Основні теоретично-розрахункові положення теми 3 страница. Робота з проведення опитувань складається з декількох визначених етапів, що включають:

Робота з проведення опитувань складається з декількох визначених етапів, що включають:

· планування опитування,

· розробку запитальника,

· безпосереднє його використання,

· аналіз даних і

· формулювання рекомендацій з удосконалювання організації праці, соціально-трудових відносин на підприємстві,

· планування і розробку заходів для реалізації рекомендацій.

Щоб витягти максимум інформації з відповідей на запитальники, необхідно ретельно проаналізувати результати, причому варто мати на увазі, що дані по загальному складі зайнятих, імовірно, розкриють ті області керування трудовими ресурсами, що мають потребу в поліпшенні, однак, проблеми дрібних критичних груп зайнятих можуть бути загублені в загальній масі, коли оцінки всіх зайнятих узагальнюються й усереднюються. Оцінки тих, хто вкрай незадоволений, будуть нейтралізовані оцінками тих, хто надзвичайно вдоволений. Щоб одержати більш чітку й об'ємну картину, потрібний груповий аналіз, причому принципом виділення груп можуть бути соціально-демографічні характеристики працівників, їхній стаж, професії, посади або кваліфікація. Така диференціація підсилить адресність вироблюваних рекомендацій.

Інший спосіб довідатися думка службовців - це інтерв'ю. Інтерв'юери повинні розуміти, що задача інтерв'ю полягає в з'ясуванні того, як зробити фірму, підприємство більш ефективним і привабливим місцем роботи. Необхідно уважно вислухати співрозмовника і спонукувати його говорити вільно. Надзвичайно важливо вести запис проблем, що вимагають утручання, і давати конкретну і негайну інформацію зайнятим по діях, що починаються.
Фахівці затверджують, що якщо система інтерв'ю приводить до реальних перетворень в організації праці, усі витрати на організацію таких інтерв'ю окупаються у виді скорочення втрат робочого часу і плинності, зменшення втрат і шлюбу, поліпшення показників безпеки, росту продуктивності й у кінцевому рахунку більш високих прибутків.

Обробка й аналіз інформації.

Однієї з найбільш важливих функцій аудитора, як уже підкреслювалося, є аналіз отриманої інформації і його оцінка. Обґрунтувати оцінку організації праці на даному підприємстві можна:

· порівнявши неї з організацією на аналогічних підприємствах, що особливо процвітають;

· використовуючи науково розроблені норми і рекомендації, опубліковані в літературі по організації праці, соціально-трудовим відносинам, з посиланнями на среднеотраслевые норми і показники;

· застосовуючи перехресні дані і системний тип перевірок і т.д.

Існують методики, що дозволяють дати оцінку ефективності управлінських заходів у вартісному вираженні. При розробці програм для оцінки вартості керування працею, трудовими ресурсами важливо включити в роботу сам персонал служби керування трудовими ресурсами.

Методи кількісної оцінки праці цієї категорії працівників не очевидні, далеко не усі з них у стані самі оцінити свою працю, тим більше, це майже недоступно іншим працівникам фірми. Отже, найважливішою задачею стає роз'яснення того, що насправді усі функції керування трудовими ресурсами кількісно вимірні, а їхня вартість може бути віднесена на рахунок прибутку підприємства.

У сучасній економічній літературі широке поширення одержав термін "організаційна культура", що у трактуваннях різних авторів розглядається як у широкому, так і в більш вузькому змісті. У даному контексті організаційна культура розглядається як система дій по формуванню трудового колективу і керуванню їм, а також створенню організаційних, економічних і соціальних передумов для високоефективної праці на підприємстві, у сукупності визначальних "дух фірми": демократизму і корпоративності, стилю і традицій, менталітету і нормативів поводження і т.п.

При загальному зростаючому інтересі до області організаційної культури, природно, що вона теж стає предметом перевірки, що власне кажучи включає обговорення з вищим керівництвом питання про те, як виявляється організаційна культура і як на нее можна впливати. Це вимагає серйозного пророблення питань: які звіти заповнюються, на что іде робочий час службовців, як вони розмовляють між собою, кому яка відповідальність надана? Важливо визначити основні групові інтереси і виявити існування найбільш впливових субкультур. Для цього недостатньо бесід з менеджерами, необхідне проведення фундаментальних опитувань і спостережень за визначений період часу. Таким чином, аудиторська перевірка може виявити резерви підвищення ефективності виробництва, указавши на відношення тих або інших груп співробітників до форм і методів роботи керівництва, організації діяльності фірми, розміщенню кадрів.

На додаток до вивчення організаційної культури, що включає суб'єктивні оцінки і філософські дискусії, існують об'єктивні дані, що є показниками якості трудового життя, обстановки на роботі, оцінки навколишнього працівника середовища. Випливає ще раз підкреслити, що обстановка на роботі може вплинути на мотивацію праці, якість його виконання, задоволеність роботою і моральний стан працівників. Оцінити якість навколишнього виробничого середовища в організації можна шляхом вивчення визначених показників, використовуваних також для оцінки функцій служб керування працею і трудовими ресурсами і застосовуваних в організаціях усіх типів і розмірів, наприклад показників плинності кадрів, кількості прогулів, пропусків через хворобу або травму і т.п. Іншим джерелом інформації є відповіді працівників на анкети й опитування з приводу їхні відносини до роботи, про мікроклімат у колективі, взаєминах з керівництвом, колегами і підлеглими і т.п.

Аналіз показників у ході аудиторської перевірки може бути виконаний з різною глибиною. Так, якщо докладний аналіз показників починається з показника плинності кадрів (який, наприклад, у США розглядають у якості однієї з причин, що не дозволяють цій країні наздогнати за рівнем продуктивності своїх закордонних конкурентів), для того щоб цей показник дав об'єктивну картину обстановки на роботі, потрібно насамперед розділити всі звільнення з причин на неминучі (у зв'язку з вступом у шлюб, вагітністю, хворобою, смертю, поверненням до навчання і т.п.) і ті, котрі адміністрація могло б запобігти шляхом кращого добору працівників, їхньої професійної підготовки і навчання, що керує контролю, поліпшення умов праці, рівня зарплати і можливостей росту.

Показник числа звільнених - не єдиний, що заслуговує уваги, важливі також якісні характеристики працівників, що залишають підприємства, їхній стаж роботи, досвід, кваліфікація. Це говорить про те, наскільки стійко кадрове ядро підприємства, які резерви поліпшення трудової мотивації працівників і підвищення конкурентноздатності даної фірми в залученні і збереженні висококваліфікованих кадрів.

Для визначення щирих причин добровільних звільнень, що далеко не завжди сформульовані в заяві працівника, на багатьох фірмах проводиться так називане "вихідне" інтерв'ю протягом останнього тижня роботи. Звичайно це входить у функції служби кадрового керування, оскільки працівники більш відверті з тим, з ким вони вже спілкувалися раніше, а крім того, фахівці служби мають досвід проведення подібних інтерв'ю з максимальною інформаційною користю для підприємства.

Однак вірогідність причин звільнення, називаних працівником у ході вихідного інтерв'ю, залишається під сумнівом. Багато працівників, дотримуючись правила розставатися по-гарному, думають, що відверта критика організації праці на підприємстві, що залишається ними, може зашкодити їх інтересам у майбутньому. Для підвищення вірогідності даних досвідчені кадровики рекомендують переконати того, хто звільнюються, в тім, що інформація, отримана від нього, буде використана винятково в конструктивному, а аж ніяк не в мстивому ключі. Цьому сприяє також стандартизація питань, що включаються в інтерв'ю, і повторний огляд причин звільнення працівника шляхом зіставлення з інформацією, отриманої від вищестоящого персоналу й інших співробітників. При проведенні вихідного інтерв'ю що звільняється розглядається як людина, що знайшла в роботі організації недоліки, з якими він не зміг упокоритися, а тому його відповіді на питання стають надзвичайно важливим джерелом інформації про резерви, яких, можливо, не бачить керівництво.

Представляється, що уточнити багато оцінок і погляди колишнього працівника доцільно шляхом інтерв'ю, проведеного особисто або по телефоні через 2-3 місяця після звільнення працівника. До цього часу працівник стає більш незалежним від колишнього начальства і може стати більш відвертим, а крім того, уже має можливість порівняти своє положення на колишній роботі з новим, отже, його оцінки можуть стати більш об'єктивними.

Зрозуміло, подібна діяльність вимагає багато часу і сил, тому надзвичайно важливо забезпечити її результативність, тобто на основі аналізу й обробки даних виявляти і здійснювати заходу для запобіганню плинності, що можуть носити як апріорний характер (більш ретельний добір співробітників з урахуванням запобігання ще на цій стадії найбільше що часто зустрічаються причин добровільних звільнень працівників), так і апостеріорний (цілеспрямовану роботу з утримання на підприємстві кадрових працівників).

При аналізі й оцінці в процесі аудита ефективності використання фонду робочого часу втрати робочого часу за аналогією з неминучими і добровільними звільненнями можуть бути розділені на неминучі і ті, котрі можна було запобігти. Так, невихід на роботу через хворобу, нещасного випадку, серйозних сімейних обставин і т.п. може бути віднесений до неминучих утрат робочого часу. Утратами робочого часу не вважаються чергова відпустка, свята або заздалегідь обговорені офіційно оформлені відпустки.

У вітчизняній практиці аналіз показників використання робочого часу, як правило, проводиться в напрямку з'ясування причин, частоти, розмірів утрат фонду робочого часу і ступеня ущільнення робочого дня.

Оцінка показників ефективності використання робочого часу буде більш повної, якщо з відомим ступенем умовності також розділити ці показники на кількісні (екстенсивні) і якісні (інтенсивні). Тоді, наприклад, до екстенсивного можна віднести такі показники, як утрати фонду внутрізмінного робочого часу, утрати фонду цілозмінного часу робітника, утрати робочого часу за рахунок знецінення праці (шлюб, відхилення від нормальних умов технології й ін.). Тут можливий розрахунок цілого ряду широко застосовуваних у вітчизняній практиці показників і коефіцієнтів.

Аналіз статистики втрат робочого часу дозволяє визначити проблемні зони - ті галузі, професії або групи працівників, у яких зберігається найвищий рівень невиходів на роботу, утрат робочого часу або ж у які він стрімко росте. Така інформація важлива як для аудиторів при підведенні підсумків міжгалузевих і міжрегіональних порівнянь і зіставлень ефективності організації виробництва, так і для працівників кадрових служб при прогнозуванні надійності того або іншого працівника, виходячи з приналежності його до визначеної соціально-демографічної, кваліфікаційної, професійної групи.

Одна з задач аудитора - показати керівництву організації серйозність економічних утрат від пропусків робочого часу. Це можна зробити, якщо дати характеристику втрат у грошовому вираженні. У вартість однієї невиправдано загубленої години робочого часу включаються середня годинна заробітна плата, витрати на пенсії, посібники працівникам, витрати на зміст адміністративного апарата, накладні витрати.

Навіть якщо роботодавець вважає рівень утрат робочого часу і витрати на них прийнятними для своєї організації, для виявлення резервів поліпшення організації виробництва аудиторові варто вивчити статистику аналогічних галузевих показників і перевірити, чи відповідає методика розрахунку показників на підприємстві галузевої. Ефективне керування трудовими ресурсами вимагає, щоб керівниками вівся індивідуальний облік явки, стимулювалася гарна явка, а проти хронічних прогульників приймалися прогресивні дисциплінарні міри.

Поряд зі статистикою втрат робочого часу роботодавці повинні вести й облік професійних захворювань і виробничих травм, оскільки втрати робочого часу з цих причин складають самостійну значну групу. Детальна інформація про нещасні випадки або травми дає основу для аналізу проблемних зон з погляду умов праці, удосконалювання системи охорони праці і стимулювання персоналу до підтримки безпеки і збереженню здоров'я.

Цей методичний підхід застосуємо і при аналізі інших трудових показників, таких як продуктивність праці, оцінка виконання робіт, ефективність навчання і підготовки кадрів і т.д.

Ефективність аудита в трудовій сфері.

По завершенні роботи повинний бути підготовлений підсумковий матеріал, що включає доповідь про результати аудиторської перевірки, оцінці і рекомендаціях. Можлива підготовка декількох спеціалізованих доповідей, орієнтованих на різні рівні керування трудовими ресурсами і, відповідно, насичених різним фактичним матеріалом і утримуючими різними рекомендаціями. Отже, результати перевірки можуть принести максимальну користь усім працівникам, зацікавленим у процвітанні своєї фірми. Таким чином, формується реальне представлення про результативність аудита - завершальний етап цієї багатоскладової роботи.

Ефективність аудита може виступати в чисто економічній формі, соціально-економічної, соціально-психологічної або являти собою їхній комплекс, що найбільше реалістично. При цьому ефективність може бути прямій або непрямої, з чітко визначеними тимчасовими рамками або без них.

Найбільш очевидної вигоди від проведення аудита в трудовій сфері стають тоді, коли вони переведені на мову реальної грошової вигоди для підприємства. Аналіз "витрати-вигоди" - це аналіз витрат на визначені функції, наприклад навчання, у грошовій формі порівняно з негрошовими вигодами, такими як відношення до праці, здоров'я, безпека.

Аналіз "вартість-ефективність" - це аналіз витрат на визначені функції в грошовій формі порівняно з грошовими вигодами, такими, як зростання виробництва, скорочення простоїв і т.д.

Приміром, загальна ефективність розроблених за підсумками проведення аудиторських перевірок програм роботи з запобігання або скорочення плинності на підприємстві може бути розрахована як співвідношення результатів - економії від скорочення плинності і витрат - витрат на зміст кадрової служби. При цьому економія за рахунок скорочення плинності включає прямі витрати: безпосередньо на звільнення працівника (співбесіда, оформлення документів і т.п.), витрати на найм нового працівника, витрати на навчання нового працівника, і непрямі витрати: зниження продуктивності праці працівника, що звільняється, у період перед звільненням, погіршення моральної обстановки в колективі, збільшення понаднормового навантаження інших зайнятих у зв'язку з утворенням вакансії.

При усій важливості статистичних і розрахункових джерел інформації для визначення ефективності програм реалізації пропозицій, сформульованих за підсумками аудиторської перевірки, переоцінка кількісного підходу може привести до висновків, що здаються об'єктивно обґрунтованими, але не дають представлення про те, наскільки споживачі послуг служб трудових ресурсів дійсно задоволені роботою цих служб. З'ясування цього припускає періодичне вивчення думки клієнтів про якість наданих послуг, а в тій або іншій ситуації клієнтами можуть бути керівники і керуючі, наймані робітники і керівники профспілок. Реакція споживача може бути отримана через вивчення думок, індивідуальні бесіди з працівниками, групові зустрічі, письмові й усні коментарі керуючих і середнього керівного персоналу до статистичного аналізу й ін.

Аудит у трудовій сфері може бути використаний і для кадрових перестановок у колективі. Якщо організація хоче залишитися конкурентноздатної, вона повинна періодично проводити перестановку кадрів. Аудит у трудовій сфері допомагає менеджерові виявити сховані достоїнства і недоліки працівників, визначити, наскільки велико, на їхню думку, розходження між реальними і бажаними або очікуваними умовами праці і його оплати. Таким чином, перевірка стає науково обґрунтованим стимулом кадрових змін, вона не тільки готує ґрунт для змін, але може стать і інструментом перестановок. Перевірка може бути використана як нейтральний засіб кадрових перетворень в очах вищестоящого, нижчестоящого і не вхідного до складу керування трудовими ресурсами персоналу підприємства.

Для впливу на ефективність підприємства важливим елементом аудита в трудовій сфері є оцінка діяльності служб керування працею. Справа в тім, що багато років керуючі відділами трудових ресурсів відносилися до другорядним що служить, діяльність яких не зв'язана з основною метою підприємства і не може впливати на ефективність його роботи. Однак за останні роки ріст вартості робочої сили, утручання держави в економіку і пошук нових резервів підвищення продуктивності праці привели до зміни оцінки ролі служб керування трудовими ресурсами в роботі фірми. У свою чергу самі служби керування трудовими ресурсами розширили свою діяльність, для того щоб їхньої дії більше відповідали основним задачам підприємства. У ході аудиторської перевірки може бути дана експертна оцінка ступеня відповідності діяльності відділу керування трудовими ресурсами основним виробничим задачам підприємства.

В ідеалі кожна з функціональних областей керування працею і трудовими ресурсами, а до таким, як показано вище, відносяться планування персоналу, добір, набір, перепідготовка і підвищення кваліфікації працівників, розподіл робіт, система оцінки виконання робіт, винагорода за працю з урахуванням компенсацій, створення сприятливого психологічного мікроклімату в колективі і т.д., повинна відповідати загальним задачам стратегічних програм розвитку підприємства. Тому для визначення загальної ефективності діяльності відповідних служб у ході аудита необхідно перевірити кожне з підрозділів і визначити, наскільки ефективно і економічно вони працюють.

Таким чином, аудит у трудовій сфері як елемент виявлення резервів підвищення ефективності і прибутковості підприємства є одним з найбільш діючих факторів економічної політики підприємства, що особливо наочно проглядається в умовах переходу до ринкової системи. Чисто методично аудит містить у собі як мікроекономічні, так і макроекономічні питання організації соціально-трудових відносин і охоплює практично всі елементи цих відносин. Систематичне проведення аудиторських перевірок дає можливості для оцінки стану і розвитку трудових відносин на підприємстві в динаміку.

Роль аудита як оцінки соціально-трудових відносин на підприємстві обумовлює його місце в завершальному, підсумковому розділі підручника.

Питання та завдання для обговорення

1. Сутність та основні задачі аналізу трудових показників.

2. Економічні та історичні передумови виникнення аудита в трудовій сфері.

3. Рівні та суб’єкти аудиторської діяльності у трудовій сфері.

4. Мета аудиту в трудовій сфері.

5. Види аудиторської діяльності у соціально-трудовій сфері.

6. Переваги і недоліки залучення до перевірки зовнішніх ревізорів.

7. Основні джерела інформації, які використовуються при проведенні аудита в трудовій сфері.

8. Категорії персоналу, які доцільно залучити для співбесід і опитувань у ході аудиторської перевірки.

9. Показники, які можуть бути використані для проведення аудиторської перевірки.

10. Оформлення підсумків аудиторської перевірки та використання її результатів.

Проблемні питання

1. На підприємстві (фірмі) різко зросла плинність кваліфікованих кадрів. Діяльність кадрової служби, що займалася даною проблемою, виявилася без результативною. Вас запросили як аудитора. Назвіть й охарактеризуйте основні елементи розробленої Вами програми аудиторської перевірки.

2. Ви – керівник підприємства, який має намір провести різке скорочення персоналу. Сформулюйте в зв’язку з цим задачі для аудиторів.

3. На підприємстві, де ви працюєте, проводиться аудиторська перевірка в сфері трудових відносин. Як, на Ваш погляд, може змінитись організація праці після підведення підсумків перевірки?

Приклади

Приклад 1.На підставі даних таблиці зробити розрахунок впливу факторів на відхилення фактичної продуктивності праці від планової.

Дані для аналізу трудових факторів:

Розв’язування.

Вплив факторів на відхилення фактичної продуктивності праці від планової:

1) зміна питомої ваги робітників у складі промислово-виробничого персоналу

(-2,4) 8800 : 100 = -211,2 (грн);

2) зміна середньорічного виробітку одного робітника

650 • 81,87 : 100 = +532,2 (грн).

Разом: +321 грн.

На останній фактор, у свою чергу, вплинули такі фактори:

а) зміна кількості відпрацьованих днів одним робітником

(-10)-8-5 = -400(грн);

б) зміна тривалості робочого дня

(-0,5) 210-5 =-525 (грн);

в) зміна середньогодинного виробітку одного робітника

1 -210 -7,5 = +1575 (грн).

Разом: +650 грн.

Резервами зростання середньорічного виробітку одного робіт­ника є подолання негативного впливу факторів а) та б). Воно ста­новить 925 грн, або 10,5 % планового показника, а резерв підвищення середньорічної продуктивності праці одного працюючо­го — 968,5 грн (925 • 0,8187 + 211,2), або 13,1 % планового рівня цього показника.

Далі здійснюємо розрахунок впливу факторів на обсяг товар­ної продукції внаслідок використання тільки категорії робітників:

1) зміна кількості робітників

(-10)220- 8 -5 =-88 000 (грн);

2) зміна відпрацьованих одним робітником днів за рік (явки)

(-10) 140-8 • 5 =-56 000 (грн);

3) зміна тривалості робочого дня

(-0,5) • 140 •210 • 5 = -73 500 (грн);

4) зміна середньогодинного виробітку одного робітника:

(+1) 140 • 210 • 7,5 = +220 500 (грн).

Разом: +3000 грн."

Висновки. Цей розрахунок підтверджує, що три фактори є негативними і тільки останній діяв позитивно. Проте він є найвпливовішим і пере­крив негативний вплив перших трьох факторів, які формально мож­на розглядати як резерви виробництва. Проте зменшення чисельно­сті робітників при забезпеченні необхідних обсягів виробництва завжди розглядається як позитивне явище, і воно не повинно стави­тися у провину підприємству. Тому резерви виробництва, виходячи з наведеного розрахунку, становлять лише 129,5 тис. грн (56 + 73,5).

Приклад 2

Проаналізуйте вплив факторів: середньорічного виробіт­ку одного працівника та середньої за списком чисельності персоналу на зміну обсягу товарного випуску. Зробіть від­повідні висновки з проведеного аналізу.

Дані для аналізу випуску продукції за тру­довими факторами:

Розв’язування.

Аналіз впливу трудових факторів на випуск продукції:

1. Середньорічний виробіток на одного працівника:

за минулий рік: 112 869 000 : 1020 =110 655,88 грн;
за звітний рік: 87 160 : 929 = 93 821,31 грн.

2. Впливи факторів:

а) середня за списком чисельності персоналу:

91-110 655,88 = -10 069,685 тис. грн;

б) середньорічного виробітку на одного працівника:

16834,57 • 929 = -15639,316тис.грн.

Перевірка: -10 069,7 - 15 639,3 = -25 709 тис. грн.

Висновок.Випуск товарної продукції порівняно з минулим роком знизився на 25709 тис. грн. Це сталося внаслідок зменшен­ня середньої за списком чисельності персоналу на 91 особу, що зменшило випуск товарної продукції на 10069,7 тис. грн і внаслідок зниження середньорічного виробітку одно­го працівника на 16834,57 грн, що також зменшило випуск товарної продукції на 15639,3 тис. грн. Зазначені вище фактори, а також ліквідація понадпланових та непродук­тивних втрат робочого часу, вдосконалення структури пер­соналу, підвищення кваліфікації кадрів, є резервами збіль­шення обсягів випуску продукції.

Приклад 3

За даними табл., що наведена нижче, дати загальну оцінку показників використання трудових ресурсів за два роки. Проаналізувати динаміку показників, зробити відпо­відні висновки щодо можливості поліпшення використання трудових ресурсів та підвищення на цій основі обсягів ви­пуску товарної продукції.

Аналіз показників використання трудових ресурсів:

Розв’язування.

Порівняно з минулим роком випуск товарної продукції знизився на 22,8 %, що становить 25709 тис. грн; на підпри­ємстві є нестача робочої сили на 8,9 %, або на 91 особу, у тому числі робітників — 9,6 %, або на 85 осіб, також знизи­лися частка робітників у чисельності персоналу підпри­ємства на 0,61 %, продуктивність одного працівника на 16 834,57 грн, або на 15,21 %, і продуктивність одного робіт­ника на 33 283,42 грн, або на 26,19 % . Підприємству слід переглянути та вдосконалити структуру персоналу, підвищи­ти рівень кваліфікації кадрів, що приведе до підвищення продуктивності праці та збільшення об'ємів виробництва.

Приклад 4

Оцінити повноту використання трудових ресурсів за кількістю відпрацьованих днів і годин одним працівником за аналізований період часу, а також за ступеню використання фонду робочого часу (табл. ).