Тема 5.3 Номенклатура дел организации
Цель: обеспечение в ходе занятия усвоение новых понятий
План
1. Номенклатура дел.
2. Формирование дел.
3. Экспертиза ценности документов.
4. Хранение документов.
В управленческой деятельности использованная ранее информация, содержащаяся в документе, является хранителем широкого спектра сведений, памятью предприятия, в обращении к которой может возникнуть необходимость вновь через какое-то время. Как правило, таких документов накапливается много. Для более рационального поиска необходимой информации документы после их исполнения группируют в дела, представляющие собой совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности, подшитый в отдельную обложку.
В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в текущей работе с документами. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел.
Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел служит для распределения и группировки исполненных документов в дела, закрепления индексации дел, установления сроков хранения дел, в качестве схемы построения справочной картотеки на исполненные документы и является учетным документом в архиве предприятия для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатуры дел подразделяются на индивидуальные, примерные и типовые.
Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретной организации (структурного подразделения).
Примерные и типовые номенклатуры разрабатываются в целях унификации группировки документов такой категории организаций, чей характер деятельности и состав документов является типичным. Примерные номенклатуры дел имеют рекомендательный характер, типовые номенклатуры дел — обязательный.
При составлении индивидуальных номенклатур дел (на основе типовых и примерных номенклатур) должна быть учтена специфика формирования дел конкретной организации.
Следует различать также номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру организации. Сводная номенклатура дел отражает документы всей организации и состоит из номенклатур дел структурных подразделений.
Каждая организация (ее структурные подразделения) должна иметь номенклатуру дел (независимо от того, существует примерная или типовая номенклатура).
Основными принципами построения номенклатуры дел являются: единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов; применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений; стабильность индексов дел; сохранение за номенклатурой дел функции учета документов.
Составлению номенклатуры дел должен предшествовать процесс изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в ходе реализации предприятием (структурным подразделением) управленческих функций.
При составлении номенклатуры дел используют уставы и положения, планы и отчеты о работе, штатные расписания, действующие перечни документов, классификаторы, номенклатуры дел за прошлые годы, список структурных подразделений и корреспондентов, описи дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочные картотеки.
В номенклатуру дел должны быть включены все дела и документы, которые отражают документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности.
Номенклатура дел утверждается в установленном порядке. Утвержденные номенклатуры дел действуют в течение ряда лет и подлежат пересоставлению и переутверждению в случае коренного изменения функций и структуры предприятия. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года. Ежегодный
экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения.
Классификационными делениями (разделами и подразделами) номенклатуры дел могут быть как внутренние подразделения организационной структуры предприятия, так и управленческие функции или направления его деятельности.
В номенклатуре указываются наименования разделов и подразделов классификационной схемы и наименования (заголовки) дел. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс. Индексы дел должны состоять из обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения или учреждения. Форма номенклатуры дел организации приведена нас. 259.
Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой.
При формировании документов в дела используют следующие основные признаки заведения дел:
• номинальный (название их разновидностей);
• предметно-вопросный (содержание);
• авторский (одного автора);
• корреспондентский (конкретный корреспондент, с кем ведется переписка, раскрывается содержание вопроса);
• географический (несколько корреспондентов по географическому признаку);
• хронологический (в соответствии с хронологией: квартальные сведения и др.).
При формировании дел требуется строго соблюдать объем дел и состав документов, которые должны помещаться в дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату, не допускается.
В дела подшиваются только исполненные документы, на которых заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении документа в дело».
(подпись)
_______________________________________________
(наименование организации)
Дата добавления: 2016-01-20; просмотров: 1605;