Взаимосвязь объемов, продолжительностии стоимости работ

Объемявляется одной из важнейших характеристик проекта (отдельно взятой работы) и определяется после разработки СРР (структуры разбиения работ) на основе нормати­вов, экспертных оценок или имеющегося опыта. Понятие "объем" может использоваться для описания величины трудоемкости, продолжительнос­ти, стоимости и т.д.

Продолжительностьпроекта и составляющих его работ ограничивается фиксированной /желаемой датой его завершения, уставленной либо кон­трактом с заказчиком, либо другими внешними условиями (например, выход конкретного продукта на рынок). С другой стороны, продолжитель­ность работы может быть определена исходя из ее объема и производи­тельности ресурсов, требующихся для ее выполнения:

Т (продолжительность) = .

В общем случае объем работы является величиной фиксированной и продолжительность ее выполнения на практике определяется общей про­изводительностью управляющих ресурсов. Управляющим считается ре­сурс, время работы которого непосредственно влияет на продолжитель­ность работы. Например, в строительстве вначале устанавливают продол­жительность механизированных работ, ритм которых определяет все по­строение графика реализации проекта, а затем рассчитывают продолжительность работ, выполняемых вручную.

Стоимость работы в общем случае напрямую зависит от количества ресурсов, назначенных для ее выполнения. Ввиду того, что наиболее значимым и невосполнимым элементом проекта является время его выпол­нения, то именно за счет эффективного планирования ресурсов и затрат проекта можно добиться оптимального срока его завершения. Поэтому на этапах инициации и разработки графика проекта необходимо учесть следующее:

• Можно ли обеспечить завершение работ и проекта в целом за более короткие сроки при наличии дополнительных ресурсов и финансирова­ния?
• Стоит ли применять новые технологии при выполнении работ и как это отразится на времени реализации проекта и его затратах?
• Правильно ли рассчитана потребность в ограниченных ресурсах и оптимально ли они распределены между работами проекта?

Сущность затрат работ и проекта в целом проиллюстрирована на рис. 7.1.

Общие затраты проекта для каждого периода определяются как сумма прямых и косвенных затрат (накладных расходов). Последние связаны с обеспечением процесса реализации проекта и включают административные расходы, затраты, связанные с организацией работ, отчисления на рекла­му, платежи по кредитам, арендную плату и т.д. Накладные расходы напрямую не связаны ни с одним из пакетов работ или конкретной работой. Любое сокращение сроков реализации проекта приведет к их уменьшению.

Затраты

Продолжительность выполнения

Рисунок 7.1 - Зависимость затрат проекта от его продолжительности

Как следствие, если данный вид затрат составляет существенную долю общих затрат проекта, то сокращение его продолжительности выразится в экономии финансовых средств.

Прямые затраты связаны с расходом денежных средств на оплату труда рабочих, закупку материалов, оборудования, обязательствами по субдого­ворам. Они могут быть назначены на пакеты работ и отдельные работы. В идеальном случае длительность работы планируется таким образом, чтобы прямые затраты на ее выполнение были минимальны. Но как только появляются ограничения, возникает необходимость сокращения длитель­ности. Природа прямых затрат такова, что они увеличиваются в объеме при сокращении длительности выполнения работы. Поэтому, если необ­ходимо сократить сроки реализации проекта при минимальном увеличении прямых затрат, следует прежде всего уменьшать длительность тех крити­ческих работ, стоимость которых "сравнительно мало" зависит от продол­жительности либо является наименьшей при одинаковых сроках сокраще­ния длительности.

В результате кривая общих затрат по проекту имеет точку, в которой для реализации проекта требуется минимальный бюджет.

Таким образом, данные по расписанию (продолжительности), ресурсы и затраты как основные элементы управления проекта являются взаимо­зависимыми — изменения в одном приводят к изменениям в других (рис. 7.2).

Рисунок 7.2 - Треугольник управления проекта

Методы управления содержанием работ

Под содержанием работ понимают описание работ, которые должны быть выполнены, и ресурсов, которые должны быть обеспечены. С другой стороны, для эффективного управления содержанием необходимо опреде­лить:

• работы для выполнения;
• последовательность работ;
• продолжительность работ;
• потребность в ресурсах и стоимость работ.

В любом случае описание/определение работ и ресурсов для их выполнения является важным этапом при управлении содержанием работ.

Определение работ включает идентификацию и документальное офор­мление отдельных работ, которые должны быть выполнены для достиже­ния целей проекта, определенных в структуре разбиения работ. В данном процессе необходимо определять работы таким образом, чтобы цели проекта могли быть достигнуты.

Инструментарий для определения работ включает:

• декомпозицию, которая представляет собой разделение элементов
  проекта на более мелкие и управляемые компоненты. Основная разница между применением деком­позиции в данном случае и определением содержания проекта состоит в том, что результаты здесь описываются в терминах работ, а не целей;
• список работ или часть подобного списка из предыдущего проекта
  часто используется как шаблон для нового проекта. В дополнение список работ для элемента СРР из текущего проекта может быть использован как шаблон для схожих элементов СРР.

Результатом определения работ являются:

• список работ, который должен включать в себя все работы, которые
  будут выполнены в ходе проекта. Он должен быть оформлен как расширение СРР для удостоверения в том, что он является полным и не включает
  работы, которые не требуются для реализации содержания проекта;
• дополнительные детали для списка работ (например, ограничения),
  которые должны быть задокументированы для их дальнейшего использования;
• модернизация структур разбиения видов деятельности. При использовании СРР для определения работ команда проекта может определить отсутствующие предметы цели или выявить необходимость в корректиров­ке описания целей.

Планирование (описание) ресурсов включает определение того, какие физические ресурсы (люди, оборудование, материалы) и в каких количе­ствах должны быть использованы для выполнения работ проекта. Плани­рование ресурсов непосредственно связано с составлением сметы.

Планирование потребности в ресурсах осуществляется на основании:

• определения содержания проекта;
• разработки СРР;
• опыта ранее реализованных проектов;
• нормативной или проектной документации;
• описания существующих в организации запасов ресурсов. Описание включает определение потенциально имеющихся ресурсов в организации, которые будут учитываться при планировании ресурсов;
• политики в отношении набора персонала, закупки материалов, аренды оборудования и т.д.

Методы управления планированием ресурсов сводятся к методам, по­зволяющим оптимально планировать потребность и распределение ресур­сов между работами.

На рис. 7.3 приведен пример процесса планирования ресурсов.

Возможны ситуации, когда ресурсы, назначаемые на конкретную рабо­ту, являются основным фактором, определяющим сроки ее начала и окончания. В этом случае ресурсы имеют собственные ресурсные календа­ри, согласно которым осуществляется выполнение работы.

При назначении работам ограниченных ресурсов необходимо учитывать их пределы потребления, что в дальнейшем позволит проводить анализ профилей их использования. Существующие программные продукты для календарно-сетевого планирования поддерживают от одного до двух пре­делов потребления: нормальный и максимальный. Нормальный предел потребления характеризует то количество ресурса, которое может быть предоставлено для выполнения работы при нормальных условиях в еди­ницу времени (например, для работника это 8 чел.-ч в день). Максималь­ный предел потребления характеризует то количество использования ресурса в единицу времени, которое при дополнительных затратах может быть обеспечено (10-12 чел.-ч в день).

При анализе профилей использования ограниченных ресурсов опреде­ляется соответствие между пределами их потребления (возможностью) и потребностью для выполнения работы. В ряде случаев возникает ресурс­ный конфликт, когда потребность в каком-либо ресурсе превышает его максимальный предел потребления (например, одновременно выполняе­мые работы используют один и тот же ресурс).

Рисунок 7.3 - Пример процесса планирования ресурсов

Для оптимизации распределения ресурсов и, в частности, разрешения ресурсных конфликтов используются методы выравнивания, которые учитывают пределы потребления ресурсов и позволяют использовать их наиболее эффективно. Выравнивание ресурсов устраняет пики в исполь­зовании ресурсов и устанавливает уровень использования ресурсов ниже максимального предела, смещая выполнение некоторых работ на более поздние даты.

Как правило, используются следующие методы выравнивания:

• нормальное — работы планируются на более поздний срок за счет резерва времени до появления необходимого количества ресурса;
• разбиение — работа разбивается на несколько частей, для выполнения каждой из которых необходимо определенное количество ресурса;
• растяжение — уменьшение интенсивности использования ресурса за счет увеличения продолжительности работы;
• сжатие - в случае избытка ресурса уменьшение продолжительности выполнения работы за счет увеличения интенсивности использования ресурса.