Принципи організації автоматизова­ної обробки первинної інформації

Важливим методологічним принципом організації автоматизова­ної обробки інформації є машинне формування первинних даних з одночасним формуванням їх на машинному носії. Відомо, що бух­галтерський облік як функція управління включає в себе безперерв­не і взаємозв'язане спостереження (сприйняття, збирання), реєстра­цію, нагромадження і зберігання первинних фактів господарської діяльності підприємства з метою подальшої їх систематизації та об­грунтування у вигляді облікових показників, що відображують кіль­кісну оцінку та якісну характеристику конкретних економічних явищ (процесів).

Первинний облік — це початкова стадія облікового процесу. Вимоги, що висуваються до змісту та порядку реєстрації інформації в первинних документах, визначають вимоги до тих прийомів, яки­ми реалізується функціональне призначення первинного обліку. Під час формування первинних документів в автоматизованій системі обліку, контролю та аналізу слід додержувати таких умов: відобра­ження первинної інформації на машиночитаному носії; надання машиночитаному носію юридичної сили первинного документа; за­безпечення можливості подальшого використання (обробки і збері­гання) первинної інформації; забезпечення вірогідності первинної інформації та надійності роботи системи; використання сучасних засобів формування первинних даних.

Інформація, що формується у процесі первинного обліку госпо­дарських операцій підприємства, у бухгалтерському обліку систе­матизується й об'єднується за відповідними обліковими показника­ми. Необхідністю підготовки первинної облікової інформації для систематизації та узагальнення зумовлюються певні вимоги як до самої інформації, так і до процесу її збору та реєстрації. Конкретний зміст таких вимог залежить від застосовуваних відповідних засобів обробки інформації. Якість подальшої обробки інформації залежить здебільшого від того, чи вистачає даних для формування необхідної інформації (облікових показників) і чи доступна форма їх подання для сприйняття.

Як уже зазначалося, існують такі основні способи обробки облі­кової інформації: ручний без застосування обчислювальних машин; механізований із застосуванням клавішних обчислювальних машин з неавтоматизованим введенням даних; механізований із застосу­ванням електромеханічних обчислювальних машин з автоматизова­ним введенням даних; автоматизований із застосуванням елект­ронних обчислювальних машин (персональних комп'ютерів) з автоматизованим введенням даних; комп'ютерний; автоматизоване документування.

У разі ручної та механізованої обробки облікової інформації дані сприймаються за безпосередньої участі людини. Тому первинна об­лікова інформація має бути підготовлена на людиночитаному носії, тобто зареєстрована в установленому порядку на паперових бланках у традиційних первинних документах. Завдяки цьому задовольняю­ться вимоги до первинної інформації як щодо документування, так і стосовно її придатності для подальшої обробки. За таких способів обробки облікової інформації функції її первинного обліку та підго­товки реалізуються як єдиний комплекс методів і засобів, а процес підготовки первинної інформації повністю збігається з процесом первинного обліку. Коли ж ідеться про організацію автоматизовано­го бухгалтерського обліку, розглянуті способи обробки облікової інформації непридатні.

Застосування механізованого способу обробки інформації зумо­вило модифікацію вимог до підготовки первинної інформації, фор­ми подання та складу даних, які передаються на обробку. Передусім відповідні зміни зумовлені потребою підготовки первинної інфор­мації, яка обробляється на машиночитаному носії — перфокартці — для автоматизованого введення, а також розширенням кола можли­востей автоматизованої обробки, що дасть змогу автоматизувати процес отримання деяких характеристик господарських операцій і відповідно виключити їх зі складу первинної інформації. Проте найістотніші зміни зумовлює підготовка саме машиночитаного но­сія: розмежовуються функції первинного обліку та підготовки ін­формації. Спроби використати спільний носій (дуалькартки) для до­кументування та обробки первинної інформації за допомогою перфораційної техніки не мали успіху через недосконалість техніч­ної бази й організаційні труднощі. Тому для підготовки перфокар-ток знадобилися спеціальні технічні засоби, а також відповідний персонал. Отже, підготовка інформації відокремлена від системи первинного обліку і є самостійним етапом технологічного процесу механізованої обробки облікової інформації.

За умов механізованого бухгалтерського обліку технологічні лан­цюжки, які забезпечують отримання різних носіїв, різняться за пев­ними технологічними операціями, хоча й ідентичні за функціональ­ним змістом. Зазначене розмежування двох функціонально ідентич­них процесів є нераціональним і негативно позначається на ефективності впровадження розглянутих способів обробки інфор­мації. Подальший розвиток засобів обробки інформації сприяв ви­користанню комп'ютерів у процесі автоматизованої обробки облі­кової інформації. Проте організація збору та реєстрації первинної облікової інформації в принципі все ще лишається такою самою, як і в разі механізованої обробки інформації. Це пояснюється насампе­ред жорсткими вимогами до форми та умов документування пер­винної облікової інформації. Ці вимоги ускладнюють використання як виправдальних документів безпосередньо машиночитаних носіїв, гальмують упровадження нетрадиційних методів і способів доку­ментування інформації, а також створюють труднощі в роботі пер­соналу, який здійснює збір та реєстрацію первинної облікової ін­формації.

Тепер з огляду на застосування АРМБ удосконалення методів і способів документування та підготовки первинної інформації набу­ло особливої актуальності. Сучасні технічні та програмні засоби ре­єстрації, формування й передавання первинної інформації дозволя­ють задовольнити вимогу методології бухгалтерського обліку, забезпечити порядок документування облікової інформації, сприя­ють адаптації облікового персоналу до нових методів і засобів до­кументування облікової інформації, підвищують вірогідність та оперативність отримуваної первинної інформації, знижують трудо­місткість документування й підготовки первинної облікової інформації. Тому одним з найважливіших завдань автоматизації бухгал­терського обліку є конкретизація вимог методології з позиції вико­ристання нових методів і засобів документування та підготовки пер­винної інформації.