Унификация и стандартизация документов. Унификация и стандартизация управленческой документации

Процесс управления характерен разнообразием и повто­ряемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправдан­ное, разнообразие документов и необходимость их унифи­кации и стандартизации.

Суть унификациисводится к сокращению и преду­преждению неоправданного многообразия документов, при­ведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. До недавнего времени, например, в почтовом обращении в России насчитывалось порядка 20 типоразмеров конве

ртов, отличающихся по габаритным размерам, местам располо­жения «окон» для указания адреса и другим признакам. Сейчас число типоразмеров заметно сократилось, однако не настолько, чтобы отказаться от ручной обработки кор­респонденции и перейти на автоматизированную сортиров­ку по почтовым индексам.

Любой документ функционирует в организации совме­стно с другими, создающими в совокупности документные образования определенного назначения (управленческие, бухгалтерские, отчетно-статистические, по социальному обеспечению и др.). Подобные совокупности взаимосвязан­ных документов называют системой документации. Рацио­нально организованный комплекс взаимосвязанных доку­ментов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, на­зывают унифицированной системой документации (УСД). Унификация документов обеспечивает снижение трудоем­кости обработки документов, достижение их информаци­онной совместимости, более эффективное использование вычислительной техники.

Разработку УСД в порядке, установленном Правитель­ством РФ, осуществляют федеральные структуры управле­ния в соответствии со своим отраслевым назначением. УСД одного назначения (например, унифицированные системы управленческой документации) сводятся в нормативный документ, называемый Общероссийским классификато­ром управленческой документации (ОКУД).Иные уни­фицированные системы документации объединяются в свои отраслевые классификаторы. Все классификаторы унифи­цированных систем документации входят в состав и явля­ются частями Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации, охватывающей унифицированные системы документации и соответствующие формы документов, разрешенные к при­менению в народном хозяйстве Российской Федерации.

Общероссийский классификатор управленческой доку­ментации ОК 011-93 предназначен для решения следую­щих задач:

— регистрации форм документов;

— упорядочения информационных потоков в народном хо­зяйстве;

— сокращения количества применяемых форм;

— исключения из обращения неунифицированных форм документов;

— обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

— контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере уп­равления;

— рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Что касается управленческой документации, интересу­ющей нас в первую очередь, то согласно Общероссийскому классификатору ОК 011-93 в настоящее время в стране дей­ствуют следующие УСД:

• унифицированная система организационно-распоряди­тельной документации (код 0200000);

• унифицированная система первичной учетной докумен­тации (код 0300000);

• унифицированная система банковской документации (код 0400000);

• унифицированная система финансовой, учетной и от­четной бухгалтерской документации бюджетных учреж­дений и организаций (код 0500000);

• унифицированная система отчетно-статистической до­кументации (код 0600000);

• унифицированная система учетной и отчетной бухгал­терской документации (код 0700000);

• унифицированная система документации по труду (код 0800000);

• унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ (код 0900000);

• унифицированная система внешнеторговой документа­ции (код 1000000).

Для получения представления об одной из названных выше УСД приведем фрагмент состава форм до­кументов Унифицированной системы организационно-рас­порядительной документации (УСОРД).

В восьмизначном кодовом обозначении унифицирован­ной формы документа отражены следующие признаки клас­сификации:

— первый и второй знаки (класс форм) — принадлеж­ность унифицированной формы документа к соответствую­щей унифицированной системе документации (например, 02 — унифицированная система организационно-распоря­дительной документации);

— третий и четвертый знаки (подкласс форм) — общ­ность содержания множества форм документов и направ­ленность их использования (например, 01 — документация по учету и распределению средств);

— пятый, шестой и седьмой знаки — регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подклас­са (например, 004 — расчетная ведомость по страховым взносам);

— восьмой знак — контрольное число (КЧ). Кодовые обозначения объектов ОКУД подлежат про­становке во всех унифицированных формах документов.

Наряду с ОКУД назовем другие классификаторы, с ко­торыми нам придется столкнуться в процессе изложения материала: Общероссийский классификатор предприятий

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (код 0200000)

и организаций (ОКПО), Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих тарифных разрядов (ОКПДТР).

Вновь разработанные унифицированные формы орга­низационно-распорядительных документов подлежат реги­страции и последующему включению в ОКУД.

Унификация, в частности организационно-распоряди­тельных документов, осуществляется на основе стандарт­ной графической модели построения документов. Модель представляет собой конструкционную сетку из пересекаю­щихся под прямым углом вертикальных и горизонтальных линий, выполненных с определенным шагом (2,6 мм по горизонтали и 4,25 мм по вертикали); допускается исполь­зовать конструкционную сетку с шагом 2,54 мм и межстроч­ным интервалом 4,24 мм. Конструкционная сетка (рис. 1.8) позволяет по координатам точек пересечения линий опре­делить места размещений информационных элементов, из которых формируется документ (адрес, дата, текст, под­пись и т. п.).

На основе конструкционной сетки для всего множества документов, используемых в той или иной сфере деятель­ности, создается формуляр-образец, предусматриваются зоны (ячейки, прямоугольники) размещения информаци­онных элементов документа, называемых в делопроизвод­стве реквизитами. Конструкционная сетка позволяет опи­сывать документ в формализованном виде. Требования к построению формуляра-образца деловых документов изло­жены в ГОСТ 6.10.5-87.

В разработке унифицированных систем документации в народном хозяйстве на основе изложенного подхода на­коплен большой опыт.

К числу методов унификации управленческой докумен­тации относятся также типизация, трафаретизация, пред­ставление документов в анкетной форме и составление до­кументов по образцам (примерам).

Типизация документов заключается в разработке для оп­ределенной сферы использования универсальных докумен­тальных решений, которые при последующей доработке под конкретные условия применения становятся действующими нормативными актами или руководящими материалами кон­кретной организации. Например, типовой договор поставки товаров, типовое положение о канцелярии организации, ти­повые правила внутреннего трудового распорядка и т. п.

Трафаретизация документов сводится к подготовке бланка документа с заранее напечатанной частью текста и специально оставленными пробелами, заполняемыми со­ставителем документа при его окончательном оформлении. Трафаретные документы находят широкое применение в документации по личному составу (анкеты, приказы о при­еме на работу и др.).

Представление документов в анкетной форме — способ пространственной организации словесного материала, при котором постоянная информация, как правило, приводится в виде перечня вопросов, расположенных в левой части ли­ста, строками одна под другой. Переменная информация в виде ответов на вопросы наносится на свободном месте лис­та с правой стороны (см. приложение 12). Широкое приме­нение анкеты находят в технике социологических исследо­ваний, при составлении сводок, оформлении заказов и т. д.

Составление документов по образцам заключается в подготовке большого числа документов в различных дело­вых ситуациях по аналогии с предложенными примерами (заявление, характеристика, объяснительная записка, но­тариально заверяемые документы и др.).

Унификация в документировании может быть как са­мостоятельной работой, так и этапом в работе по стандар­тизации.

Суть стандартизациизаключается в разработке опти­мальных правил и требований по составлению, оформле­нию, документообороту и архивному хранению докумен­тов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве на доб­ровольных началах.

Принятые в установленном порядке правила и требова­ния могут быть оформлены в виде национального стандар­та России (ГОСТ Р) или стандарта организации. По тради­ции стандарты низовых организаций, предприятий, фирм обозначаются аббревиатурой СТП — стандарт предприятия.

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследователь­ской работе. Структура и правила оформления*) или их эле­менты (например, ГОСТ 9327-60. Бумага потребительская. Форматы), так и на унифицированную систему документа­ции. Выше, например, приводился ГОСТ Р 6.30-2003, вхо­дящий в состав унифицированной системы организацион­но-распорядительной документации (УСОРД). Нацио­нальные стандарты (ГОСТ Р, а также ГОСТ) действуют на территории Российской Федерации без каких-либо огра­ничений.

Стандарты организаций в России могут разрабатывать­ся и применяться организациями в следующих случаях:

• для обеспечения использования на предприятиях тех­нических регламентов РФ, ГОСТ Р, ГОСТ, междуна­родных, национальных стандартов зарубежных стран, стандартов научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений, СТП других орга­низаций;

• на создаваемые на данном предприятии продукцию, услуги и производственные процессы (работы).

Национальные стандарты и Общероссийские классифи­каторы технико-экономической и социальной информации, в том числе правила их разработки и применения, пред­ставляют собой национальную систему стандартизации.

* Стандарты, обозначаемые «ГОСТ» без буквы «Р», являются стан­дартами бывшего СССР, действующими в настоящее время на территории Российской Федерации и стран СНГ. Их называют межнациональными стандартами.

Вопросы государственного управления стандартизацией в Российской Федерации, включая координацию деятельно­сти федеральных органов управления, взаимодействие с органами власти субъектов РФ, осуществляет Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии, образованное на базе Госстандарта России.