Поиск документов по теме

Поиск документов по необходимой теме начинается с из­учения библиографических справочных пособий. Путеводите­ли по архивам, списки фондов, карточные указатели фондов представляют ту часть системы научно-справочных пособий к документальным материалам отдельных архивов, задачей которых является дать исследователю возможность определить необходимые ему фонды. Система построена таким образом, чтобы дать возможность последовательно переходить от более крупных комплексов к частным, постепенно приближаясь к необходимым документам. Справочный аппарат позволяет обнаружить необходимые материалы при разной постановке темы или при подходе к ней с разных сторон.

Единица хранения может состоять как из одного документа (отчет, письмо, дневник), так и из нескольких. Документы, входящие в единицу хранения, чаще всего бывают подобраны по тематическому признаку, видам (протоколы, ведомости), автору или адресату. Нередко данные признаки выступают в определенной комбинации с хронологическим признаком, но наиболее распространенным в архивах признаком все же является тематический. Для фондов государственных учреж­дений характерны дела, переписка, сборники; для фондов частнокапиталистических предприятий — переписка и досье; для фондов личного происхождения — переписка, сборники, единицы хранения, состоящие из одного документа (дневники, рукописи и т.д.).

Основными видами справочных пособий к материалам фондов являются инвентарные описи и тематические ката­логи. Описи также выступают в качестве учетного документа и охватывают все материалы фонда. Основная часть описи представляет краткие описания каждой единицы хранения. В зависимости от объема материалов по фонду могут иметься одна или несколько описей, выбор нужной из них облегчается реестром описи. В связи с тем, что со временем фонды архивов пополняются новыми материалами, при работе с описями необходимо иметь в виду возможность позднейших приписок в конце описей, иногда не учитываемых оглавлениями и ука­зателями к ним.

Работа исследователя с описями сводится к последователь­ному просмотру тех их разделов, которые могут включать ма­териалы по теме исследования. Важно отметить, что не всегда формулировка заголовков единиц хранения, содержащих до­кументы по искомой теме, совпадает с формулировкой темы исследования. Также нередко отдельные единицы хранения содержат материалы по одному из вопросов, входящих в тему исследования. Изучение литературы, где использованы пред­полагаемые архивные документы, позволяет исследователю определить степень изученности необходимых материалов, знакомит с теми выводами, которые были сделаны раньше. Следует обращать особое внимание на ссылки и примечания на нужные архивные источники. Знание истории вопроса по­зволяет с большей точностью определить круг необходимых архивных фондов.

Выявление материалов как при структурном, так и при хронологическом принципах их организации будет более успешным и экономичным, если исследователь осведомлен о примерном времени рассмотрения интересующего его во­проса и структурной части учреждения-фондообразователя. Конкретные сведения о составе фондов он может установить с помощью изданных путеводителей по архивам. Далее поиск архивных документов ведется с помощью архивных справочных пособий (списка фондов, реестра описей, описей, каталога и т.д.). Просмотр единиц хранения желательно начинать с наи­более важных для изучаемой темы. Также сначала следует выявить все возможные документы, и только затем делать вы­писки и копии.