Сутність комунікацій. Комунікаційний процес

Комунікації– канали передавання інформації.

Комунікації можна поділити на дві великі групи: комунікації між організацією та зовнішнім середовищем та комунікації усередині організації. Обговорення, збори, переговори, службові записки, звіти, які мають місце усередині організації, дуже часто є реакцією на можливості або проблеми, що створюються зовнішнім середовищем.

Комунікації усередині організації поділяються на:

– міжрівневі комунікації – переміщення інформації в рамках вертикальної комунікації (зверху – донизу, знизу – вгору);

– горизонтальні комунікації, або комунікації між різними відділами;

– комунікації “керівник-підлеглий”;

– комунікації між керівником та робочою групою;

– неформальні комунікації. Канал неформальних комунікацій – це канал розповсюдження чуток.

Оскільки через канали чуток інформація передається скоріше ніж по каналам формального повідомлення, керівники користуються першими для запланованої втечі та розповсюдження певної інформації типу “між нами”.

Комунікаційний процес – це обмін інформацією між двома або більшої кількості людьми, метою якого є забезпечення розуміння інформації, що виступає предметом обміну, тобто повідомлень. Схема комунікаційного процесу представлена на рис.8.1.

Елементи комунікаційного процесу:

- відправник – особа, яка генерує ідеї, або збирає та передає інформацію;

- повідомлення – сама інформація, яка закодована за допомогою символів;

- канал – засіб передавання інформації;

- отримувач – особа, якій призначена інформація і яка інтерпретує її.

Рис.8.1. Схема комунікаційного процесу

На практиці управління комунікаційний процес займає секунди. Але на кожному етапі можливе виникнення своїх проблем.

Комунікаційний процес починається з відбору інформації (формування ідеї). Яке повідомлення слід зробити предметом обміну вирішує відправник. Саме на цьому етапі виникають протиріччя, оскільки багато керівників намагається передавати ідею не обміркувавши її. Ідея має бути перетворена у форму, в якій вона може досягти своєї мети, тобто трансформована в слова, які являють обмін інформацією. На початку зародження ідеї відправник тільки вирішує, яку саме точку зору необхідно передати отримувачу. Але щоб обмін інформацією був ефективним, необхідно брати до уваги безліч ситуаційних факторів, які характеризують обставини в цілому, має бути відповідність ідеї створеним умовам та поставленій меті

На другому етапі ідею необхідно перетворити у повідомлення, тобто закодувати її за допомогою символів – слів, інтонації, жестів. Типу символів повинен відповідати канал передавання інформації. Загальновідомими каналами є: мовний, письмових матеріалів, електронних засобів зв’язку, відео матеріали.

На третьому етапі повідомлення передається обраним каналом передачі інформації.

Четвертий етап. Отримавши повідомлення адресат декодує його, тобто перетворює символи відправника в думку отримувача. На цьому процес обміну інформацією завершується, якщо не потребує реакції на ідею.

Для підтвердження (не підтвердження) очікуваного результату необхідний зворотній зв’язок, при якому відправник та отримувач обмінюються комунікативними ролями. Тепер отримувач стає відправником відповідного повідомлення, яке у зворотньому порядку проходить всі стадії комунікативного процесу. Зворотній зв’язок показує міру сприймання інформації.