Вимоги до організації процесу документування первинної облікової інформації
До організації процесу документування первинної облікової інформації ставляться такі вимоги: повна реєстрація всієї зібраної первинної облікової інформації; документування всієї зареєстрованої первинної облікової інформації; належне оформлення носія, який надає йому сили юридичного виправдального документа; правильність і вірогідність зареєстрованої в документі первинної інформації; можливість перевірки в установленому порядку виконання зазначених щойно вимог. З погляду цих вимог дуже важливими є подальші характеристики процесу документування первинної облікової інформації — властивості носія, використовуваного як первинний документ, умови реєстрації первинної інформації в документі, умови формування та передавання первинного документа, склад його інформації. Первинним документом може бути носій, який забезпечує можливість фіксації первинної інформації в установленому місці її реєстрації способом, доступним і зручним обліковому персоналу. При цьому інформація зберігається в тому самому вигляді, в якому вона була зареєстрована впродовж установленого терміну без спеціальних засобів захисту й відновлення.
Умови реєстрації первинної інформації (даних) у документі мають забезпечувати персональну відповідальність облікових працівників за правомочність кожного первинного документа і вірогідність первинної інформації, що міститься в ньому. Цього можна досягти з допомогою методів і засобів авторизації документа, реєстрації в ньому спеціальної факсимільної інформації, повністю ідентифікувавши особу, котра вчинила, дозволила або зареєструвала подію, що відбулася в господарській діяльності підприємства. Крім того, буде обмежено доступ до засобів реєстрації і стане можливим виявляти кожний неправомочний документ, а також випадки несанкціонованого використання засобів реєстрації, запобігаючи реєстрації даних особами, не наділеними відповідними правами. Умови формування первинного документа мають забезпечувати отримання документа, інформація якого задовольняє вимоги подальшої обробки, зберігання, контролю та аналізу. Щоб реалізувати ці умови, розробляють регламент маршруту формування документів (сукупність місць реєстрації та послідовність їх проходження), який забезпечує порядок реєстрації первинної інформації в документі, склад інформації, яка реєструється в кожному пункті маршруту формування і забезпечує додержання вимог щодо змісту всіх документів, котрі підлягають реєстрації в цьому пункті, а також терміни формування, виконання яких гарантує своєчасне одержання первинних документів.
У комплексі автоматизованого документування та підготовки первинної інформації за допомогою програмного забезпечення досягається виконання заданої послідовності документування первинної облікової інформації, передавання інформації за маршрутом документування, забезпечення засобами контролю й збереження цілості документованої інформації, формування машиночитаних первинних документів, які передаються на обробку й зберігання, а також, у разі потреби — відображення інформації, яка документується в людиночитаній формі.
За допомогою програмних засобів на місці виникнення інформації в режимі запиту формується макет необхідного первинного документа з описом показників обліку, контролю та аналізу простою, зручною для бухгалтера інформаційною мовою. Дані вводяться на кожному робочому місці бухгалтера або особи, відповідальної за введення первинної інформації. Усі первинні облікові дані формуються в одному місці, автоматично доповнюються нормативно-довідковою інформацією та кореспонденцією рахунків, і на їх основі створюється первинний документ, який відображується чи передається для подальшої обробки й архівного зберігання.
Умови передавання первинного документа мають забезпечувати незмінність (збереження) інформації в процесі її проходження за маршрутом формування, а також фізичну цілість об'єкта передавання. Об'єктом передавання є окремий документ або сукупність документів, що передаються як одне ціле. Спосіб реалізації цих умов залежить від типу носія та об'єкта передавання.
Організація передавання має регламентувати терміни передавання, забезпечуючи своєчасність формування документа й підготовки інформації до обробки, а також порядок передавання документів. Це дає змогу встановити персональну відповідальність за документи на кожному пункті передавання, уточнити склад супровідної документації та однозначно ідентифікувати об'єкт передавання й установити його змістову цілість, визначити методи й засоби обмеження доступу, забезпечити фізичну цілість об'єкта передавання або виявити її порушення.
Цільовим призначенням автоматизованого документування є оформлення первинної облікової інформації у вигляді цілісного документа і підготовка такої інформації до автоматизованої обробки. Автоматизоване документування виконує людина з використанням технічних засобів у двох варіантах:
1) з одержанням двох носіїв інформації, один з яких — людино-читаний — являє собою первинний документ, а другий — машино-читаний — його копію;
2) з формуванням лише машиночитаного носія, що також є первинним документом.
Останній варіант автоматизованого документування є принципово новим, оскільки передбачає одержання документа безпосередньо на машиночитаному носії. У світлі існуючих тенденцій розвитку методів і засобів обробки інформації автоматизація документування може розглядатися як один із кроків у створенні та впровадженні інтелектуальних терміналів, а також як одне із завдань, виконуваних за допомогою системи інтелектуальних терміналів (АРМ бухгалтера).
Тепер для поєднання властивостей документа і машиночитаного носія використовуються графічні позначення (наприклад, магнітне чорнило) і стилізовані шрифти.
Порядок оформлення машиночитаних первинних документів повинен їх задовольняти, а також забезпечувати вірогідність і точність облікової інформації. Зокрема, оформлення машиночитаних первинних документів має підпорядковуватися таким умовам:
• однозначно визначати осіб, відповідальних за санкціоноване введення і реєстрацію відображених у документах господарських операцій;
• запобігати можливості неправильного оформлення документів, наприклад обмеженням доступу до технічних засобів реєстрації інформації;
• своєчасно, до відображення інформації документів у бухгалтерському обліку, виявляти незаконно здійснені і неправильно документовані господарські операції;
• контролювати правильність інформації документа у процесі його створення, виправляти виявлені помилки;
• у разі потреби відновлювати інформацію, відбиту в документах. Машиночитаний первинний обліковий документ має містити відомості (найменування, номер і т. ін.), що дають змогу однозначно ідентифікувати його; умови (дату, місце тощо) його складання; зареєстровані в ньому господарські операції (їх зміст і основа, характеристики); осіб, відповідальних за складання документа, і зафіксовану в ньому інформацію. Найменування документа, умови його складання, зміст господарської операції та її основа в документі можуть бути зафіксовані у вигляді кодів. У такому разі потрібна довідкова інформація для розшифрування цих кодів. У машиночитаному документі допускається не фіксувати характеристики господарських операцій, що являють собою виробничу інформацію, яку можна дістати на підставі НДІ або розрахунками (наприклад, найменування об'єктів обліку і т. ін.). Підписи осіб, відповідальних за складання машиночитаних первинних документів та за інформацію, що міститься в них, можуть бути замінені спеціальним кодом (паролем) або іншими засобами авторизації, що дають змогу однозначно і вірогідно ідентифікувати конкретну особу. Належність (або засіб присвоєння) коду (паролю) конкретній особі має бути зареєстрована в установленому порядку.
4.4. Напрями удосконалення первинного обліку
Одним із важливих напрямків удосконалення первинного обліку є використання штрихового коду, який проставляють на матеріальних цінностях, товарах, готовій продукції.
Використання штрихового коду дає змогу побудувати нову автоматизовану систему формування первинних даних і відкриває новий підхід до вдосконалення методології первинного обліку на підприємствах.
Штрихове кодування є одним із типів автоматизованої ідентифікації, що ґрунтується на методі оптичного зчитування інформації.
Метою штрихового кодування інформації є відображення інформаційних властивостей товарів, які забезпечують реальну можливість відстежувати їх рух до споживача, чим забезпечується підвищення ефективності управління підприємством.
Штриховий код присвоюється одиницям обліку відповідно до нормативних документів національної нумерувальної організації або згідно з рекомендаціями Міжнародної організації Північної Америки, що відповідає за присвоєння коду. Існують групи товарів (матеріальних цінностей, готової продукції), на яких може проставлятися так званий внутрішній штриховий код, що є унікальним лише для певного середовища і використовується виключно в ньому. За допомогою штрихових кодів на місці відвантаження, продажу, відпуску матеріальних цінностей (готової продукції, товару) формуються первинні облікові дані без письмового оформлення первинної інформації. Це досягається визнанням штрихових кодів і автоматизованим формуванням на АРМ бухгалтера необхідної первинної інформації. Завдяки цьому організується безпаперове оформлення господарської операції з чітким формуванням інформації в інформаційній базі і з відображенням особи, відповідальної за первинну господарську операцію. Штрихові коди за допомогою спеціальних лічильних засобів перетворюються на необхідну первинну інформацію.
Для відокремлення штрихового коду від носіїв інформації використовують сканувальні пристрої різного роду: контактні олівці та сканери, лазерні сканери і мобільні термінали, які зчитують інформацію на відстані.
У результаті введення інформації до інформаційної бази з використанням нормативно-довідкової інформації визначається вартість матеріальних цінностей, готової продукції або товару, а також доповнюються сталі показники. У разі потреби форма введених даних може бути відображена на дисплеї або на друкувальному пристрої.
Лічильні прилади можуть застосовуватися як у місцях зберігання продукції (склади, комори, цехи, ділянки тощо), так і в місцях її реалізації та відпуску. Описана технологія дає змогу автоматизувати процес оформлення й уведення первинних даних і є найбільш прогресивною для впровадження її на кожному підприємстві України. Така технологія формування облікових даних може застосовуватися і під час інвентаризації товару, готової продукції та матеріальних цінностей.
ТЕМА 5
Дата добавления: 2015-11-26; просмотров: 1278;