Порядок обработки и хранения документов

Первичные документы после составления поступают в бухгалтерию хозяйства, где их подвергают бухгалтерской обработке. Обработка включает проверку сущности и законности совершенных хозяйственных операций, арифметическую проверку документов, таксировку их и группировку, составление счетной формулы и гашение документов.

Проверка сущности и законности совершения хозяйственной опе­рации заключается в том, что выясняются хозяйственная целесообразность операции и соблюдение законности при её проведении.

При арифметической проверке документа проверяется правильность всех расчетов, итогов, применения цен, расценок и т.д.

Под таксировкой документа понимается пересчет натуральных показателей в стоимостные с использованием установленных расценок.

Группировка документов - подбор их в группы по какому-либо признаку. При бухгалтерской обработке документы в первую очередь группируют по корреспондирующим в результате операции счетам. Группировка документов сокращает количество бухгалтерских записей, так как вместо нескольких одинаковых записей делают одну на общую сумму. Кроме того, документы группируют по производственным подразделениям, видам товарно-материальных ценностей, объектам затрат и т.д. Группировка документов важный этап учетной работы, она зависит от организации учета.

Контировка (составление счетной формулы) заключается в разметке на документах корреспондирующих по данной операции счетов. Счетная форму­ла может указываться по каждому документу отдельно или по группо­вому (сводному) документу. Она оформляется путем написания кодов дебетуемых и кредитуемых счетов и суммы операции по каждому счету.

После составления счетной формулы документы подлежат разноске, т.е. отражению их данных на синтетических и аналитических счетах.

Гашение бухгалтерских документов заключается в том, что после разноски, т.е. после использования для учетных записей, на них ставится надпись с указанием номера записи и даты. Эта надпись свидетельствует о том, что на основе документов уже сделаны записи в книгах учета. Гашение документов облегчает проверку полноты разноски и предостерегает от повторного их использования.

Документы после их использования в текущем бухгалтерском учете подшивают в папки и передают на хранение.

В соответствии с Положением бухгалтерский архив организуется в специальном помещении или в закрытых шкафах. Дела из бухгалтерского архива выдаются другим структурным частям предприятия только с разрешения главного бухгалтера. Изъятие оправдательных документов по требованию судебно-следственных и других органов происходит на основании письменного распоряжения этих органов с разрешения руководителя предприятия.

Все, документы, относящиеся к какому-либо одному учетному ре­гистру, должны храниться вместе, подшитыми в отдельной папке в хронологическом порядке. На папке указывается месяц и год, к которому относятся документы, шифр синтетического счета, номера документов, их количество и дру­гие справочные сведения. Массовые оправдательные документы кассовые ордера, материальные требования, наряды на работу и др. целесообразно в конце каждого месяца переплетать.

В бухгалтерском архиве хранятся документы за текущий год, поскольку они нужны для различного рода справок. В начале года документы за прошлый год передаются из бухгалтерского архива в общий архив предприятия. Там они находятся в течение сроков, определяемых действующими правилами.

В соответствии со ст. 7 Закона о бухгалтерском учете организации обязаны хранить первичные учетные документы в течение сроков, устанавливаемых в соответствии в правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Непосредственно сроки хранения бухгалтерских документов определены в статье 22 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания материалов делопроизводства.

По истечении этих сроков, документы особого значения передаются в местный государственный архив, остальные изымаются из архива и уничтожаются.