НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ

_________________________________________________________________

(наименование должности руководителя организации)

___________________________________

(место составления)

На_________ год Дата _______________

Наименование должности

руководителя службы ДОУ

организации ___________________ _______________________

подпись (расшифровка подписи)

Дата____________

Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО Согласовано

Протокол ЭК Протокол ЭК

От______________ № _________ от ________ № _________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в __________ году

в организации

Наименование должности

руководителя службы ДОУ__________ _________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Дата___________________

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности передавшего сведения___ ______ _________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Дата______________

Важной функцией делопроизводственной службы явля­ется систематизация и хранение документов. Массив испол­ненной документации — это своеобразная память организа­ции, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения до­кументы комплектуются в дела.

Дело — совокупность документов, относящихся к од­ному вопросу или участку деятельности организации и по­мещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответству­ющим заголовком — этикеткой (например, «Приказы ди­ректора фирмы за 2006 г.», «Переписка с предприятиями о поставке товаров» и т. п.). Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел.

Номенклатура дел оформляется как для структурных подразделений, так и для организации в целом (сводная номенклатура). Номенклатура дел (первый лист) печатает­ся на общем бланке ОРД формата А4 и утверждается руко­водителем организации.

Основное назначение номенклатуры — служить руко­водством для группировки исполненных документов. Но­менклатура дел используется также при индексации доку­ментов. Индекс дела входит составной частью в регистра­ционный номер документа.

Лица, ответственные в организации или структурном подразделении за ведение дел, обязаны обеспечить сохран­ность документов.

В целях обеспечения физической сохранности докумен­ты подшиваются в твердые обложки или папки-регистра­торы (Приложение 19).

Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения они долж­ны храниться в рабочих помещениях или в специально от­веденных местах. Содержание дел отражается во внутрен­ней описи документов дел (Приложение 20).

По окончании делопроизводственного года дела посто­янного и временного хранения (свыше 10 лет), а также дела временного хранения (до 10 лет) по указанию руководства организации передаются в архив организации. В ряде слу­чаев документы могут передаваться на хранение в ведом­ственный или государственный архивы. Процедура пере­дачи дел, порядок использования документов, хранящихся в архивах, оговорены в нормативных документах.

На рабочих местах исполнителей документы хранятся в папках, скоросшивателях, папках-регистраторах. В свою очередь для хранения последних служат лотки, блоки под­весные, которые устанавливаются на конторских столах или встраиваются в них.

В текущих архивах подразделений для размещения боль­шого количества укомплектованных в дела документов при­меняются стеллажи и шкафы с подвижными и неподвиж­ными секциями.

В архивах организации, в специальных архивах до­кументы хранятся в особых помещениях, обеспечивающих условия хранения, с использованием металлических стел­лажей различных размеров и разной степени механизации.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практичес­кой ценности документов, оформление, описание дел, обес­печение сохранности документов, передачу дел в архив уч­реждения.