Состав элементов ОСУ.

Выше было сказано, что ОСУ представляет собой организационную форму, которая призвана обеспечивать эффективное осуществление процесса управления предприятием.

Как всякая организационная форма, ОСУ должна иметь элементы, определяющие ее конструктивные особенности (конструктивную форму), но эта форма должна обеспечивать быстро изменяющийся процесс управления, а, следовательно, она должна также быстро приспосабливаться к этим изменениям. Следовательно, ОСУ должна иметь в своем составе элементы, которые придают ей динамические свойства.

Такое концептуальное представление ОСУ имеет существенное значение при ее проектировании. Нередко ОСУ представлялась только в виде структурной статичной схемы и не замечалась ее динамическая сторона. Как статические, так и динамические свойства ОСУ обеспечиваются составом ее элементов. Рассмотрим эти элементы.

Задачи управления.

Процесс управления - это процесс решения задач управления.

Состав и содержание задач управления отражают цели предприятия, окружающую ее среду, ее ресурсы и протекающие в ней технологические процессы. Место решения каждой задачи и ее взаимосвязь с другими задачами определяются ОСУ. Состав задач управления и ОСУ неразрывен, как вещь и ее качество.

Следовательно, задачи управления являются ключевым элементом ОСУ, отражающим ее динамические свойства.

Задача управления является первичным „кирпичиком”, на основе которого создаются все остальные элементы и ОСУ в целом. Концепция вторичности других элементов по отношению к задачам управления применима к любому типу ОСУ предприятия.

На рис. 14.2. показан состав и зависимость элементов ОСУ. Здесь видна вторичность таких элементов, как уровни управления, подразделения и формы взаимосвязи

Нетрудно заметить, что рис. 14.2 – ничто иное, как центральная часть концептуальной модели организации, изображенной на рис. 14.1. В данном случае на ОСУ накладывается (совмещается) структура аппарата управления организации, т.е. мы наблюдаем две разные по назначению, но взаимозависимые организационные структуры

Состав задач управления существует объективно, поскольку определяется действием закона разделения труда в процессах производства и управления организацией, осуществляемых для достижения целей.

Выделение задач управления в составе организации позволяет ответить на вопросы и определить:

1) кем следует управлять? – выделение объекта управления;

2) для чего надо управлять? – выделение цели управления,

3) при каких условиях осуществляется управление? – выделение множества допустимых управляющих воздействий;

4) какую получаем выгоду или какие потери могут быть в результате управления? – выделение критерия эффективности управления.

Задачи управления порождаются управляемыми объектами и представляют собой виды деятельности работников аппарата управления.

Все остальные элементы ОСУ формируются человеком субъективно в процессе ее проектирования.

Уровни управления.

Ранее рассмотренное нами объективное вертикальное разделение труда на практике представляет собой перераспределение задач управления (видов управленческого труда) по вертикали. Такое вертикальное разделение задач управления определяется их следующими особенностями:

а) важностью или значением задачи управления в процессе достижения цели организации, т. е. обеспечения ее жизнедеятельности. Например, решение задачи об использовании свободных финансовых ресурсов представляется более важной по сравнению с решением задачи покупки канцелярских принадлежностей. Их значение для жизнедеятельности организации различно;

б) ролью и значением для организации управляемого объекта, на который направлены результаты решения задачи управления. Например, решение задачи по подбору кандидатуры менеджера по маркетингу имеет более важную роль по сравнению с задачей набора рабочих массовых профессий;

в) скоростью и подвижностью воздействия на организацию факторов внешней среды. Такие задачи принято разделять на четыре категории:

Ø самые срочные и важные задачи управления, требующие немедленного принятия решений;

Ø важные задачи управления средней срочности;

Ø важные, но не срочные задачи управления, требующие постоянного контроля;

Ø задачи, представляющие собой ложную тревогу.

Группировка задач управления по этим и другим признакам и их вертикальное перераспределение образуют уровни управления. Уровни в ОСУ определяют ее иерархичность и характеризуются степенью централизации или децентрализации задач управления. Именно этот параметр вносит субъективизм в определение количества уровней ОСУ.

Статус уровня в ОСУ определяется:

Ø подчиненностью нижестоящего уровня вышестоящему уровню;

Ø степенью важности задач управления.

Необходимость решения задачи обуславливает появление обязанностей, а получение требуемых результатов решения задачи порождает ответственность. Возможности решения задачи определяются правами уровня управления.

Эти три понятия в структуре аппарата управления представляют собой полномочия конкретного должностного лица, находящегося на определенном уровне управления. Здесь прослеживается взаимосвязь ОСУ и структуры аппарата управления.

Кроме того, они определяют третий элемент ОСУ - подразделения.

Подразделения.

Сложные организации осуществляют четкое горизонтальное разделение задач управления (труда) за счет образования подразделений, решающих конкретные специфические задачи и добивающихся конкретных целей. Подразделения формируются на основе объединения специализированных задач управления, имеющих отношение к конкретному управляемому объекту, функциональной области деятельности или к конкретной цели.

Обособленные подразделения в ОСУ называются департаментами. Основные типы ОСУ строятся на базе принципа департаментализации.

Принцип департаментализации означает разделение, дробление ОСУ на отдельные департаменты.

Подразделения или департаменты, отнесенные к определенному уровню управления, имеют свои названия.

Так, подразделения, находящиеся на первом после руководителя уровне, называются службами, на втором уровне иерархии - отделами, на третьем уровне - секторами, на четвертом - группами.

За каждым департаментом закрепляются определенные функции или функциональные области деятельности. Каждый департамент имеет свою внутреннюю структуру и состоит из должностных позиций, за которым закрепляются конкретные задачи управления. Определенная совокупность задач управления, объединенных по определенным признакам, образуют конкретную функцию или функциональную область деятельности.

По назначению в процессе управления подразделения делятся на линейные, штабные (функциональные) и вспомогательные.

Линейные подразделения объединяют преимущественно задачи, результатами которых являются конкретные управленческие воздействия. Это задачи организации, регулирования, стимулирования.

Функциональные подразделения включают задачи, решение которых направлено на выработку вариантов управленческого воздействия. Сюда относятся задачи планирования, анализа, учета и контроля.

Вспомогательные подразделения обеспечивают нормальное функционирование организации. Например, канцелярия, оформляющая корреспонденцию, бюро размножения документации и т.д.

Термины „линейный”, „штабной” используются также в структуре аппарата управления как особый тип отношений между персоналом организации.

Формы взаимосвязи.

Взаимодействие задач управления образует четвертый элемент ОСУ - взаимосвязи.

Так как задачи распределены по уровням управления и подразделениям, то для совместного функционирования в ОСУ существуют различные типы связей. Кроме того, связи обеспечивают целостность ОСУ как главного ее качества.

Это качество ОСУ образовано такими видами связей:

Ø вертикальными, или линейными, связями, обеспечивающими решение задач, закрепленных за разными уровнями иерархии управления. Эти взаимосвязи образуют скалярную цепь в системе управления. При помощи этих связей в структуре аппарата управления осуществляется регулирующее воздействие (руководство) и проявляется влияние руководителя на подчиненных при помощи власти и лидерства;

Ø горизонтальными, или штабными, связями, обеспечивающими решение задач, принадлежащих различным подразделениям. Они обеспечивают связь типа „отдел - отдел”. В структуре аппарата управления эти связи обеспечивают обмен формацией (результатами решения задач) между сотрудниками, работающими в разных отделах;

Ø технические связи предназначены для решения задач, находящихся в одном структурном подразделении. Они называются связями типа „обмен результатами решения задач”.

Эти типы связей называются организованными (формальными).

В ОСУ существуют только формальные связи.

В структуре аппарата управления существуют, кроме формальных связей, также неформальные связи.

Таким образом, ОСУ - это система задач управления, распределенных между взаимосвязанными уровнями и подразделениями, решение которых обеспечивает достижение целей организации.

14.2.1. Факторы, определяющие основные типы организационных стриктур

управления

Основная цель ОСУ заключается в организационной поддержке поведения предприятия в условиях, определяемых внешней средой и стилем руководства. Поддержка поведения предприятия обеспечивается соответствующим потенциалом ОСУ.

Потенциал ОСУ определяется системными свойствами структурообразующих элементов:

Ø способами подразделения задач управления (специализацией или концентрацией),

Ø способами взаимосвязи задач (разграничения или объединения задач),

Ø степенью централизации задач (централизация или децентрализация).

Потенциал - это возможность предприятия обеспечивать достижение поставленных целей, вырабатывая реакцию, соответствующую условиям внешней среды.

Реакция - это качество и тип поведения предприятия, обусловленные его потенциалом, способным противодействовать изменению внешней среды и обеспечивать достижение целей.

Концепцию реакции предприятия мы будем использовать для характеристики и назначения различных типов ОСУ.

Для выбора эффективного типа ОСУ необходимо определить, какие типы реакции нужны предприятию для обеспечения различных видов поведения: в конкурентной борьбе, производстве, инновационной деятельности, стратегии поведения предприятия.

Предприятия реально могут придерживаться четырех типов реакции:

Ø производственной реакции (П);

Ø конкурентной реакции (К);

Ø инновационной реакции (И);

Ø предпринимательской реакции (Пр).

Производственная реакция - наиболее распространенный тип для предприятий, ориентирующих свою деятельность на производство продукции и реализацию ее на «собственном» рынке. Эффект от деятельности достигается за счет снижения себестоимости производства продукции и масштабов децентрализованного производства.

Конкурентная реакция возникает вследствие активизации конкурентов на рынке производимой предприятием продукции. В данных условиях предприятие должно обеспечить быструю реакцию на колебания спроса. Достичь этого можно усилением функции маркетинга. Именно данный вид деятельности в сотрудничестве с производством может обеспечить быструю реакцию на колебания спроса в условиях конкуренции. В ОСУ предприятия превалируют предельно короткие линейные связи и разветвленную сеть функционального взаимодействия. Это способствует быстрому принятию решений. Все эти меры могут оптимизировать прибыльность деятельности предприятия в близкой перспективе

Профиль ОСУ должен соответствовать разумному балансу между централизацией и децентрализацией. Задачи управления централизуются на высшем уровне с целью обеспечения принятия решения относительно разработки и выпуска продукции, ценообразования, маркетинга, финансов. Задачи управления, имеющие отношение к принятию решений в рамках других отдельных функций, максимально децентрализованы. Усиливается роль перспективного планирования и анализа факторов внешней среды.

Инновационная реакция ориентирует деятельность предприятия на разработку новых видов продукции и выбор стратегии маркетинга в пределах освоенного рынка. Ведущее место отводится функциям, находящимся в определенном конфликтном состоянии: производственной функции, обеспечивающей текущую прибыль и функции НИОКР, создающей условия для будущей потенциальной прибыли. ОСУ должна обеспечивать функциональные связи по координации различных по своему значению и перспективам видам деятельности

Предпринимательская реакция создает условия для долгосрочного роста предприятия, прибыльности и преемственности, балансируя набор стратегических зон хозяйствования, областей стратегических ресурсов и групп влияния извне на стратегию. Это наиболее сложный тип реакции, требующий включения состава задач управления, решение которых обеспечивает эффективную разработку стратегии: прогнозирования условий нестабильности внешней среды; усиления функции НИОКР, обеспечивающей разработку будущей продукции; расширения маркетинговых исследований, направленных на поиск новых стратегических зон хозяйствования и укрепления существующих. Должное внимание необходимо уделять функции производства, приносящей прибыль в данный момент

Более сложной является административная реакция (А), которая обладает способностью эффективно и своевременно обеспечивать все четыре вышеназванных типа взаимодействия с внешней средой.

14.2.2. Типы организационных структур управления

Каждый тип реакции может быть обеспечен лишь при соответствующей ей ОСУ.

В различных школах современной теории организации рассматриваются общие принципы, черты и условия, характерные для нынешних тенденций формирования и развития ОСУ. Основой для этого служит их группировка по следующим параметрам:

1. По уровням, на которых находятся задачи управления, обеспечивающие принятие решений, и связям между ними.

2. По типам проблем, решаемых на каждом уровне.

3. По специализации задач управления (планирования, контроля и др.).

4. По производственным и хозяйственным функциям.

5. По группировкам задач в функции управления согласно признакам: особенностей функции, продукции, рынка, территории.

В соответствии с этими признаками в литературе описывается эволюция четырех типов основных организационных структур управления.

Первый тип организационной структуры управления появился в начале XX столетия в ответ на быстрый рост масштабов и сложности производства. Он известен как централизованная линейно-функциональная или функциональная (многофункциональная) ОСУ.

Вторая принципиальная схема ОСУ, устраняющая существенные недостатки линейно-функциональной, представлена дивизиональной ОСУ.

Матричная ОСУ является третьей базовой формой, обеспечивающей эффективное управление при всех типах реакций.

В чистом виде эта структура применяется предприятиями, ведущими большие исследовательские и опытно-конструкторские работы, чьи производственные циклы ограничены и чья деятельность характеризуется либо низкой фондовооруженностью, либо недостаточной подвижностью фондов.

В последнее время организации начали использовать организационную структуру управления конгломератного типа, ориентированную на поиск нового, как следствие постоянной эволюции предприятий. Она сочетает в себе характеристики, удовлетворяющие всем основным критериям: эффективна в статических условиях, высокая маневренность производства, гибкость стратегии и организационных форм.