Організація внутрішньогосподарського контролю з використанням сучасної обчислювальної техніки

Внутрішньогосподарський контроль в умовах функціонування автоматизованої системи обробки інформації організовується в інтересах підприємства та з метою допомогти йому ефективно виконувати свої функції. Внутрішній контроль передбачає перевірку додержання умов законодавчих і нормативних актів за здійсненими господарськими операціями та оцінку економічності й ефективності операцій, проведених на підприємстві. Він охоплює такі основні напрямки: контроль політики і методу управління підприємством, організаційної структури підприємства, реальності, повноти, розташування, точності, класифікації облікових даних; перевірку рівня досягнення програмних цілей підприємства; перевірку правильності формування кореспонденції рахунку по господарських операціях зіставленням усіх операцій з Довідником відповідності бухгалтерських проведень; перевірку відповідності даних інвентаризації фактичним даним вибірковою імітацією процесу інвентаризації і звірянням її результатів з фактичними даними; перевірку підсумкових даних установленням взаємозв'язків між ними і здобуттям необхідної інформації про відхилення; виявлення відхилень від установлених нормативних даних звірянням фактичних витрат на виробництво з нормативно-довідковою інформацією; виявлення причин і винуватців відхилень на основі бази знань; підтвердження вірогідності інформації, що міститься в бухгалтерській звітності; оцінку діяльності підприємства; моделювання облікового процесу з метою одержання необхідної інформації для управління підприємством; імітацію облікових даних для планування і прогнозування фінансово-господарської діяльності підприємства.

Перед початком контролю слід уточнити ступінь автоматизації облікових, контрольних завдань і технологію їх розв'язання. На основі отриманих відомостей складають план проведення внутрішньогосподарського контролю. У плані проведення контролю мають бути відбиті питання організації обстеження операцій, які здійснюються на низових ланках управління. На АРМБ категорії І цей процес передбачає 5 етапів, на кожному з яких перевіряють:

1) правильність застосування облікових номенклатур;

2) правильність обчислення облікових показників;

3) повноту вхідної інформації;

4) порядок контролю інформації;

5) порядок коригування НДІ.

Етап перевірки правильності застосування в первинних документах облікових номенклатур і аналізу даних на відповідність поставленим вимогам особливо важливий. Тут контролюються законність складання первинних записів, їх вірогідність, точність і всебічність. При одночасному виписуванні і відображенні первинних документів на машинних носіях перевіряються правильність та відповідність автоматично виписаного первинного документа. Крім того, визначають маршрут заповнення первинних даних, порядок виправлення помилок і відновлення інформації.

Особлива увага приділяється контролю процесу автоматизованої реєстрації первинної інформації. На етапі контролю правильності обчислення необхідних облікових показників перевіряється порядок розрахунку того або іншого показника. Це досягається порівнянням фактичних показників і показників, обчислених імітацією даних з використанням інформаційної мови показників обліку, контролю та аналізу. Приділяється увага способу захисту інформації від несанкціонованого доступу.

На третьому етапі здійснюється контроль за правильністю розрахунків. При цьому перевіряють повноту вхідної інформації переглядом змісту інформаційної бази даних.

На четвертому етапі приділяється увага методам контролю, що застосовуються на АРМБ І категорії: контролю на значущість, перевірці допустимості кореспонденції рахунків, допустимості або наявності даних нормативно-довідкової інформації, контролю підсумкових сум і т. ін. При цьому з'ясовується, яка саме діюча система використовується для контролю, як здійснюється автоматизований контроль з видачею повідомлень про наявні відхилення на дисплей і друкувальний пристрій.

П'ятий етап контролю особливо важливий, оскільки практика свідчить, що несвоєчасне і неточне коригування нормативно-довідкової інформації призводить до грубих порушень фінансово-господарської діяльності підприємства (неправильне нарахування заробітної плати, відрахувань і перерахувань податків, заниження собівартості продукції тощо). Тому перевіряються порядок, правильність, своєчасність і законність коригування нормативно-довідкової інформації. Далі перевіряється технологічний ланцюжок обробки даних з метою з'ясувати, чи не втрачається інформація на будь-якій дільниці обробки даних, чи відповідають дані вхідної інформації даним вихідної інформації.

Після закінчення перевірки на АРМБ І категорії здійснюється контроль на АРМБ II категорії. На АРМ бухгалтера II категорії (бухгалтерії) перевіряється повнота надходження інформації з інших АРМ і порядок розрахунку інформації. Цей процес здійснюється в чотири етапи і передбачає контроль:

1) підсумкових вихідних даних;

2) відповідності документації законодавчим актам;

3) законності коригування вихідної інформації;

4) порядку збереження інформації для архівного зберігання і відповідності її даним, відтвореним на паперовому носії.

На першому етапі, при перевірці вихідної інформації, що використовується на цьому етапі обробки, аналізують вірогідність розрахунків, зокрема перевіряють співвідношення підсумків за вихідними даними, відповідність бухгалтерським проведенням, а також даним, зафіксованим у нормативно-довідковій інформації. Інформація підсумкових даних вихідного документа обов'язково має включати ознаки, що пов'язують їх або з первинними даними, на основі яких вони одержані, або з інформацією іншого вихідного документа.

На другому етапі контролюють інформаційний ланцюжок одержання вихідної інформації на відповідність розробленій технології, а також чи відповідає ця технологія чинним законодавчим актам України. Крім того, контролюють використання вихідної інформації, її юридичну повноцінність і відповідність машинним даним даних, призначених для архівного зберігання. Необхідно також перевірити відповідність застосовуваних нормативно-довідкових даних законодавчим актам України.

У процесі організації автоматизованого обліку велике значення має Довідник бухгалтерських проведень, де зазначено всі допустимі кореспонденції рахунків. На цьому самому етапі проаналізовується законність складання кожного бухгалтерського проведення щодо правильності кореспонденцій рахунків.

На третьому етапі аналізу вихідної інформації з'ясовується, чи здійснювалося її коригування. У разі виявлення фактів коригування слід перевірити, чи було зроблене виправлення рахунку і в первинних даних та чи був проведений перерахунок вихідної інформації, чи законним є здійснене коригування.

Четвертий етап проведення контролю на АРМ бухгалтера за дільницями обліку має особливе значення, оскільки збереження і перезапис інформації для архівного зберігання та організація її відповідності даним, відтвореним на паперовому носії, надзвичайно важливі. Контролюють спосіб забезпечення збереження, своєчасність перезапису інформації, зручність пошуку, організацію обліку і зберігання первинних та вихідних облікових документів. Під час перевірки встановлюється відповідність порядку знищення первинних документів чинному законодавству України. Після цього перевіряють проходження інформації з АРМ бухгалтера II категорії в АРМ бухгалтера III категорії. Це здійснюється відображенням інформації на відповідний період і перевіркою наявності звітних даних по кожній дільниці обліку.

Правильність розрахунків і висновку результатної інформації перевіряється на основі машинного контролю і звірянням даних по кожному вихідному документу. Особливо важливо з'ясувати, чи всі дані враховані при зведенні їх на рахунках бухгалтерського обліку. Для цього здійснюється перегляд за кожним рахунком.