Виды контроля проектной деятельности

Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любой проект-менеджер должен своевременно фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они причинят вред проекту. Различают три вида контроля: предшествующий, текущий и заключительный.

Предшествующий контроль осуществляют к фактическому началу работ по реализации проекта; он направлен на соблюдение определенных правил и процедур. Такой контроль, как правило, касается ресурсного обеспечения работ (трудовыми, материальными и финансовыми ресурсами).

Текущий контроль осуществляют непосредственно во время реализации проекта. Цель этого контроля — оперативно регулировать процесс реализации проекта. Текущий контроль базируется на сравнении достигнутых результатов с установленными в проекте стоимостными, временными и ресурсными характеристиками. Различают текущий контроль времени (достижение промежуточных целей и выполнение объемов работ), бюджета (уровня затрат финансовых средств), ресурсов (их фактических затрат) и качества (работ).

Заключительный контроль осуществляют на стадии завершения проекта для интегральной оценки реализации проекта вообще. На основе этого контроля обобщают приобретенный опыт для дальнейшей разработки и реализации проектов-аналогов, а также совершенствуют процедуры управления.

Составление отчетов о состоянии реализации проекта. Указанные отчеты требуют первичной информации. Для их эффективности в процессе контроля представление информации может базироваться на специально разработанных принципах. Независимо от применяемой формы представления отчетных данных для достижения эффективности функций контроля отчеты должны содержать такие позиции:

• сметную стоимость (суммарную, на определенную дату или за конкретный период) для сравнения фактических и прогнозируемых результатов;
• фактические результаты, которые характеризуют процесс выполнения заданных объемов работ на определенную дату или за конкретный период;
• прогнозируемые результаты, которые базируются на селективности имеющейся информации и характеризуют ожидаемое состояние проекта и его составляющих на последующий период;
• отклонения, которые свидетельствуют о том, в какой мере фактические и прогнозируемые результаты отличаются от запланированных и расчетных показателей;
• причины, то есть ожидаемые и непредвиденные обстоятельства, которые определяютфактический и прогнозируемый процесс реализации проекта, в частности егоотдельных операций, и объясняют важные отклонения от плановых показателей.

Оценка состояния работ и прогнозирования изменений проекта. Для того чтобы получить обобщенный показатель реализации проекта, разрабатывают систему показателей, на основе которых сравнивают выполнение работ по времени и стоимости. Для оценки показателя состояния реализации проекта необходимо определить объемы выполненной работы. По предположению, что коллектив, который выполняет работу, остается неизменным и его производительность работы постоянна, объем фактически выполненной работы будет пропорционален времени, на протяжении которого эта работа была выполнена к определенному моменту. В этом случае работа может характеризоваться не объемами, а соотношением плановых и реальных моментов ее начала и завершения.

Прогнозирование деятельности и выявление тенденций. С целью обеспечения эффективности управления проектом и возможности предотвращения сбоев в отчетах должны отражаться не только минувшие события, а и ситуации, которые могут состояться. Для этого используют специальные средства прогнозирования и определения имеющихся тенденций. Для контроля выполнения сетевых графиков, календарных планов и затрат ресурсов применяют разные модели, методы и средства. В случае графического изображения (в виде календарных планов и сетевых моделей) осуществлению функций контроля оказывает содействие именно логическая последовательность этих инструментов, которая обеспечивает определение влияния изменений в одной работе на реализацию проекта вообще. Разработка систем контроля своевременности поставок, а также других систем базируется на таких же принципах. При этом следует полностью исключить возможность такой ситуации, когда оборудование, сроки монтажа которого уже наступили, еще не заказано. Во всех приведенных случаях информация должна передаваться своевременно.

Регулирование процесса реализации проекта. Основными задачами регулирования процесса реализации проекта является контроль за фактическим выполнением работ, выявление и анализ имеющихся отклонений от плановых задач, корректирование и внесение в проект соответствующих изменений с помощью организационно-технологических, экономических и технических решений, которые обеспечивают своевременное и эффективное достижение заданной цели проекта. Процесс регулирования состоит в повторении с определенной периодичностью (сутки, неделя, декада, месяц) таких процедур: сбор и анализ оперативной информации о фактическом состоянии реализации проекта; обсуждение и принятие решений о дальнейшей реализации комплекса работ (корректирование оперативных планов); восстановление сетевых моделей (перерасчет) и актуализация календарных планов; доведение изменений до ответственных исполнителей и руководителей соответствующих уровней.

ВЫВОДЫ

Все основные элементы проекта должны контролироваться руководством, которое должно определить процедуру и установить последовательность сбора данных через определенные интервалы времени, производить анализ полученных данных, анализировать текущие расхождения фактических и плановых показателей и прогнозировать влияние текущего состояния дел на выполнение оставшихся объемов работ.

Основные принципы построения эффективной системы контроля включают: наличие четких планов; наличие ясной системы отчетности; наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций; наличие эффективной системы реагирования.

Завершающим шагом процесса контроля являются действия, предпринимаемые руководством и направленные на преодоление отклонений в ходе работ проекта. Эти действия могут быть направлены на исправление выявленных недостатков и преодоление негативных тенденций в рамках проекта. В ряде случаев может потребоваться пересмотр плана.