Информационно-справочные документы

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.

 

Акт

Акт - справочно-информационный документ, который составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов, акты аварий и т.д.).

Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделий и т.д.). Такие акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия.

Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения).

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта.

Акт может иметь гриф согласования.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.

В вводной части указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).

В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.

При наличии приложений отметку об их присутствии делают после текста.

В конце текста (под отметкой о приложении) указывают, если необходимо, количество экземпляров акта, в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адресаты, по которым они направлены.

Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении (должности не указывают).

С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют согласующую отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата).

При наличии замечаний акт визируют с отметкой: "Замечания прилагаются".

Акты оформляют на общем бланке. Внутренние акты могут быть оформлены не на бланке.

Формуляр-образец АКТА состоит из реквизитов:

- наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) - автора документа;

- наименование вида документа - АКТ;

- дата (дата актируемого события, которую проставляют сразу, независимо от того, когда подписан акт);

- номер (на одной строке с датой);

- заголовок документа;

- место издания (город);

- текст (пишут через 1,5 интервала);

- приложение (если есть);

- грифы утверждения и согласования (если необходимо);

- подпись (лиц, указанных в вводной части, с расшифровкой фамилий, указанием инициалов; должность не указывают);

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Реквизиты отделяют друг от друга 1,5-3 интервалами.

Формуляр-образец акта.

Наименование министерства УТВЕРЖДЕНИЕили ведомства (при необходимости) НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИНаименование структурного Подразделения АКТ 00.00.00 № Город Краткое содержание события или факта, сформулированноеотглагольным существительнымв именительном падеже Основание Распорядительный или нормативный документ, устное распоряжение, послужившее основанием для написания акта (через 1 интервал)Составлен комиссиейПредседатель Наименование должности Фамилия И. О.Члены комиссии Наименование должности Фамилия И.О. (располагаются в алфавитном порядке через запятую, через 1 интервал)Присутствовали Наименование должности Фамилии И. О. лиц, присутствовавших при составлении акта, располагаются также через запятую. Текст констатирующей части акта: описание проведенной работы, фиксация установленных фактов, выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты или оформлена цифровой таблицей. Текст пишут через 1,5 интервала (ГОСТ 6.38-90). При необходимости указать количество экземпляров: Составлен в двух экземплярах:1-й-кому (куда);2-й - кому (куда). Председатель Подпись И. О. ФамилияЧлены комиссии Подпись И. О. Фамилия Подпись И. О. Фамилия Подпись И. О. Фамилия

Образец акта.

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРОМЫШЛЕННОСТИ СТРОИТЕЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ АКТ 10.10.90. № 7 г. Тула Установление фактической производительности технологической линии Основание Приказ министра промышленности строительных материалов от 10.09.89 № 108 Составлен комиссиейПредседатель Главный технолог управления Петров Д.М.Члены комиссии Руководитель лаборатории Макаров С.И., старший инженер лаборатории Симаков Ю.В. Присутствовал Главный инженер завода № 1 Радин М.П. В период с 10.10.90 по 12.10.90 комиссия провела работу по установлению фактической производительности технологической линии по изготовлению асбе-стоцементных листов на заводе № 1. Линия принята в эксплуатацию в декабре 1988 г. со средней производительностью 88 листов/час. За прошедшее время производительность линии значительно возросла. Для уточнения производительности линии и качества продукции комиссия рассмотрела материалы: сведения о работе линии за весь период; физико-механические показатели. В результате работы комиссия определила часовую производительность линии 400 листов, что соответствует годовой мощности 300 млн. листов в год.Составлен в трех экземплярах:1-й - Главасбесту;2-й - НИИпроектасбесту;3-й - заводу № 1. Председатель Д.М.Петров Члены комиссии С.И.Макаров Ю.В.Симаков Присутствовал М.П.Радин В дело 00-00ПодписьДата

 

 

Протокол

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

Протоколы оформляют на специальных бланках, где название документа заранее напечатано в типографии или на обычных листах бумаги формата А4.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии - "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали". Эти слова пишут с большой буквы от начала левого поля.

К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих. Их пишут со 2-го положения табулятора (29 деление на линейке п./машины или после 16 ударов от левого поля на ПК).

Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Строки разделяет 1 интервал. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывают общее количество и рядом в скобках - регистрационный лист прилагается.

К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют. Порядок их оформления такой же, как и членов коллегиального органа.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Выражение «Повестка дня» пишется от начала левого поля (0-го положения табулятора п/машины). С красной строки начинают запись пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами. Вопросы располагают по степени важности и сложности. Не допускается формулировка пункта со словом «разное». Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная часть протокола строится по схеме: слушали - выступили - становили (решили), причем для каждого вопроса по отдельности. Слова - СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) пишут описными буквами, от начального (левого) поля, без знаков препинания открытая пунктуация).

Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер вопроса в повестке дня, если обсуждают несколько вопросов.

С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст доклада представлен докладчиком или застенографирован, то вместо краткого изложения доклада пишут: Доклад прилагается".

После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже (в скобках можно указать звание должности), после тире с большой буквы пишут содержание выступления. Выступления могут излагаться от первого лица – «я осуществляю...», от третьего лица – «Петров сказал, что...», безотносительно к лицу говорящего – «Учет и хранение в учреждении поставлены хорошо», в безличной форме – «Ивановым было предложено...».

Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывают – «Выступление прилагается».

Вопросы и ответы фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ. Слова - вопрос и ответ, не пишут. Записывают инициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.

Например:

А. В. Смирнов - Были ли приняты меры для ликвидации...?

Завершающей частью протокола является постановление (решение). Начинают эту часть словом ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ (от 0-го положения табулятора - левое поле).

Постановляющую часть строят по схеме: действие - исполнитель - срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ следует приложить к протоколу.

При выборах в протоколе указывают результаты голосования по каждой кандидатуре.

Если к протоколу прилагают стенограмму; то об этом делают запись после первой части протокола - Заседание ... стенографируется. Стенограмма прилагается.

Протокол подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись выступающего, согласного с записью своего выступления. Протокол собраний, для ведения которых избирают президиум, подписывает председатель, секретарь и члены президиума.

Датой протокола является дата проведения заседания (12.03.93.). Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и через тире - окончания заседания (12 -14.03.93.).

Номер протокола - порядковый номер, который проставляют в течение календарного года.

Реквизиты формуляра - образца ПРОТОКОЛА:

- наименование организации (наименование структурного подразделения) - автора документа;

- наименование вида документа - ПРОТОКОЛ;

- дата заседания, номер (в течение календарного года);

- место составления (город);

- заглавие (отражает вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);

- текст вводной и основной части;

- подпись;

- гриф согласования (если нужно);

- гриф утверждения (если нужно);

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

 

 

Формуляр - образец протокола.

Наименование министерства или ведомства НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Наименование структурного подразделения Протокол 00.00.00 №00 Место издания (город) Собрание трудового коллектива Председатель Фамилия И. О.Секретарь Фамилия И. О.Присутствовали Фамилии И. О. членов коллегиального органа Повестка дня 1. О чем слушается вопрос. Доклад (отчет, сообщение), название должности, Фамилия И. О. в родительном падеже. 2. О чем (далее, как в п. 1.). 1. СЛУШАЛИ И. О. Фамилия - Запись доклада или - (Текст доклада прилагается). ВЫСТУПИЛИ И. О. Фамилия - Запись выступления (Текст выступления прилагается). ПОСТАНОВИЛИ 1.1. Постановляющая часть по схеме: действие - исполнитель - срок.2. СЛУШАЛИ Рассмотрение второго вопроса повестки дня по схеме первого вопроса. Председатель Подпись И.О.Фамилия Секретарь Подпись И.О.Фамилия

Образец протокола.

Педагогическое общество РФ СЕКЦИЯ СТЕНОГРАФИИ И МАШИНОПИСИ ПРОТОКОЛ 23.03.93 № 2 Санкт-Петербург Совещание преподавателей стенографии, машинописи Председатель ОвчинниковаЛ.Л.Секретарь Новикова Е.О.Присутствовали 25 человек (список прилагается) Повестка дня 1. О всероссийском совещании преподавателей стенографии и машинописи письме Центрального Совета педагогического общества. Информация преподавателя стенографии Ивановой Е. П. 2. Об организационно-распорядительной документации. Доклад заведующей отделом перепечатки и размножения рукописей издательства "Искра" Карповой А.И. 1. СЛУШАЛИЕ. П. Иванова - На совещании в Москве решались организационные и методические вопросы преподавания стенографии и машинописи. Предлагается организовать на местах конкурсы на лучшую стенографистку и машинистку. ВЫСТУПИЛИА. С. Орлова - Для проведения ритмических тренировок по машинописи рекомендуется использовать музыкальное сопровождение.Е. И. Антонова - На уроках стенографии следует использовать материал, включающий сокращения по отраслям науки, техники, народного хозяйства. Необходимо наладить выпуск соответствующих справочников.ПОСТАНОВИЛИ1.1. Познакомить преподавателей курсов, школ, ПТУ с рекомендациями Центрального Совета педагогического общества РФ.1.2. Ввести в планы следующего учебного года изменения по методике обучения стенографии на основе нового учебника. 2. СЛУШАЛИОформляют так же, как первый вопрос. Председатель Подпись Л.П.Овчинникова Секретарь Подпись Е.О.Новикова







Дата добавления: 2019-04-03; просмотров: 411;


Поиск по сайту:

При помощи поиска вы сможете найти нужную вам информацию.

Поделитесь с друзьями:

Если вам перенёс пользу информационный материал, или помог в учебе – поделитесь этим сайтом с друзьями и знакомыми.
helpiks.org - Хелпикс.Орг - 2014-2024 год. Материал сайта представляется для ознакомительного и учебного использования. | Поддержка
Генерация страницы за: 0.012 сек.