Виды документов. Классификация деловой документации.

Управление организацией обеспечивается большим ко­личеством документированной информации. Все докумен­ты, обращающиеся в организации, подразделяются на до­кументные образования (системы, подсистемы документа­ции), виды и разновидности документов. Документные образования обеспечивают осуществление определенных функций управления или видов деятельности организации. Системы, подсистемы документации включают десятки видов документов, которые в свою очередь могут состоять из многих разновидностей документов. Так, например, управленческая деятельность, фиксируемая главным обра­зом организационно-распорядительными документами (ОРД),подразделяется на три подсистемы документов: организационную, распорядительную и справочно-информационную; протокол же как вид документа справочно-информационной подсистемы ОРД в свою очередь имеет ряд разновидностей — протокол заседания, протокол раз­ногласий, протокол допроса и т. д. К ОРД относится также подсистема кадровой документации с соответствующими видами и разновидностями документов.

Следует отметить, что прямо, как ОРД, или косвенно все виды документов так или иначе имеют отношение к вопросам управления. Каждый из них (например, научно-техническая документация) требует принятия того или иного решения или непосредственного исполнения содержащей­ся в документе информации.

Приведем ниже классификацию документов, использу­емых в большей или меньшей степени каждой организаци­ей независимо от ее масштабов и отраслевой специфики.

По видам деятельностидокументы организации под­разделяют на научно-технические, конструкторские, техно­логические, проектно-сметные, нормативные, управленчес­кие (главным образом в виде организационно-распоряди­тельных документов), по личному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, по бухгал­терскому учету, торговле, ценообразованию, изобретени­ям и открытиям, социальному обеспечению и др.

По наименованиюсуществует множество видов доку­ментов: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, техно­логические и другие карты, приказы, распоряжения, ука­зания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уста­вы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и др.

По способу документирования информации:письмен­ные (рукописные, машинописные, типографские, подготов­ленные на множительных аппаратах, электронные), гра­фические и фото-, фоно-, аудио- и кинодокументы. Основ­ным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составлениядокументы подразделяют на документы, используемые для решения внешних и внут­ренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на поступающую (входящую) и отправляемую (ис­ходящую) корреспонденцию.

По степени сложностидокументы классифицируют на простые и сложные. Простые — документы, в которых рас­сматривается один вопрос, в сложных — несколько вопросов.

По степени ограничения доступаразличают докумен­ты открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, сек­ретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП) и конфиденциальные документы (в частности, со­держащие коммерческую тайну).

По юридической силедокументы подразделяют на под­линные и подложные. Подлинные документы бывают дей­ствительные и недействительные. Недействительным до­кумент становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнениядокументы классифицируют на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соот­ветствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно». Сроки исполнения несрочных документов устанавливаются руководителем организации.

По стадиям подготовкидокументы подразделяют на черновики и подлинники (оригиналы). Черновик — доку­мент, подготовленный для дальнейшего оформления. Под­линник (беловой документ) — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, отпуск, выписки из документа и дубликат подлинника.

Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Отпуск — копия документа, остающаяся в делах предприятия, как правило, отпуск не заверяется подписью. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.

По степени полноты информациидокументы подраз­деляют на выписки из документа и полные варианты изло­жения текста.

По происхождениюдокументы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организа­циях, и личные письма граждан с изложением жалоб, пред­ложений, просьб.

По срокам хранениядокументы делятся на документы постоянного и временного хранения. Документы временно­го хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательностидокументы подразделяют на информационные, содержащие сведения и факты о про­изводственной и иной деятельности организаций, и дирек­тивные — обязательные для исполнения, носящие харак­тер юридической или технической нормы.

По степени унификацииразличают документы инди­видуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцы), в виде анкет и таблиц.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на из­ложение однородных процессов и явлений: типовой техно­логический процесс, типовые правила внутреннего распо­рядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатан­ный текст с пробелами, заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной си­туации.

Анкета — способ представления унифицированной ча­сти текста, при котором постоянная информация распола­гается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составле­ния в правую часть листа. Анкетным методом смоделиро­ваны, например, приказы по приему, переводу и увольне­нию персонала и другие документы.

Таблица — форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике, а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, пред­ставленный в виде таблицы, обладает большой информа­ционной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогич­ные данные.

Примерные документы (образцы) носят ориентировоч­ный характер и используются для составления и оформле­ния документов по аналогии.

По характеру содержанияразличают первичные и вто­ричные документы.

Первичный документ содержит исходную информа­цию, которая суммируется и обобщается во вторичных до­кументах.