Принципы эффективного управления временем

Принципы управления - общие закономерности, в рамках которых реализуются связи (отношения) между различными структурами (элемен­тами) управленческой системы.

Эффективное управление временем связано с достижением результатов деятельности. Схема деятельности с ориентацией на результат является важным инструментом осуществления управления по результа­там. Схема деятельности с ориентацией на результат отличается от тради­ционной с ориентацией на задание. Она охватывает годичный отрезок времени и составляется на каждый отчетный период путем установки новых целей.

Схема связана со всеми стадиями управления по результатам. Это часть процесса определения результатов, она используется постоянно в процессе контроля за результатами, при котором дается оценка результатам дея­тельности в истекшем отчетном периоде и ставятся новые конечные цели деятельности. Важнейшим звеном схемы с точки зрения управления индивидуальной работой и использованием времени является определение ключевых результатов деятельности в предстоящем отчетном периоде. Ключевые результаты определяются индивидуально, в порядке их значи­мости и с оценкой их взаимного влияния. На основе ключевых результатов составляются личный план деятельности и календарный план работы на предстоящий год (годовое распределение времени).

На основе годового плана работы время распределяется помесячно и понедельно на ближайшие месяцы и недели, а в рамках недели составля­ется точный план на каждый рабочий день.

В ходе осуществления деятельности в определенных временных интер­валах производится контроль полученных результатов и использования времени. На основе этих оценок составляется план повышения эффектив­ности работы и использования времени как в краткосрочной перспективе, так и в течение одного года. Кроме того, в системе управления собственной деятельностью и использованием времени (УСДИВ) рекомендуется по крайней мере один раз в год проводить анализ использования времени на основе 2-3-недельного периода. Это окажет дополнительную помощь в управлении использованием времени.

Для каждого ключевого результата четко определяются цели, необхо­димое время для их достижения и методы контроля за этим процессом. Происходят большие потери времени по причине того, что цели проекта либо не существуют, либо нечетко сформулированы или недостижимы. Цели определяют направление развития проекта и выполнения работ. Четко и ясно заданные цели становятся стандартом, используемым для проработки индивидуальных целей и работ по их достижению.

Цели по ключевым результатам могут быть количественными, качест­венными и привязанными ко времени. Их нужно сравнивать с текущей ситуацией, если таковая существует для данной цели (табл. 7.1).

Таблица 7.1 – Пример определения целей

Затем в плане деятельности определяются моменты контроля процесса достижения целей, по чьей инициативе он осуществляется и в какой форме производится. При этом необходимо основное внимание уделять именно осуществлению поставленных целей, а не отдельных мероприятий.

Значение бюджета времени заключается в том, что он характеризует время, необходимое для достижения ключевых результатов. Бюджет вре­мени обычно составляется в процентном выражении и показывает, какая часть общего времени уходит на мероприятия по достижению каждого ключевого результата. Иногда он составляется не в процентах, а в днях или неделях. При этом, оценивая его количественно, не нужно стремиться к более чем 5%й точности.