Тема 5.3 Номенклатура дел организации

Цель: обеспечение в ходе занятия усвоение новых понятий

План

1. Номенклатура дел.

2. Формирование дел.

3. Экспертиза ценности документов.

4. Хранение документов.

В управленческой деятельности использованная ранее информация, содержащаяся в документе, является храни­телем широкого спектра сведений, памятью предприятия, в обращении к которой может возникнуть необходимость вновь через какое-то время. Как правило, таких докумен­тов накапливается много. Для более рационального поиска необходимой информации документы после их исполне­ния группируют в дела, представляющие собой совокуп­ность документов или документ, относящийся к опреде­ленному вопросу или участку деятельности, подшитый в отдельную обложку.

В целях правильного формирования дел, обеспечиваю­щего быстрый поиск документов по их содержанию и ви­дам, производится классификация документов в текущей работе с документами. Классификация документов закреп­ляется в номенклатуре дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указани­ем сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел служит для распределения и груп­пировки исполненных документов в дела, закрепления ин­дексации дел, установления сроков хранения дел, в каче­стве схемы построения справочной картотеки на исполнен­ные документы и является учетным документом в архиве предприятия для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатуры дел подразделяются на индивидуальные, примерные и типовые.

Индивидуальная номенклатура дел отражает докумен­ты конкретной организации (структурного подразделения).

Примерные и типовые номенклатуры разрабатываются в целях унификации группировки документов такой кате­гории организаций, чей характер деятельности и состав документов является типичным. Примерные номенклату­ры дел имеют рекомендательный характер, типовые номен­клатуры дел — обязательный.

При составлении индивидуальных номенклатур дел (на основе типовых и примерных номенклатур) должна быть учтена специфика формирования дел конкретной органи­зации.

Следует различать также номенклатуру дел структур­ного подразделения и сводную номенклатуру организации. Сводная номенклатура дел отражает документы всей орга­низации и состоит из номенклатур дел структурных под­разделений.

Каждая организация (ее структурные подразделения) должна иметь номенклатуру дел (независимо от того, су­ществует примерная или типовая номенклатура).

Основными принципами построения номенклатуры дел являются: единство в подходе к учету, систематизации, опи­санию и поиску документов; применение индексации доку­ментов, обеспечивающей внесение в соответствующие раз­делы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений; стабильность индексов дел; сохранение за номенклатурой дел функции учета документов.

Составлению номенклатуры дел должен предшество­вать процесс изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в ходе реализации предприя­тием (структурным подразделением) управленческих фун­кций.

При составлении номенклатуры дел используют уставы и положения, планы и отчеты о работе, штатные расписа­ния, действующие перечни документов, классификаторы, номенклатуры дел за прошлые годы, список структурных подразделений и корреспондентов, описи дел постоянно­го и временного хранения (свыше 10 лет), справочные кар­тотеки.

В номенклатуру дел должны быть включены все дела и документы, которые отражают документируемые участ­ки работы и отдельные вопросы деятельности.

Номенклатура дел утверждается в установленном по­рядке. Утвержденные номенклатуры дел действуют в те­чение ряда лет и подлежат пересоставлению и переутверж­дению в случае коренного изменения функций и структу­ры предприятия. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вво­дится в действие с 1 января следующего года. Ежегодный

экземпляр номенклатуры дел является документом посто­янного хранения.

Классификационными делениями (разделами и под­разделами) номенклатуры дел могут быть как внутрен­ние подразделения организационной структуры предприя­тия, так и управленческие функции или направления его деятельности.

В номенклатуре указываются наименования разделов и подразделов классификационной схемы и наименования (заголовки) дел. Каждое дело, включенное в номенклату­ру, должно иметь строго определенный индекс. Индексы дел должны состоять из обозначения структурного подраз­деления (направления деятельности) и порядкового номе­ра дела в пределах структурного подразделения или учреж­дения. Форма номенклатуры дел организации приведена нас. 259.

Формированием дел называется группировка докумен­тов в дела в соответствии с номенклатурой.

При формировании документов в дела используют сле­дующие основные признаки заведения дел:

• номинальный (название их разновидностей);

• предметно-вопросный (содержание);

• авторский (одного автора);

• корреспондентский (конкретный корреспондент, с кем ведется переписка, раскрывается содержание вопроса);

• географический (несколько корреспондентов по гео­графическому признаку);

• хронологический (в соответствии с хронологией: квар­тальные сведения и др.).

При формировании дел требуется строго соблюдать объем дел и состав документов, которые должны помещать­ся в дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных ко­пий и документов, подлежащих возврату, не допускается.

В дела подшиваются только исполненные документы, на которых заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении документа в дело».

(подпись)

_______________________________________________

(наименование организации)