Обеспечение управления персоналом

Кадровое и делопроизводственное

Кадровое обеспечение подразумевает необходимый количественный и качественный состав работников кадровой службы.

Качественные характеристики служб управления персоналом: в конце XX века в кадровых службах России было занято от 0,3 до 0,8 % общего числа работающих в промышленности (для сравнения в США – около 1,2 %).

Особенности российских кадровых служб того периода:

– высокий процент «случайных» работников без профильного образования (его не было вовсе);

– низкий уровень образования (только 25 % с высшим образованием;

– возрастной состав – преобладание лиц предпенсионного возраста;

– низкая оплата труда на уровне канцелярских работников, высокая текучесть кадров.

Для США того же периода характерны новые тенденции, которые развиваются на сегодняшний день в России:

– 70 % сотрудников составляют специалисты (психологи, социологи, аналитики, консультанты);

– более 30 % специалистов имеют диплом магистра или доктора наук;

– высокий должностной статус – от 30 до 50 % начальников кадровых служб занимали посты вице-президентов компаний, входили в советы директоров.

Количественный состав кадровой службы зависит от следующих факторов:

– общая численность работников организации;

– сфера деятельности (производство, торговля, банковское дело), наличие филиалов;

– структура персонала (наличие различных его категорий, уровень их образования и квалификации);

– сложность задач (например, стратегическое планирование, выработка кадровой политики, организация повышения квалификации).

Существует ряд методов расчета численности работников кадровой службы (экономико-математические, экспертные и т.д.). Наиболее распространены следующие:

1. Метод расчета через трудоемкость (т. е. затраты времени на выполнение управленческих работ).

Нормы времени устанавливаются в основном на простые (повторяющиеся) виды работ (компьютерный набор, учет и оформление документов). Например, существуют типовые нормы на подготовку и оформление документов по учету личного состава, по делопроизводству.

Зная нормативную трудоемкость всех работ, выполняемых в течение года отделом кадров (Т), можно рассчитать численность отдела (Ч) по формуле

Ч = (Т · К) / Фп,

где Т – общая трудоемкость работ за год, чел./ч;

К – коэффициент, учитывающий дополнительные затраты времени, К = 1,15;

Фп – полезный фонд рабочего времени одного работника за год, в среднем 1910 ч.

2. Метод, базирующийся на нормах обслуживания (т. е. количество работников, которое обслуживается одним кадровиком).

Например, в США – на 100 сотрудников – 1, в Германии на 130–150 сотрудников – 1, в Японии – на 100 сотрудников – 2,7.

По мнению многих ученых, будущие высшие менеджеры придут из сферы управления человеческими ресурсами, т. к. эта сфера будет определяющей для успеха или неудачи организации в ближайшие 10–15 лет.

Делопроизводственное обеспечение системы УП – это создание условий для организации работы с документами, обращающимися в системе УП с момента их создания (или получения) работниками кадровой службы до завершения исполнения ил передачи в др. подразделения.

Основные делопроизводственные функции:

– своевременная обработка поступающей и передаваемой
информации;

– доведение документации до соответствующих сотрудников для исполнения ими;

– набор документов по кадровым вопросам;

– регистрация, учет и хранение документов по персоналу;

– формирование дел в соответствии с номенклатурой;

– копирование и размножение документов по кадрам;

– контроль за исполнением документов;

– передача документов по вертикальным и горизонтальным связям.

К унифицированным системам документации в системе УП относятся:

– плановые задания по кадровым вопросам, заявки на потребности в специалистах, плановые расчеты по численности, оплате труда;

– первичная учетная документация по учету труда и зарплаты;

– отчетно-статистическая (по численности, зарплате, высвобождению работников);

– по социальному обеспечению (пенсии, льготы, пособия);

– организационно-распорядительные (приказы, положения, штатное расписание, структура и штатная численность, должностные инструкции и др.).

В подразделениях УП составляются и исполняются следующие документы:

– проекты приказов по персоналу;

– план повышения квалификации персонала;

– данные по текучести кадров;

– график отпусков;

– предложения по формированию резерва кадров;

– табели учета рабочего времени;

– трудовые договоры;

– графики прохождения аттестации сотрудников.

Большинство документов – внутренние. Исполнение кадровых документов контролирует руководитель службы УП.