Хранение документов

По истечении срока хранения дел в подразделениях орга­низации дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив организации. Например, дела за 2005 г. должны обрабатываться и сдаваться в архив в 2006 г.

Так как во многих организациях архивы не имеют доста­точных площадей, а вновь созданные, как правило, неболь­шие организации не предусматривают их в своих структурах, «Основные правила работы ведомственных архивов» разре­шают хранение дел в централизованной службе делопроиз­водства или в структурных подразделениях. Таким образом, если архива в организации нет, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения сроков их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомствен­ных архивов» и ГСДОУ.

Обработка дел для хранения включает проведение экс­пертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных органи­зациях эти работы проводятся под контролем и при мето­дической помощи сотрудников архивного учреждения.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации лис­тов и составлению заверительной надписи.

На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения указываются полное и официально при­нятое сокращенное наименование организации в имени­тельном падеже, название структурного подразделения, номер дела по описи, номер тома, заголовок, дата, коли­чество листов, срок хранения.

При изменении наименования организации или струк­турного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дописывается новое назва­ние, а прежнее заключается в скобки.

По окончании года в надписи на обложках дел постоян­ного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточ­нения: проверяется соответствие заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых слу­чаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды й фор­мы отчетности и т. д.).

Заголовок дела переносится из сводной номенклатуры дел и состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:

• название вида или разновидности документов (при­казы, отчеты, переписка);

• название организации (автор документа); название организации, которой адресованы или от которой получе­ны документы (адресат или корреспондент документа);

• краткое содержание документа дела; название мест­ности, с которой связано содержание документов дела;

• дата (период), к которой относятся документы дела; указание на количество копий документов дела.

Подлинность документов в заголовке не оговаривает­ся. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких то­мов, на обложку каждого тома выносится общий заголо­вок дела и заголовок тома. Надписи на обложках дел по­стоянного и временного (свыше 10 лет) хранения следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью. Наклейки на обложках дел постоянного хранения не до­пускаются. Документы постоянного и временного (свы­ше 10 лет) хранения подшиваются в твердую обложку на 3-4 прокола с учетом возможности свободного чтения тек­ста, дат и резолюций. Металлические скрепки и булавки должны быть удалены. Листы в делах постоянного хра­нения нумеруются простым карандашом в правом верх­нем углу, не задевая текста документа. Листы дел, состо­ящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Подшитый документ любого формата (развер­нутый или сложенный) нумеруется как один лист. В кон­це пронумерованного дела делается заверительная надпись по установленной форме.

Обеспечение сохранности документов возлагается на лиц, ответственных за работу с ними. Дела с момента их заведения и до сдачи в архив учреждения или уничтожения хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных закрывающихся помещениях, отвечающих требованиям пожарной безопасности, имеющих определенный темпера- турно-влажностный режим.

Дела помещаются в закрывающиеся шкафы канцеляр­ского типа, предохраняющие документы от пыли, воздей­ствия солнечного света и обеспечивающие их сохранность.

Изъятие и выдача каких-либо документов из дел по­стоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) такое изъятие производится с разрешения руково­дителя организаций с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложени­ем акта о причинах изъятия подлинника.

В течение делопроизводственного года на выданное по служебной необходимости дело заполняется карточка-заме­ститель, в которой указываются структурное подразделение, номер дела, заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Передача дел в архив организации производится через год после завершения работы с ними в структурных под­разделениях. Дела временного хранения (до 10 лет вклю­чительно) передают в архив по усмотрению руководства. Архив организации ведет учет документальных материа­лов по фондам и единицам хранения. Для обеспечения со­хранности документов периодически в сроки, устанавлива­емые руководителем организации, но не реже одного раза в 10 лет, проводится проверка наличия и состояния мате­риалов. Для этой цели приказом руководителя организа­ции создается специальная комиссия. С целью наиболее пол­ного раскрытия содержания документов, хранящихся в ар­хиве, создаются каталоги документальных материалов. Каталог является справочником обо всех материалах, име­ющихся в архиве. В зависимости от содержания докумен­тов каталоги могут быть предметными, тематическими, систематическими, по номенклатуре дел и др.

Для раскрытия содержания единиц хранения, сфор­мированных из постановлений, протоколов и других доку­ментов, составляются указатели содержания документаль­ных материалов. Указатели могут быть тематическими, предметными, хронологическими и именными.

Категорически запрещается выдавать документальные материалы, хранящиеся в архиве, для работы на дом. При работе с документами архива запрещается подчеркивать текст, делать на нем какие-либо пометки, загибать листы, пользоваться в качестве закладок ручками, карандашами и делать проколы при снятии графических копий.

Состояние возвращенных в архив после использования документальных материалов должно быть проверено в при­сутствии лица, сдающего эти материалы.

В необходимых случаях по просьбе и за счет заинте­ресованного лица или организации с документов могут быть сняты копии, которые заверяются архивом. Все копии пос­ле их просмотра и с разрешения руководителя организации выдаются под расписку.

На основании хранящихся документов архив организа­ции выдает архивные справки, копии и выписки. Архивной справкой называется составленное архивом и официально заверенное письменное сообщение о том, какие сведения и в каких именно документах, хранящихся в данном архиве, имеются по существу запроса. Справки могут быть биогра­фическими, содержащими сведения об определенном лице, и тематическими, включающими сведения по какому-либо вопросу или теме. В тематической справке изложение да­ется в хронологическом порядке событий.

Всем организациям и учреждениям справки выдаются только на основании письменного запроса. Отдельным гражданам могут выдаваться архивные справки биографи­ческого характера: о трудовом стаже, зарплате, специаль­ном образовании и т. п. Такие справки выдаются на осно­вании письменных заявлений, в которых должно быть точно указано, для какой цели или для предъявления в какое уч­реждение требуется архивная справка.

Если архивная справка составляется на основании неза­веренных документов, то в ней указывается: «незаверенная копия», «неподписанный приказ» и т. п.

Архивные справки составляются по установленной форме.

Никакие сведения, выходящие за пределы запроса, в архивную справку не включаются.

Архивная копия дословно воспроизводит весь текст подлинного документа, хранящегося в архиве. Такая копия заверяется.

Архивной выпиской называется дословное воспроизве­дение части текста документа, относящееся к определенно­му вопросу, факту или лицу. Архивная выписка заверяется и является удостоверением того, что подлинник хранится в данном архиве.

Подлинные личные документы, например, свидетель­ство о присвоении квалификации, невостребованные в свое время трудовые книжки, выдаются их владельцам на осно­вании письменных заявлений.

Желательно, чтобы помещение, в котором хранятся документы, было изолировано от других помещений. Оно должно быть сухим, безопасным в пожарном отношении и гарантировано от затопления. Окна первого этажа следует оборудовать металлическими решетками. Никаких печей и дымоходов в помещении не должно быть. Освещение толь­ко электрическое. Распределительные щитки, предохрани­тельные пробки и рубильники не следует устанавливать в архивном помещении.

Помещение архива оборудуется необходимыми про­тивопожарными средствами, а между сотрудниками зара­нее распределяются обязанности на случай пожара.

Высота стеллажа не должна превышать 2,2 м. Стелла­жи следует устанавливать на расстоянии 10-15 см от стен. Расстояние от пола до нижней полки должно быть не ме­нее 10-15 см. Ширина главных проходов между стеллажа­ми может быть 1-1,2 м, остальных проходов — не более 70-80 см.

В архивном помещении рекомендуется поддерживать постоянную температуру (в пределах 14-20°С) и относи­тельную влажность воздуха — 50-65 %.

В нерабочее время архивное помещение закрывается, опечатывается или пломбируется. Категорически запреща­ется выносить из помещения ключи от внутренних дверей, шкафов и столов.

Сроки хранения дел в архивах организаций устанавли­ваются в соответствии с Перечнем типовых управленчес­ких документов, образующихся в деятельности организа­ций с указанием сроков хранения (Приложение 21).

Контрольные вопросы

1. Что такое «документооборот» и какова его организация?

2. Что вы знаете о формах организации работы со служебны­ми документами?

3. Изложите свое представление о табеле форм служебных документов и его назначении.

4. Как организуется работа с конфиденциальными документа­ми на предприятии?

,5. Изложите основы работы с обращениями граждан в органы власти.

6. Что такое «дело» в делопроизводстве?

7. Что понимается под номенклатурой дел?

8. Каковы сроки хранения служебных документов?

9. Каковы способы хранения дел?

10. Каково расположение документов в делах?

11. Что понимается под экспертизой?

12. Как оформляется выдача служебных документов во времен­ное пользование?

Тема 5.4 Компьютеризация делопроизводства

Цель: расширение знаний о роли технических средств в делопроизводстве, ознакомление с порядком организации документооборота.

План

1. Общая характеристика организационных технических средств в делопроизводстве.

2. Персональные компьютеры в современном делопроизводстве.

3. Порядок организации документооборота с использованием средств телекоммуникации.

В современном делопроизводстве в настоящее время ис­пользуется большое разнообразие отечественной и импорт­ной оргтехники. В соответствии с назначением все техни­ческие средства можно разбить на следующие группы:

— средства для составления документов;

— копировальная и множительная техника;

— средства обработки документов;

— средства хранения, поиска и передачи документов;

— техника управленческой связи.

Каталоги, проспекты, реклама, специализированные про­фессиональные издания в этой области предлагают техничес­кие характеристики средств механизации и автоматизации.

Наиболее важными среди технических средств являются средства для составления документов. Оргтехника — это технические средства, используемые в управлении и дело­производстве.

Технические средства, используемые для составления документов, классифицируют по способу создания доку­ментов.

Черновые варианты документов составляют руко­писным, машинописным способами и на персональных компьютерах. Рукописным способом зачастую набрасывают первый вариант будущего документа, ряд документов во­обще составляют только от руки. Это всевозможные заяв­ления, автобиографии, расписки, некоторые финансовые документы. Рукописным способом заполняются трафарет­ные документы: анкеты, личные листки по учету кадров, табели учета рабочего времени и т. п.

Исторически сложилось так, что основным техничес­ким средством делопроизводства ушедшего столетия ста­ла пишущая машинка —- самый доступный и экономичный способ создания различного вида документов. За долгий период развития делопроизводства создан ряд пишущих машинок, различающихся по принципу действия на меха­нические, электрические, электронные, по назначению — на канцелярские, дорожные и специализированные.

Самые простые и дешевые — механические пишущие машинки, однако они неудобны в работе. Более эффектив­ны электрические машинки: при нажатии клавиш не тре­буют от машинистки больших усилий, обеспечивают го­раздо большее количество экземпляров копий.

Более высокой ступенью в обеспечении делопроизвод­ственных процессов организации стало создание и исполь­зование электронных пишущих машинок, которые, имея достоинства электрических, обладают еще и памятью, прит ближающей их по эффективности к организационным ав­томатам. Память электронных пишущих машинок может быть как внутренняя (магнитная, электронная), так и вне­шняя (магнитные ленты, дискеты). В памяти таких маши­нок может храниться разнообразная информация: формат­ные документы, тексты-шаблоны, адреса и т. п. Извлекае­мую из памяти информацию можно редактировать — изменять текст, адреса, фамилии. Электронные пишущие машинки могут иметь дисплеи, могут быть подключены к компьютеру для ввода-вывода необходимой информации и редактирования текстов с помощью более совершенных компьютерных редакторов.

Выпускаются и портативные электронные пишущие машинки (Optima SP54, Olivetti, РТ505). К специализиро­ванным пишущим машинкам относятся машинки со шрифтом для слепых, наборно-пишущие автоматы и др.

Пишущие автоматы (организационные автоматы) это агрегированный комплекс электромеханических и элек­тронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления тек­стовых и табличных документов. Их можно условно от­нести к пишущим машинкам. В настоящее время на сме­ну пишущим автоматам пришли персональные компью­теры, оснащенные принтерами, как более компактные и удобные в работе устройства.

К средствам составления и оформления документов относится диктофонная техника — от диктофона (по су­ществу представляющего собой миниатюрный маг­нитофон) до диктофонно-компьютерных систем (на­пример, система «Аллегро STC-L132» и др.), позволяю­щих использовать речевой ввод информации на печать.