Понятие и классификация ОРД

Среди большого разнообразия видов деловых докумен­тов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация занимает особое место. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключает­ся в разработке и реализации решений, документируемых в ОРД. ОРД является наиболее широко используемым ви­дом документации.

ГОСТ Р 51141-98 понятие организационно-распоряди­тельного документа трактует следующим образом: «Вид

письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и ре­гулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должност­ных лиц» [3].

ОРД классифицируют на три группы (в скобках приве­дены основные виды документов данной группы):

— организационно-правовая документация (уставы, положения, правила, штатные расписания, инструкции);

— распорядительная документация (приказы, распо­ряжения, постановления, решения, указания);

— информационно-справочная документация, которую в свою очередь можно условно подразделить на:

• оперативно-информационную (письма, телефонограм­мы, факсы и др.);

• справочно-информационную (акты, протоколы, док­ладные, служебные записки и др.).

Кроме того, Общероссийский классификатор управлен­ческой документации (ОКУД) в число ОРД включает до­кументы по личному составу (кадрам): заявления, лич­ные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на рабо­ту и др.

Оформление ОРД, как уже было сказано, осуществля­ется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р 6.30- 2003, устанавливающего требования к оформлению ОРД с учетом новых требований к оформлению документов фе­деральных органов исполнительной власти, оговоренных Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [8].

При подготовке и оформлении ОРД в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 используются следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Бланки документов и их виды

Бланк документа — стандартный лист бумаги с нане­сенными на нем постоянными реквизитами, содержащи­ми необходимую информацию об организации — авторе документа.

Бланки документов следует изготовлять на белой бу­маге или бумаге светлых тонов достаточной плотности.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов — А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен, как уже было от­мечено выше, иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм —■ правое; 20 мм — верхнее и нижнее.

Бланки ОРД проектируют в соответствии с располо­жением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе углового (рис. 3.1), так и продольного (рис. 3.2) их размещения.

Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается более выгодным, поскольку позво­ляет сэкономить до 20% площади формата. Угловое рас­положение реквизитов более рационально для оформления документов, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя и на­несения резолюции. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, посколь­ку гриф утверждения также располагается в правом вер­хнем углу.

Бланки изготовляют типографским способом.

Для организации, ее структурных подразделений, дол­жностного лица установлены следующие виды бланков:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых до­кументов, кроме писем.

Бланки структурного подразделения или должностно­го лица проектируют в том случае, если руководитель под­разделения или должностное лицо имеет право подписи документов.

Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций — получателей писем (рек­визит 15).

Бланки конкретного вида документов (приказов, распо­ряжений, актов, протоколов и т. п.) разрабатываются на ос­нове общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение большое количе­ство документов данного вида. Общий бланк при этом до­полняется реквизитом 10 (наименование вида документов).

Общий бланк в зависимости от учредительных доку­ментов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08,11,14.

Бланк письма в зависимости от учредительных доку­ментов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в за­висимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необ­ходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Ограничительные отметки представляют собой отрез­ки прямой линии, уголки, крестики.

Образцы названных видов бланков изображены на рис. 3.3-3.10.

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО (РОСАРХИВ)     Москва №

Рис. 3.3. Образец оформления общего продольного бланка организации

Рис. 3.4. Образец оформления общего углового бланка организации

И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ   ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО (РОСАРХИВ)   Ильинка ул., д. 12, Москва, 103132. Тел.: 206-35-31. Факс: 206-55-87 ОКПО 00018483, ОГРН 1047710027683, ИНН/КПП 7710474216/771001001 ___________ № _______________   На № _____________________ от__________________

Рис. 3.5. Образец оформления углового бланка письма организации

Рис. 3.6. Образец оформления продольного бланка письма организации

МВД России ГУВД г. Москвы Управление внутренних дел Юго-Восточного административного округа ОТДЕЛ ПО БОРЬБЕ С ЭКОНОМИЧЕСКИМИ ПРЕСТУПЛЕНИЯМИ Сормовский пр-т, д. 13. корп. 2, Москва, 109444 тел.: 709-23-60, факс: 317-90-72 ____________№______________ На № _______от ______________

Рис. 3.7. Образец оформления углового бланка письма структурного подразделения

ЗАО ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ НОРД ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДИРЕКТОРА Профсоюзная ул., д. 82, Воронеж, 394007 Тел./факс: (095) 718-78-74. E-mail: mail@vniidad.ru ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/7710010   ________________ №__________________ На № ________ от___________

Рис. 3.8. Образец оформления продольного бланка письма должностного лица

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО (РОСАРХИВ)   Москва     ________________________ ПРИКАЗ № ________________________

Рис. 3.9. Образец оформления бланка конкретного вида документа организации

ФЕДЕРАЛЬНОЕ СОБРАНИЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ АППАРАТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ

Рис. 3.10. Образец оформления гербового бланка общего назначения

Раздел 5. Документооборот и формы его организации

Тема 5.1 Организация документооборота. Работа с конфиденциальными документами.

План

1. Формы организации с документами.

2. Табель форм документов, применяемых в организации.

3. Работа с конфиденциальными документами.