III. Средства хранения и поиска информации
Каким бы образом ни передавалась информация, она не сразу поступает на обработку - сначала необходимо ее накопить, поэтому возникает потребность организации хранения данных. Потребность хранения данных вызвана также необходимостью обеспечения сохранности данных.
К хранению информации предъявляют следующие требования:
· надежность и долговечность хранения;
· быстрый доступ к информации;
· возможность обновления и накопления информации;
· минимальное время поиска нужных данных;
· простота обслуживания;
· компактность хранилища.
Для хранения информации используют в основном те же носители, что и для ее регистрации. В зависимости от длительности хранения информации различают средства кратковременного и долговременного хранения.
К кратковременным средствам хранения информации относятся оперативная и буферная память ЭВМ. Роль долговременных средств хранения выполняют внешние запоминающие устройства и соответствующие им носители информации, а также различные виды документов.
В зависимости от назначения и конструктивного выполнения технические средства хранения и поиска документов делятся на два вида, представленных на рис. 3.9.
увеличить изображение
Рис. 3.9.Средства хранения и поиска информации
Простые средства хранения и поиска используются для хранения информации, зафиксированной на документационных носителях. К ним относятся папки, футляры, шкафы, картотеки.
Папки обычно применяются для хранения документов стандартных форматов. Они имеют различные приспособления для укрепления документов и небольшое поле на лицевой стороне для указания наименования и краткого содержания папки.
Футляры удобно использовать для хранения чертежей, схем и карт. Футляры изготовляют прозрачные и непрозрачные.
Шкафы применяют для хранения папок, конвертов, футляров и др. По конструкции различают шкафы для горизонтального хранения документов, для подвесного вертикального хранения документов, секционные, с вращающимися полками. Шкафы для подвесного вертикального хранения документов по сравнению с шкафами для горизонтального хранения обеспечивают лучший обзор папок, что значительно сокращает время поиска документов. В секционных шкафах обычно хранят сброшюрованные материалы. Шкафы с вращающимися полками удобно использовать для документов, которые неоднократно используются для получения информации.
Картотека - это массив информации, где каждый документ (карта) является единицей хранения и имеет свой постоянный адрес. Набор слов или составленная из них фраза определяет адрес документа и называется поисковым кодом документа. Для облегчения поиска в картотеках применяют разделители, таб-карты, рейтеры (индикаторы), надсечки, карты с краевой перфорацией.
По конструктивному исполнению картотеки бывают следующих видов:
| Вертикальные картотеки | Представляют собой шкаф с набором ящиков, в которых карты размещаются вертикально и фиксируются стержнем, который проходит через все карты. Для облегчения поиска информации используются признанные разделители |
| Плоские картотеки | В таких картотеках карты располагаются таким образом, чтобы каждая последующая карта выступала из-под предыдущей на 1-2 см. Выступающие поля используются для записи ключевых слов, облегчающих поиск информации |
| Вращающиеся картотеки | Имеют вертикальную или горизонтальную ось для фиксации карт, что обеспечивает их сохранность и удобство поиска. Такие картотеки используются для хранения постоянной информации |
| Механические картотеки | Имеют пульт управления с клавиатурой для набора адреса лотка карт. Подача лотков с картами производится специальными механизмами. Такие картотеки используют для хранения документов, коробок с магнитными лентами, дискетами и другими носителями информации |
Автоматизированные средства хранения и поиска информации включают различные информационно-поисковые системы (ИПС), ориентированные на поиск информации по ключевым словам или фразам.
При использовании вычислительной техники средства хранения и поиска информации могут быть организованы как автоматизированные банки данных. АБД служит для централизованного хранения и коллективного использования информации пользователями путем подключения их к АБД посредством каналов связи. В качестве автоматизированного банка данных в широкомасштабных вычислительных сетях используются специализированные информационные центры. В локальных вычислительных сетях (ЛВС) в качестве АБД используются мощные серверы (специализированные ПЭВМ).
Дата добавления: 2017-11-04; просмотров: 1525;