Организация документооборота

Документооборот — это движение документов с мо­мента их получения или создания до завершения исполне­ния или отправления [3]. Различают три основных потока документации: документы, поступающие из других орга­низаций (входящие), документы, отправляемые в другие организации (исходящие), документы, создаваемые в орга­низации (внутренние), используемые работниками органи­зации в управленческом процессе.

Движение входящих документов включает: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение, ис­полнение, контроль за исполнением, списание исполнен­ного документа в дело.

Делопроизводственная служба или служба документа­ционного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (управление делами, канце­лярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотруд­ником (секретарь, секретарь-референт), должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, полученные в полном комплекте (при наличии приложе­ний). В противном случае документы возвращаются авто­ру с соответствующим сопроводительным письмом, где ука­зываются причины возврата.

До настоящего времени во многих организациях доку­менты поступают в виде традиционных почтовых отправ­лений (в конвертах). Конверты с пометкой «лично» и в ад­рес общественных организаций не принято вскрывать, их передают по назначению без обработки. В остальных слу­чаях конверты вскрываются и, как правило, их целесооб­разно сохранять в исключительных случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документа.

Предварительное рассмотрение документа проводит­ся секретарем с целью распределения поступивших доку­ментов на два потока: направляемые на рассмотрение ру­ководителю организации; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполни­телям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назна­чению документы, содержащие текущую оперативную ин­формацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по кото­рым могут принимать ответственные исполнители, и зна­чительно ускорить движение входящих документов, а зна­чит, ускорить их исполнение.

На рассмотрение руководства передаются документы, ад­ресованные руководителю организации, и документы, со­держащие информацию по наиболее важным вопросам дея­тельности организации, необходимую для принятия ответ­ственных решении (копия приказа генерального директора предприятия, присланная в его филиал; жалоба покупателя на низкое качество продукции, выпускаемой данным пред­приятием; письмо с коммерческими предложениями и т. п.). В структурные подразделения целесообразно передавать без рассмотрения руководителем организации следующие доку­менты: письмо-запрос, рекламный проспект, письмо-напо­минание. Все подлежащие исполнению документы регист­рируются и затем передаются в соответствии с предваритель­ным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращают­ся секретарю, который переносит резолюцию руководите­ля в регистрационную форму. После заполнения регистра­ционной формы документы передаются на исполнение в структурные подразделения. Ход исполнения контролиру­ется службой ДОУ. Документы обрабатываются и переда­ются исполнителям в день их поступления в организацию. Исполненные документы подшиваются в дела вместе с ко­пиями ответов. Работа с исходящими документами начи­нается с подготовки проекта текста документа, который за­тем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончатель­ный вариант документа распечатывается, подписывается ру­ководителем, регистрируется и отправляется адресату. За­веренная копия исходящего документа подшивается в дело.

Документы отправляются в другие организации различ­ными способами: по почте, по факсу, по электронной по­чте. Перед отправкой документы тщательно проверяются. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Исходящие документы долж­ны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие. После регистрации документ раз­множается в нужном количестве экземпляров (по числу ис­полнителей), копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения, оригинал доку­мента подшивается в дело. Документы внутри организа­ции передаются исполнителям под расписку для подтвер­ждения факта получения документа исполнителем и ис­ключения возможности потери документа при его движе­нии в организации.

Служба документационного обеспечения должна вести учет количества обрабатываемых документов, т. е. учиты­вать объем документооборота. Результаты учета объема до­кументооборота обобщаются и доводятся до сведения ру­ководителя организации для выработки мер по совершен­ствованию работы с документами и определения штатной численности делопроизводственной службы.