Делопроизводство в организации

Делопроизводство - это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами. В последнее время все чаще начал употребляться термин документационное обеспечение управления - ДОУ. Он возник в связи с совершенствованием организационно-технической основы делопроизводства, в связи с внедрением в сферу работы с документами средств вычислительной техники, современных информационных технологий сбора, обработки, хранения и использования информации.

Одним из основных элементов делопроизводства является документирование. Под документированием понимается запись информации на бумаге или другом носителе. Оно осуществляется по правилам, установленным правовыми нормативными актами, и имеет юридическую силу.

Юридическая сила - свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления.

В результате документирования деятельности организации создается документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать.

Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Общие функции официальных документов:

- информационная (документ создают для сохранения информации);

- социальная (документ является социально значимым объектом, т.к. связан с определенной социальной потребностью);

- коммуникативная (документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами);

- культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции, в частности, уровень научного и технического развития общества).

Специальные функции официальных документов:

- управленческая (документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели; примером могут служить, плановые, отчетные, организационно-распорядительные и др. документы);

- историческая (документ - это источник исторических сведений о развитии общества) после выполнения своих оперативных функций, чему помогает его поступление на хранение в архив.

Официальные документы подразделяют на:

- управленческие;

- научные;

- технические;

- технологические;

- производственные и др.

Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства.

В состав управленческой документации входит следующая:

- организационная;

- распорядительная;

- информационно-справочная;

- по личному составу;

- плановая.

Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») от 1 июля 1998 года.

Состав документов в организации зависит от:

- порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность);

- объема и характера взаимосвязей в организации;

- характера взаимоотношений с другими организациями и государственными органами.