишущей машинки (п./машинки). Они приведены ниже в таблице.

0 - граница левого поля (13 печатных знаков);

1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля (18 знаков);

2 - после 16 печатных знаков (29-е деление на линейке п./машины);

3 - после 24 печатных знаков (37-е деление на линейке);

4 - после 32 печатных знаков (45-е деление на линейке);

5 - после 40 печатных знаков (53-е деление на линейке);

6 - после 48 печатных знаков (61-е деление на линейке);

7 - после 56 печатных знаков (69-е деление на линейке).

Начиная со второго положения табулятора, каждое последующее положение получается путем прибавления к предыдущему значению восьми печатных знаков.