Работа в читальных залах архивов

В целях всестороннего использования документальных ма­териалов в государственных архивах организуются читальные залы. В настоящее время существуют определенные правила работы в архиве. Исследователю выдается специальное разре­шение, срок которого зависит от объема работы исследователя. Для получения разрешения на работу в архиве исследователь должен представить отношение учреждения или организации, по назначению которых ведется работа. Исследователи, не связанные с постоянной работой в каком-либо учреждении (в том числе пенсионеры), в отдельных случаях могут быть допущены к работе на основании личного заявления на имя директора архива. В отношении или заявлении должны быть указаны тема и цель работы. Разрешение на работу в архиве дается на определенный срок, но не более одного года, после чего разрешение можно возобновить. Исследователь получает разрешение на работу лишь по указанной в отношении теме, при изменении темы представляется другое отношение.

При каждом посещении читального зала исследователь рас­писывается в книге учета посещений. Для получения описей и архивных материалов посетитель заполняет специальные тре­бования, в которых указываются шифры необходимых единиц хранения, их заголовки, а также фамилия исследователя и его тема. Одновременно можно заказать до 10 единиц хранения. Перед выдачейдокументоввчитальный зал проводится их под­готовка. Проверяется целостность, состояние всех документов. Целесообразно заказывать несколько дел, так как их выдача, как правило, производится на следующий день после заказа. Вы­писанные исследователем документальные материалы хранятся в читальном зале не больше месяца и возвращаются в хранение, если читатель не запрашивал их в течение двух недель. Каждое дело имеет «лист использования». В нем отмечается архивный шифр (номера фонда, описи, единицы хранения), дата выдачи, фамилия пользователя.

Все документальные материалы и научно-справочные по­собия исследователи получают под расписку и отвечают за их сохранность. При пользовании делами запрещается под­черкивать текст документа, загибать листы, делать проколы при снятии копии и т.д. Не разрешается выносить документы из читального зала или передавать их другим лицам. Иссле­дователи при получении архивных материалов должны про­верить наличие и состояние документов, а при обнаружении дефектов или ошибок нумерации необходимо обратить на них внимание работников архива. В целях сохранения оригиналов документальных материалов в архивах проводится их микро­фотокопирование. Оригинал, с которого делается копия, не подлежит выдаче на руки, поэтому исследователь вправе за­казать только микрофотокопии.

При работе в читальном зале архива исследователь имеет возможность пользоваться не только материалами данного архива по своей теме, но и получить дела из другого архива, представив мотивированное заявление к администрации архи­ва. Для этого необходимые материалы выписываются архивом во временное пользование сроком до трех месяцев. Количество высылаемых дел бывает ограниченным.

Работа в ведомственных архивах (архивы учреждений) связана с предоставлением справок по запросам граждан, с вы­дачей дел в читальном зале, обеспечением структурных под­разделений или других подразделений документальными материалами. Документы ведомственных архивов изучаются в читальном зале; там, где читальные залы организовать невоз­можно или нецелесообразно, для занятий посетителей отводит­ся одна из рабочих комнат. Посетители из других учреждений допускаются к работе к работе на основании официального письма, в котором указываются конкретная тема и хроноло­гические рамки исследуемого материала. Выдача дел структур­ному подразделению осуществляется на основе разрешения руководителя того учреждения, в котором хранятся архивные материалы. Выдача дел для занятия на дом запрещается.

Следует отметить, что исследователь не всегда может полу­чить необходимые документы, даже при наличии разрешения на работу в архиве. Это связано с тем, что некоторые архивные материалы относятся к категории документов, содержащих государственную тайну. При этом отказ архива в предоставле­нии архивных документов пользователям должен содержать веские причины, срок действия офаничений и дату принятия решения об отказе. По требованию исследователя отказ выда­ется в письменной форме. Архив может открыть доступ к до­кументам, содержащим конфиденциальные данные, если они используются для социологических или демофафических ис­следований в обезличенном виде. В этом случае из документов (анкет, личных дел, опросных листов) исключаются данные, позволяющие идентифицировать информацию с конкретным человеком. Если это необходимо для работы над биобибли-Офафическими словарями и энциклопедиями, архив может рассекретить основные биофафические данные. Архивдолжен предупредить пользователя об ответственности за сохранение государственной тайны. Ознакомление с секретными бумагами осуществляется под контролем сотрудника архива в специаль­ном читальном зале.

Выдача архивных документов во временное пользование.Для получения разрешения на выдачу документов заинтересованное учреждение должно представить письменный запрос с ука­занием темы или цели их использования и обоснованием не­обходимости этой передачи. Оформление выдачи архивных документов во временное пользование производится путем составления специальных актов. В соглашениях указывается состав и содержание документов, обусловливается срок их возвращения и ответственность за сохранность. В тех случаях, когда учреждение-получатель и передающий государственный архив находятся в разных городах, документы направляются сначала в местный архивный орган, который передает их затем учреждению-получателю.