Работа с конфиденциальными документами

К служебным документам конфиденциального характе­ра относятся документы, содержащие информацию закры­того характера, в частности, коммерческую тайну органи­зации.

Под служебной (коммерческой) тайной согласно Граж­данскому кодексу РФ (ст. 139) следует понимать организа­ционную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в организация информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомле­ния с нею.

С 29 июля 2004 г. в стране действует Федеральный за­кон «О коммерческой тайне» № 98-ФЗ, который регулирует отношения, связанные с отнесением информации к ком­мерческой тайне, указывает меры обеспечения ее защиты от несанкционированного доступа.

На документе, содержащем коммерческую тайну, про­ставляют гриф ограничения в правом верхнем углу перво­го листа документа с указанием номера экземпляра по образцу:

Коммерческая тайна Экз. №2

Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов, как правило, на малых предприятиях организу­ется секретарем-референтом, на средних и крупных — ру­ководителем канцелярии (офис-менеджером).

Для нормальной работы сотрудников с конфиденциаль­ными документами, содержащими коммерческую тайну, необходимо обеспечить следующие условия:

• работа с конфиденциальными документами должна производиться в отдельном, специально для этого обо­рудованном помещении;

• выдача конфиденциальных документов ю временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) про­изводится под роспись сотрудника;

• передача документов с грифом «коммерческая тай­на» в другую организацию (а внутри организации из под­разделения в подразделение) производится только с разре­шения соответствующего руководителя.

Документы конфиденциального характера учитываются в специальном журнале и хранятся отдельно от других доку­ментов — в особых помещениях в запираемых и опечатан­ных несгораемых шкафах или сейфах (в отдельных случа­ях — под охраной и с соответствующей сигнализацией).

По окончании рабочего дня документы закрытого ха­рактера проверяются и сдаются на хранение. Об утрате та­ких документов немедленно сообщается ответственному руководителю.

Вновь принятые на работу сотрудники подписывают «Обязательство о неразглашении служебной (коммерчес­кой) тайны» по принятой в организации форме. Все сотруд­ники предупреждаются о возможной уголовной, админи­стративной и иной ответственности в соответствии с зако­нодательством.