Ведение записей при работе с документами и порядок ссылок на архивные материалы
Работасархивнымидокументами, как правило, предполагает ведение записей. От правильной организации этого процесса зависит результат работы исследователя. Лица, занимавшиеся в читальном зале, имеют возможность широко использовать полученную документальную информацию. Владение архивными материалами позволяет подготовить монографии, диссертации, проводить многочисленные научные исследования в различных областях науки и т.д. Методы работы исследователей над архивами зависят от темы исследования, характера и объема документов, формы использования документа (цитирование, извлечение отдельных сведений и т.д.).
В первую очередь необходимо общее ознакомление с возможно большим количеством архивных материалов, что позволяет составить общее представление о хранящихся документах и выделить те из них, которые имеют основное значение для исследователя. Следующий этап — выписки из дел, отобранных для изучения. Важнейшее требование, которому должны удовлетворять выписки, таково: в последующем при обращении к ним должна существовать возможность точно установить, что представляет собой документ, из которого они сделаны, и его связь с другими документами по тому же вопросу. Каждая выписка должна содержать номер и наименование фонда; краткий заголовок дела; дату и заголовок документа. Правильнее всего делать дословные выписки, заключая выписанный текст в кавычки, что позволит в дальнейшем правильно истолковать и точно процитировать документ. Исключение из цитаты отдельных слов может исказить весь смысл документа, поэтому если даже пропуск текста неизбежен, то следует выделять отсутствующее или непонятное слово тремя точками. Можно корректировать пропущенные в документе места подходящими по смыслу словами, однако такие вставки заключаются в квадратные скобки, которые означают, что заключенный в них текст внесен исследователем. Последний вправе уточнять написание прописных букв, а также расстановку знаков препинания сообразно с современной орфографией. Архаичные окончания слов могут быть заменены современными лишь в тех случаях, когда они не существенны для понимания текста и в настоящее время грамматически неверны. По современным правилам, с большой буквы пишутся только имена собственные, первое слово в официальных названиях учреждений, организаций, предприятий, атакже название законодательных и других актов. Наименование должностей, чинов, титулов пишутся со строчной буквы.
Записи из архивных источников можно вести в тетради, или на отдельные карточки. Фиксирование текста в тетрадях позволяет вести последовательное и связное изложение материала, а в дальнейшем дает правильное понимание сделанных выписок в их совокупности. Однако этот прием делает невозможной в последующем перегруппировку записи в соответствии с планом исследователя. Поэтому для удобного использования выписок существует необходимость к тетрадям с записями создавать указатели. Ведение записей на карточках, когда делается выписка, относящаяся к одному определенному вопросу, позволяет систематизировать материал в соответствии с планом исследования, но при карточном способе ведения записей на каждой карточке следует делать указания на номер фонда и дела. Полезно вести нечто вреде описи всех использованных дел, в которой, кроме полных шифров единиц хранения с названиями фондов, были бы указаны и их заголовки.
В архивах практикуется копирование документов, это позволяет не только сэкономить время исследователя, исключить ошибки при передаче текста, но и дает возможность воспроизвести внешние особенности документа.
Работасархивными материалами требует делать точные ссыл-ки н а источники, что дает возможность проверить эти сведения. Ссылки закрепляют приоритет исследователя в их использовании. Неточность ссылок ставит под сомнение сам факт сообщаемого материала. На практике получили распространение «глухие» ссылки, совпадающие с их шифром (например: РГАЛИ. Ф. 123. Оп. 1. Д. 2). Неплохо, когда такая ссылка включает в себя пояснения в форме заголовка документа, его автора, адресата, даты, подлинности (подлинник, копия, черновик и т.д.). Если используемый документ был ранее опубликован, то в ссылке указывается соответствующее издание, иначе может создаться неправильное представление, что данный документ изучался непосредственно в архиве, а не по публикации.
Дата добавления: 2017-04-20; просмотров: 641;