Размеры бумаги, применяемой в делопроизводстве

Все виды управленческих документов оформляются на бумаге определенных размеров — форматов, соответствую­щего качества (плотности и белизны).

ГОСТ 9327-60* устанавливает три ряда потребитель­ских форматов А, В, С. Ряд А является основным; ряды В и С — дополнительными.

Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса.

Исходным форматом является формат АО, площадь ко­торого равна 1 м² с габаритными размерами 842 х 1189 мм. Последующие форматы получаются путем деления пред­шествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне.

* ГОСТ 9327-60. Бумага потребительская. Форматы.

Общие нормы и правила оформления документов

В делопроизводстве используются следующие форматы:

Размеры полей служебных документов

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, согласно ГОСТ Р 6.30-2003 должен иметь поля не менее, мм:

20 — левое; 1

10 — правое;

20 — верхнее;

20 — нижнее.

На практике со ссыл­кой на технические при­чины (удобство подшив­ки, необходимость нане­сения пометок и т. п.) в ряде случаев использу­ется левое поле разме­ром 30-35 мм. В целях экономного расходова­ния бумаги такой размер можно использовать только для первых стра­ниц многостраничных документов, если эти страницы оформляются

Мм

не на бланках. Размеры левого поля второй и последую­щих страниц многостраничных документов при этом дол­жны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, т. е. равняться 20 мм.

Левое поле, как было сказано выше, предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на слу­чай износа бумаги, верхнее — для указания страниц в мно­гостраничных документах.

Нумерация страниц

При составлении многостраничных документов вторая и последующие стра­ницы должны быть прону­мерованы.

Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные — четными.

Номер страницы нано­сится на верхнем поле лис­та посередине.

Номер страницы пи­шется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страни­ца», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире (черточек).

2. Бланк — это стандартный лист бумаги, на котором воспроизводятся посто­янные реквизиты организации-автора.

Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помо­щью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.

Для бланков применяют бумагу форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается использование форматов АЗ и А6. Все бланки, как и документы, должны иметь поля не менее:

левое - 20 мм; верхнее - 15 мм; правое- 10 мм; нижнее -10мм.

Виды бланков: общий; для письма; конкретного вида документа; структурного подразделения; должностного лица.

Общий бланк может быть использован для составления любых видов до­кументов, кроме писем. Общий бланк содержит следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации. Такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право; наименование вышестоящей организации (если она имеется); наименование организации или предприятия.

На общих бланках допускается указывать трафаретные части отдельных реквизитов, а также ограничительные метки для полей и следующих реквизи­тов: грифа утверждения; заголовка к тексту; отметки о контроле.

Бланк письма содержит следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; такой реквизит устанавливается для ор­ганизаций, имеющих на это право; наименование вышестоящей организации (если она имеется); наименование организации (предприятия); справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефо­нов).

Также допускается указывать номера телефаксов, адрес электронной поч­ты, Web-страницу в Интернете, номера расчетных корреспондентских счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), наименование банка, иден­тификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату лицензии; код организации (предприятия) по ОКПО.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется на­именованием соответствующего вида документа, например, «ПРИКАЗ", "РАСПОРЯЖЕНИЕ" и т.п.

Если организация имеет представительства, филиалы, крупные структур­ные подразделения, то может быть использован бланк структурного подразде­ления, например: ЗАО "АРСЕНАЛ", ДЕПАРТАМЕНТ МАРКЕТИНГА.

Существуют два основных вида расположения реквизитов на бланках: продольное; угловое.

Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с центровкой, т. е. равным удалением каждой строки от левого и правого полей.

Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа.

Часто при оформлении общих бланков применяется продольное, а для бланков писем - угловое расположение реквизитов.

Бланки документов следует изготавливать на белой или светлых тонов бу­маге, предназначенной для работы с печатающими устройствами (лазерными и струйными), копировальным оборудованием, факсимильными аппаратами, пишущими машинками. Поэтому бумага для бланков должна обладать такими качествами, как несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутст­вие пыления с поверхности листа, а также соответствовать требованиям по плотности и белизне.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими из­готавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппа­ратов.