Восстановление содержания отсутствующих документов

Работа с архивными материалами нередко осложняется тем, что необходимые документы не сохранились или содержат от­рывочные сведения. Особенно это касается фондов личного происхождения, а также фондов капиталистических пред­приятий дореволюционного периода. Это связано не только с внешними факторами (пожары, затопления), но и с тем, что часть материалов в архивных дореволюционных учреждениях была рассчитана на временное хранение и подлежала унич­тожению. Указания на отсутствие материала позволяют ис­следователю отказаться от дальнейших бесполезных поисков. Однако существует возможность выяснить состав документов или даже их содержание. Факт утраты архивных материалов можно установить по описям и другим делопроизводственным справочникам, составленными ранее. Дореволюционные жур­налы, в которые заносились входящие и исходящие бумаги, нередко фиксировали полный текст поступившего документа. Некоторые не сохранившиеся до наших дней документы были впоследствии опубликованы в периодической печати, научных журналах или в составе специальных сборников, по которым можно найти необходимый для исследователя материал. Даже если архивные материалы и не сохранились, содержащиеся в ведомственных описях, журналах и других справочных посо­биях заголовки документов позволяют не только выяснить даты событий, но и некоторые связанные с ним обстоятельства. Существующая практика отпуска отправляемых на хране­ние материалов дает возможность в случае утраты докумен­тов в одном фонде найти его подлинник в другом. Особенно это относится ко всевозможным отчетам правительственных учреждений, предприятий, в делопроизводстве которых часто фиксировались повторения содержания предыдущих доку­ментов, легших в основу вновь созданных, хотя в фондах самих учреждений и предприятий они не сохранились. Важно то, что материалы государственных учреждений распространялись в нескольких экземплярах. Это было связано с документами циркулярного характера, а также с необходимостью ознакомле­ния с обсуждаемыми материалами большого круга лиц. Поэтому если документ отсутствует в одном из фондов, то он может быть обнаружен в другом.

Фонды капиталистических предприятий дореволюцион­ного периода содержат многочисленные отчетные документы, а также деловую переписку. В делопроизводстве предприятий, учреждений практиковалосьдословное повторение в ответных письмах содержания наиболее важных документов, а также создавались копии этой документации. Поэтому складывалось два комплекта материалов: подлинников полученной коррес­понденции, в которых повторялось содержание отправлен­ных ранее документов, и копий таких документов. Система бухгалтерского учета деятельности фирм обеспечивала двух-, трехкратное отражение бухгалтерской документации. Все это важно для восполнения отсутствующих материалов. Важней­шие документы некоторых капиталистических предприятий собиралась акционерными коммерческими банками в целях ознакомления интересующихся с экономическим положением какого-либо предприятия.

Поиск отсутствующих документов может натолкнуть ис­следователя на другие архивные материалы, относящиеся к изучаемому вопросу.