Распорядительные документы

Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями.

Издание распорядительных документов обязательно: по организационным вопросам, вопросам планирования, производства, строительства, Материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы.

Это, конечно, не все вопросы, по которым возможно и необходимо создание распорядительных документов. Однако именно они являются наиболее характерными и стабильно требующими для своего решения издания распорядительных документов.

Во всех случаях, когда действующими нормами не установлено обязательное издание документа, выбор письменной или устной формы управленческих действий лежит на органе управления (должностном лице).

Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям; группам или отдельным должностным лицам. К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Формуляр-образец этих документов отличается друг от друга некоторыми реквизитами.

Схема подготовки распорядительных документов:

- всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;

- согласование текста, его подписание (распоряжение, указание, приказ);

- обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).

Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурными подразделениями или отдельными специалистами, а также рабочей группой.

Для подготовки проекта документа надо изучить существо вопроса, просмотреть предыдущие документы по данному вопросу, учесть различия мнений и написать проект. Проект обсуждают и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают и подписывают у руководителя организации. Подготовленный документ доводят до сведения заинтересованных сторон.

Приказ

Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующий на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.

Приказ - это основной распорядительный документ.

Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т.д.

Приказы издают только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только на основе новых приказов.

Подготовка проекта приказа включает следующие стадии:

- изучение существа вопроса, знакомство с законодательными актами и другими документами, издававшимися по этому вопросу, проработка информационно-справочных документов предприятия (справок, отчетов, писем);

- подготовка текста документа;

- согласование текста;

- подписание приказа;

- доведение до сведения исполнителей.

Подготовку приказа, как правило, поручают структурному подразделению, группе лиц, отдельному должностному лицу.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагают факты, раскрывают причины и цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа положен документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер, заглавие. Констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительную часть начинают словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишут прописными буквами от нулевого положения табулятора (левое поле). Текст делят на пункты.

Распорядительные пункты строят последовательно по схеме:

- исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, организация);

- действие;

- срок.

Последний пункт приказа формулируют следующим образом: контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия). Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, то пункт о контроле писать не надо.

Дата приказа - это дата его подписания, начало его действия. Подписывает приказ руководитель организации, в его отсутствие - заместитель. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проекте приказа, отсутствует, приказ перепечатывают.

Внесение изменений и дополнений в приказ после подписания не допускаются без разрешения подписавшего документ.

К проекту приказа составляют список рассылки, куда входят подразделения, организации, должностные лица, которых касается приказ.

Проект приказа до подписания согласовывают (виза) с руководителями структурных подразделений, должностными лицами, ответственными за исполнение, заместителями руководителя, отвечающими за данные вопросы, юристом. Виза включает элементы: название должности визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата.

Например:

Юрисконсульт

Подпись И.О.Фамилия

Дата

Может осуществляться и внешнее согласование с разными организациями, если приказ затрагивает их интересы, органами государственного контроля, коллегиальными и общественными организациями.

Оформляют согласование грифом согласования или листом согласования. Гриф согласования включает следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО, название должности, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату.

Например:

Образец приказа.

Образец приказа

Выписка из приказа

Выписка из приказа - копия части документа. Выписка представляет собой ту часть текста, которая нужна для работы. Констатирующую часть в выписке записывают полностью (если она есть).

Реквизиты ВЫПИСКИ ИЗ ПРИКАЗА:

- наименование организации (наименование министерства, ведомства);

- наименование вида документа - ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;

- дата, номер (индекс) - те же, что у приказа;

- место составления;

- заголовок;

- часть текста;

- подпись (кроме личной).

- заверительная надпись (отделяют от подписи 2-3 интервалами). Включает слово «Верно», название должности, дату (пишут от левого поля), расшифровку подписи, (пишут после 48 печатного знака от левого поля). Например:

Верно

Инспектор ОК Подпись И. О. Фамилия

00.00.00.

Образец выписки из приказа

Распоряжение

Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Эту форму управления употребляют предприятия, организации, министерства, правительство, администрации городов, районов и т.д.

Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок действия и кратковременные, касающиеся быстрого решения конкретного вопроса.

Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной части. В первой указывают цель или причину распоряжения, во второй, начинающейся словом ОБЯЗЫВАЮ, - предписываемые действия. В констатирующей части целесообразно использовать такие устойчивые формулировки, как «в соответствии», «в связи», «в целях» и т.п.

Формуляр-образец РАСПОРЯЖЕНИЯ состоит из реквизитов:

- наименование организации - автора документа;

- наименование вида документа - РАСПОРЯЖЕНИЕ;

- дата, номер (в пределах календарного года);

- место издания;

- заголовок;

- подпись;

- текст;

- гриф согласования;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Распоряжение оформляют на бланках формата А4.

Проект распоряжения должен быть согласован с организациями или должностными лицами, которые заинтересованы в данном документе.

Исполнителями распоряжений могут быть учреждения, структурные подразделения или должностные лица. В последнем пункте указывают лиц, на которых возлагают контроль за исполнением распоряжения.

Формуляр-образец распоряжения.

Образец распоряжения.

Указание

Указание - распорядительный документ организационно-методического характера, издаваемый органами государственного управления; министерствами, ведомствами; организациями по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов (при оформлении командировок, наложении взысканий и т.д.).

В организациях право издания указания предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделении, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции.

Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть раскрывает причины издания документа и обычно начинается с устойчивых формулировок: «Во исполнение...», «В целях...», «В соответствии...»

Распорядительная часть начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ». Текст может делиться на пункты и подпункты.

Каждый пункт строят по схеме: исполнитель (в дательном падеже после ПРЕДЛАГАЮ или в родительном падеже после ОБЯЗЫВАЮ) - действие - срок исполнения;

В последнем пункте указывают лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (указывают должность, инициалы, фамилию). Если контроль за исполнением указания берет на себя руководитель, подписавший его, то последний пункт не нужен. Датой указания является дата его подписания. Оформляют указание на бланках формата А4 или листе бумаги с воспроизведением всех реквизитов документа.

Формуляр-образец УКАЗАНИЯ состоит из реквизитов:

- наименование организации (наименование министерства, ведомства,

- структурного подразделения) - автора документа;

- наименование вида документа - УКАЗАНИЕ;

- дата, номер (в пределах календарного года);

- место издания - город;

- заголовок;

- текст (пишется через 1,5 интервала); - подпись;

- визы или гриф согласования;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Формуляр-образец указания

Образец указания.

Постановление

Постановление - документ, который издают высшие органы государственной власти, - комитеты и комиссии, образуемые при органах власти.

Различают постановления, организационного характера и адресуемые для исполнения другим органам. Первые позволяют решать организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждением плана). Вторые предназначены для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами.

Комиссии, обладающие властными полномочиями (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних), принимают постановления, обязательные для исполнения.

Комиссии, не обладающие властными полномочиями, принимают постановления рекомендательного характера ("Предложить", "Рекомендовать"). В постановлениях раскрывают хозяйственные, политические и организационные вопросы. Часто с помощью постановлений утверждают разные нормативные документы.

Текст постановления состоит из констатирующей и распорядительной части. Подписывает постановление председатель коллегиального органа и секретарь. Проект постановления визирует юрисконсульт.

Постановление печатают на бланках формата А4.

Реквизиты ПОСТАНОВЛЕНИЯ:

- наименование организации - автора документа;

- наименование вида документа - ПОСТАНОВЛЕНИЕ;

- место издания;

- дата, номер (дату проставляют при подписании);

- заголовок;

- текст;

- подпись;

- гриф (визы) согласования (если нужно);

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Образец постановления.

Решение

Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления. Издается министерствами, ведомственными, научными советами.

Решения издают организации (при коллегиальном управлении и при единоначалии), государственные органы и общественные организации.

Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части указывают причины издания решения, цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издают на основании распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части указывают название, номер, дату, заголовок этого распорядительного документа.

В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем пишут слово РЕШИЛ прописными буквами на отдельной строке.

Распорядительную часть можно делить на пункты, где указывают исполнителя (организацию, структурное подразделение, должностное лицо) - действие - срок исполнения.

Решение подписывает председатель и секретарь коллегиального органа. При этом они не вправе менять содержание текста.

Решение оформляется на бланках формата А4.

Формуляр-образец РЕШЕНИЯ состоит из реквизитов:

- наименование организации - автора документа;

- наименование вида документа - РЕШЕНИЕ;

- дата (принятие решения на заседании коллегиального органа), номер;

- место издания;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись (председателя, секретаря);

- визы согласования (составителя, руководителя подразделения, вносящего проект решения, исполнителей, юрисконсульта, должностных лиц, ответственных за исполнение решения);

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Формуляр-образец решения.

Образец решения.