Требования к содержанию и оформлению документов.

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Каждый документ должен давать сведения, необходимые для исчерпывающей характеристики хозяйственной операции (Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 "О первичных учетных документах").

Сведения об операции, внесенные в документ, составляют его содержание и называются реквизитами.

Реквизиты зависят от характера хозяйственной операции и наз­начения документа. Например, в расходном кассовом ордере должно быть указано, кому надлежит выплатить деньги, какую сумму, за что или на какие цели; в наряде следует отразить, когда выполнялась работа, где (на каком участке), кто её выполнял, объем работы, расценки и начисленную сумму в порядке оплаты труда и т.п.

Количество и состав реквизитов разных документов могут быть различными. Однако некоторые из них являются общими для всех бух­галтерских документов.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

При отсутствии хотя бы одного из указанных общих и обязатель­ных реквизитов бухгалтерский документ теряет свою юридическую силу и не может служить основанием для проведения или подтверждения со­вершения хозяйственной операции.

По состоянию на сегодняшний момент Госкомстатом РФ разработаны и утверждены альбомы унифицированных форм первичной учетной документации и их электронные версии. Согласно Постановлению Госкомстата РФ от 28 января 2002 г. N 5 "Об утверждении дополнений к указаниям по применению и заполнению унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России" (с изм. и доп. от 21 января 2003 г.), организациям предоставлено право вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, кроме форм по учету кассовых операций.

Основное требование, предъявляемое к документации, - полнота характеристики операции и краткость её изложения. Для выполнения этого требования, а также для сокращения и облегчения учетной работы в практике, как правило, применяются типовые формы документов.

При документации операций следует соблюдать определенные пра­вила, требующие:

Ø составления документов в момент совершения операции на основе достоверных данных, полученных в результате наблюдения;

Ø составления документов при помощи счетно-пишущих машин, а при отсутствии их - от руки темными чернилами, ясным, разборчивым почерком, без помарок. Некоторые документы, например денежные и банковские, заполняются только чернилами от руки или на пишущей машинке;

Ø соблюдения установленных типовых форм документов и реквизитов;

Ø изложения содержания хозяйственных операций в документах с исчерпывающей точностью и предельной ясностью, исключающими двусмысленное толкование;

Ø применения только общепринятых сокращений слов и названий;

Ø четкого и разборчивого написания количественных и стоимостных показателей операций с указанием денежных сумм цифрами и прописью;

Ø полного заполнения всех реквизитов типовых форм документов. При отсутствии надобности в тех или иных показателях соответствующие строки и графы документа прочеркиваются;

Ø заверения документов подписями только уполномоченных на то лиц.

Строгое соблюдение этих правил позволяет избежать возможных ошибок, недоразумений и злоупотреблений. Необходимо учитывать, что ответственность за достоверность содержащихся в первичных документах сведений возлагается на лиц, составивших и подписавших их.

Руководитель по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Документы же, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются исключительно руководителем организации и главным бухгалтером. В случае разногласий между руководителем и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Первичные учетные и сводные документы могут составляться в равной степени как на бумажных, так и на машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственной операции, а также по требованию органов. Осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

В документе не должно быть никаких подчисток, помарок и ошибок. При наличии их документ считается недействительным. Ошибки в документах исправляются в установленном порядке.

Неправильно написанные цифры или слова исправляют путем зачеркивания их и написания над ними правильного числа или слова. Излишне написанные текст или цифры аккуратно зачеркивают. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Такой способ исправления ошибок называется корректурным.

Документ с ошибкой, полученный от другой организации, подле­жит возврату, для исправления не допускается. При обнаружении ошибок документ составляется заново.