Сутність та класифікація інформації

У процесі управління людьми значну частину робочого часу керівник витрачає на міжособовий обмін інформацією. Міжособові бар'єри в обміні інформаціє можуть бути зосереджені на рівні сприйняття; зворотніх зв'язків; невміння слухати; невербальних символів.

1. Перешкоди, зумовлені сприйняттям, можуть бути обумовлені конфліктах у сферах компетенції відправника і одержувача; розходженням між основами суджень; протиріччя між інформацією і нашим досвідом (раніше визначеними поняттями); соціальними установами людей.

2. Семантичні бар'єри. Семантика вивчає способи використання слів і значень слів. Слова (символи) можуть мати неоднакові значення для різних цілей.

3. Поганий зворотній зв'язок. Зворотній зв'язок дає можливість встановлювати, чи дійсно повідомлення яке прийняв одержувач тлумачиться правильно.

4. Невміння слухати. Ефективна комунікація можлива коли людина однаково точна, відправляючи і приймаючи інформацію. Вміння слухати і почути є важливою характеристикою менеджера.

5. Невербальні перешкоди. У невербальній комунікації використовуються будь-які символи крім слів. Вони виникають при використанні невербальних символів (рухи тіла - жести, погляди, пози; особисті фізичні якості - будова тіла, зріст, колір волосся, мускулатура; мовлення - якість голосу, частота мови, сміх).

Десять правил ефективного слухання професора Кіта Девіса:

1) перестаньте розмовляти;

2) допоможіть співрозмовнику розкріпоститися;

3) покажіть співрозмовнику, що ви готові слухати;

4) усуньте моменти, що роздратовують;

5) сопереживайте співрозмовнику;

6) будьте терплячими;

7) стримуйте свій характер;

8) не допускайте суперечок або критики;

9) задавайте питання;

10) перестаньте розмовляти.

Інформація містить відомості, необхідні для оцінки ситуації та прийняття управлінського рішення. Будь-яке управління передбачає вплив на об'єкт, який здійснюється видаванням управлінських команд, розроблених на основі аналізу наявних інформаційних характеристик ситуації. У загальному розумінні інформація – це документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються в суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі. При цьому інформація відображає стан та зміни певної системи. Під інформаційною системою розуміють сукупність ланок її накопичення, каналів пересування, технічних засобів збирання, обробки, зберігання інформації та її носіїв. Таким чином, інформаційна система складається з наступних елементів: сама інформація; комунікаційні канали, тобто канали передачи інформації; носії інформації; технічне забезпечення.

Різноманітність станів системи, що відображається, породжує різноманітність інформації. Щодо складу інформації, то він визначається не інакше як відповідно до конкретних завдань управління.

За характером, сферами виникнення, призначенням та формами закріплення (фіксації) інформацію, що використовується в управлінні, поділяють на три великих класи.

До першого відносять науково-технічну інформацію. Джерелом її виникнення є результати наукових досліджень учених та фахівців у різноманітних галузях діяльності.

До другого класу належить управлінська інформація, що виникає безпосередньо в процесі управління. Це планова, нормативна та інша інформація, необхідна для організації управління організацією.

Третій клас містить обліково-статистичну інформацію. Її джерело – результати діяльності адміністративно-господарських одиниць. Вона створюється як узагальнення даних щодо фактів та явищ, що відбулися або можуть відбутися. Обліково-статистична інформація призначена для використання як вихідна для прийняття рішень, оскільки на її основі формується уявлення про фактичний стан виробничо-господарських та соціально-економічних. процесів, зростання прибутків тощо.

Серед інших класифікаційних ознак інформацію розрізняють: за формою передачи; за режимом отримання; за ступенем обробки; за часом використання; за можливістю використання; змістовну; організаційну; функціональну; рівневу.

За формою передавання інформацію розрізняють: візуальну; аудіовізуальну; цифрову; літерову.

За способом отримання інформація є: зовнішня; внутрішня; вхідна-вихідна.

За ступенем обробки інформацію розрізняють на: первинну та вторинну.

За часом використання інформація відповідно є: постійна; прогнозна; змінна; перспективна; оперативна.

За можливістю використання інформація поділяється на корисну та надлишкову.

Відповідно до змістовної ознаки інформацію класифікують за:

- об'єктами відображення (трудові, матеріальні ресурси, засоби виробництва, фінанси),

- галузями діяльності (торгівля, громадське харчування тощо);

- типами відносин (економічні, соціальні, технічні).

За організаційною ознакою інформацію поділяють на систематизовану (за складом показників, адресами, періодичністю, рядками передавання, формами подання); несистематизовану.

Відповідно до функціональної ознаки розрізняють інформацію:

планову, координаційну, облікову, контрольну та ін.

Рівнева ознака дає змогу виділити спрямованість інформації:

- командна (надходить від суб'єкта до об'єкта управління);

- повідомча (надходить від об’єкта до суб’єкта управління);

- горизонтальна (забезпечує інформаційний обмін між партнерами одного рангу).

Класифікація інформації важлива при аналізі існуючого в системі інформаційного обміну і при розробці та організації його в системі, що створюється. Для того щоб інформація виконувала свою роль в управлінні, вона повинна відповідати певним принципам: точність; чітко визначена періодичність надходження; своєчасність (оперативності); повнота; корисність; доступність. Точність інформації означає, що вона повинна достовірно відображати процес функціонування системи. Періодичність надходження інформації полягає в тому, щоб вона своєчасно надходила до споживача у відповідний структурний підрозділ чи до конкретного співробітника. З періодичністю надходження інформації тісно пов’язаний принцип своєчасності (оперативності) обробки даних в управляючій системі, від чого залежить оперативність надходження командної інформації до об'єкта управління. Повнота, або достатність, інформації означає, що кількість інформації повинна бути мінімальною, але достатньою для оцінки ситуації і прийняття рішення на певному рівні управління.

Корисність інформації означає, що в потоці інформаційних повідомлень не повинно бути даних, показників, які непотрібні для вирішення проблем.

Доступність інформації полягає в тому, що вона повинна надаватися в такому вигляді, який не потребує додаткової переробки та не утруднює процес прийняття рішення.

Управлінська інформація зазнає ряду операцій: передчи, перетворення, обробки, зберігання, оцінки, використання, а в деяких випадках і знищення.

Передача інформації— це переміщення її каналом зв'язку від джерела до споживача. Основний принцип правильної організації передавання інформації передбачає її проходження найкоротшим шляхом з мінімальними витратами часу та праці. Зворотні переміщення повинні виключатися або обмежуватися, що багато в чому залежить від розміщення структурних елементів системи управління, окремих робочих місць.

Перетворення інформації передбачає аналітико-синтетичне вивчення її змісту та підготовку нової форми (вторинної) інформації, тобто надання інформації вигляду, зручного для подальшого використання.

Обробка інформації — сукупність різних дій, здійснюваних над наявною інформацією, які приводять до тої чи іншої зміни її виду або характеру подання.

Зберігання інформації полягає в забезпеченні незмінності станів матеріального носія інформації. Для зменшення часу пошуку інформації, що зберігається, доцільно її систематизувати, використовуючи розглянуті класифікаційні ознаки.