Совершенствования структуры.

Состоит в том, что в результате проведения ФОД в структуре не должно быть «поглощающих элементов» т.е. элементов, деятельность которых никому не нужна.

Структура ФОД - пропорции задач, методов и функций ФОД и направления ФОД , обеспечивающие решение поставленных задач перед войсками.

МЕТОДИКА ФУНКЦИОНАЛЬНОГО РАЗДЕЛЕНИЯИ ОБОСОБЛЕНИЯ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ВОЙСК

Методика функционального разделения и обособления деятельности войск основывается на разумной организации и рационализации объекта управления (войск) и его системы управления. Она предполагает определение целей, предмета исследований, границ исследования, выбор средств и методов исследования, средств (ресурсов) и этапов исследования.

Методология и организация функционального разделения и обособления деятельности требует учета ряда системных характеристик, к которым относятся:

1. Потребность в функциональном разделении деятельности.

2. Объект и предмет исследования.

3. Эффективность разделения.

Раскроем эти характеристики.

1. Потребность в функциональном разделении предопределяет масштаб и глубину функционального разделения системных характеристик , реализация которых в наибольшей степени влияет на достижение поставленных целей. Например: разделение военных действий на бой, атаку, сражение, операцию вызвано необходимостью решения тактических, оперативных стратегических задач с привлечением различного количества ресурсов.

2. Объектом разделения может является как объект управления так и система управления организацией. Для его изучения необходимо знать утвержденные схемы управления, должностные инструкции, положения, наставления , руководства и т.д. Предметом исследований являются структура деятельности объекта управления (войск) или системы управления. Структура деятельности представляет собой логическую и пространственную временную организацию функций, действий (работ , операций), выполняемых личным составом войск изолированно или совместно в целях достижения определенного результата в заданных условиях. Например: 1) цели операции могут быть достигнуты в результате проведения нескольких последовательных сражений; 2) сохранение ПУ в войне с применением обычного оружия достигается проведением маневра, маскировки и др.

3. Эффективность разделения функций требует соизмерения результатов функционирования до и после процесса разделения.

Методика функционального разделения и обособления деятельности представляет собой последовательность этапов.

1.Выявление потребности в функциональном разделении и обособлении деятельности. Анализ проблем, вызывающих эти потребности.

2.Выявление объекта и предмета исследований.

3.Выбор методологии проведения исследований.

4. Выбор метода проведения исследований;

5.Организация проведения исследований.

6.Анализ результатов.

На первом этапе необходимо выявить потребности в функциональном разделении и обособлении деятельности , проанализировать проблемы, стоящие перед конкретной системой (объектом), выбрать главную, определяющую важность и первостепенность проведения исследований. Для этого проблема, вызывающая необходимость функционального разделения деятельности должна быть четко сформулирована.

Под проблемой понимается несоответствие фактического состояния объекта (системы) желаемому или заданному. Именно в связи с отклонением от нормативных (плановых) состояний, которое отмечается в определенный момент времени или прогнозируется на будущее и возникают проблемы. Но их источником может быть и изменение самих целей или нормативов. Например: создание в РВСН баз хранения приведет к снятию боевых задач для ПУ и значительному изменению ОШС.

Совершенно очевидно, что функциональное разделение деятельности, сопряженное с увеличением потребления ресурсов ,должно быть обосновано анализом факторов, оказывающих воздействие на состояние и положение войск.

Совокупность факторов и условий, вызывающих появление необходимости функционального разделения деятельности, называется ситуацией, а рассмотрение функционального разделения деятельности с учетом воздействующих на систему (объект) ситуационных факторов позволяет описать проблемную ситуацию, вызывающую необходимость функционального разделения (изменения) деятельности. Описание проблемной ситуации по необходимости изменения функционального разделения содержит две части:

1. характеристику самой проблемы, вызывающей функциональное разделение (изменение) деятельности (места и времени ее возникновения, сущности и содержания, границ распространения;

2. ситуационные факторы, ведущие к появлению проблемы (они могут быть внешними и внутренними в соответствии с выше приведенным механизмом функциональной организации разделения деятельности).

Содержание второго этапа – закономерное продолжение первого. Это выявление объекта и предмета функционального разделения. Как сказано выше объектом может быть или сам объект управления (войска), или его система управления, а предметом - его структура деятельности.

На третьем этапе необходимо выбрать методологию проведения исследований, под которой понимается совокупность целей, методов, приемов , подходов к принятию решений на функциональное разделение (изменение) деятельности.

Четвертый этап предполагает выбор методов проведения исследований по функциональному разделению деятельности с учетом имеющихся ресурсов и целей. Методы исследования представляют собой способы, приемы проведения исследований. Их грамотное применение способствует получению достоверных и полных результатов исследования проблем. Всю совокупность приведенных выше методов ФОД можно разбить на три большие группы.

1.Методы, основанные на использовании знаний и интуиции специалистов:

- мозговой атаки;

- метод сценариев;

- экспертных оценок;

- методы типа «дерева целей»;

- методы типа «деловой игры».

2.Методы формализованного представления систем (основаны на использовании математических, экономико-математических методов и моделей):

- аналитические (включают методы классической математики - интегральной исчисление, дифференциальное исчисление, методы поиска экстремумов функций, вариационное исчисление , математическое программирование);

- статистические (математическая статистика, теория вероятности);

- графические (графические представления разного рода информации);

3.Комплексные методы (комбинаторика, моделирование).

Особо отметим важность для функционального разделения деятельности источники получения сведений о деятельности организации. Основными источниками сведений о деятельности организации являются:

- различного рода документы - уставы и другие регламентирующие документы, другие описания системы (в отчетах, публикациях);

- сотрудники организации, описывающие ее деятельность в процессе бесед и опросов;

- непосредственное наблюдение специалистов – системщиков за процессом деятельности.

Однако ни один из указанных источников в отдельности не может обеспечить необходимой полноты и достоверности сведений о работе системы. Документы сравнительно быстро устаревают и не всегда отражают действительное состояние дел. Сотрудники могут непреднамеренно (или умышленно) исказить существующее положение дел. Наблюдение может оказаться искаженным случайными обстоятельствами. Поэтому на всех стадиях изучения обязательна интеграция методов получения информации о работе системы, их проверка, сопоставление сведений, полученных из разных, повторное возвращение к уже изученному процессу с целью исправления, корректировки ранее полученных сведений, детализации ранее не уточненных важных аспектов. Сопоставление сведений и выявление истинного состояния дел существенно облегчаться при систематизации и группировке полученных сведений, формализации их представления.

Окончательно убедиться в полноте и правильности полученных сведений можно после того, как будет построена модель функционального разделения деятельности и проверена ее адекватность путем сопоставления с действующей. Обычно изучение полезно начинать с документов, характеризующих структурную организационную деятельность и ее разделение. Если такой схемы нет, ее надо составить, для чего удобно использовать штатное расписание. Во многих случаях полезно на этой схеме указать вышестоящие и подчиненные элементы и связи с ними при этом указав объем связи, метод связи, место связи, время связи, соподчиненность связи и др. характеристики.

Изучение, как правило, надо начинать с функций вышестоящих звеньев, переходя к низшим.

Документы, связанные с системой , можно разделить на следующие группы:

1)официальные положения и инструкции, регламентирующие функции организации или подразделения;

2)входные документы, возникающие вне системы;

3)систематически обновляемые записи (массивы), используемые в процессе работы (боевая и эксплуатационная документация);

4)промежуточные документы, получаемые и (или) используемые в процессе обработки данных (отчеты, акты проверок);

5)выходные документы (донесения по табелю срочных донесений).

После того как аналитик получил на основе документов представление об изучаемой организации (деятельности) он переходит к стадии опросов и бесед с сотрудниками. Первый контакт с сотрудниками осуществляется с участием руководителя изучаемого подразделения, который сообщает сотрудникам цель проводимой работы, заинтересованность в ее проведении, наличии приказов или других официальных документов, на основании которых работа выполняется, говорит о необходимом содействии и сотрудничестве.

Сбор сведений путем опросов должен быть избирательным и целенаправленным. При решении некоторых задач и на первых этапах работы нужны обобщенные данные; для других задач и наиболее поздних этапах - детальные. Поэтому надо предварительно наметить круг интересующих вопросов, а после каждой беседы оценить полученные сведения и корректировать план дальнейших бесед.

Сбор сведений «вслепую», простое их коллекционирование приводит к накоплению подробных сведений, которые в дальнейшем практически не поддаются анализу и использованию. Следует учесть, что получение и последующая обработка сведений о функциональной работе системы является весьма важной, но в то же время и очень трудоемкой работой. Надо все время помнить, что изучение существующей функциональной организации системы не самоцель, а средство познания и требует соизмерять степень детализации деятельности и соответствующие затраты с возможной эффективностью после изменения функционального разделения (изменения) деятельности.

В результате функционального разделения должны быть получены данные , необходимые для упорядочивания деятельности войск. К этим данным относятся:

- функции деятельности (для каждого вида деятельности) детализированные с нужной степенью точности;

- параметры функций (временные и ресурсные);

- внешние и внутренние условия осуществления этих функций;

- установленную взаимосвязь между функциями;