Принципи організації автоматизова­ного формування вихідної інформації

Вихідна облікова інформація в умовах застосування АРМБ фор­мується в реальному масштабі часу, тобто спостерігається зближен­ня процесів формування, відображення і використання вихідної ін­формації. Вихідною інформацією бухгалтерського обліку є обліко­во-звітні показники, необхідні для контролю і аналізу виробничо-господарської діяльності підприємства, підготовки управлінських рішень та інформації, яка використовується з метою підтвердження вірогідності облікової інформації та аналізу. До вихідної облікової інформації також відносять інформацію, призначену для викорис­тання в подальших облікових циклах і для вирішення завдань на суміжних АРМ. За призначенням вихідні форми документів поді­ляють на основні і допоміжні.

Основні документи підпорядковані функціональній меті бухгал­терського обліку, контролю та аналізу і мають відповідати всім ме­тодологічним вимогам і правилам ведення реєстрів бухгалтерського обліку.

Допоміжні документи містять різноманітні разові і періодичні відомості, які використовуються лише з довідковою, інформацій­ною та аналітичною метою і не потрібні безпосередньо для здійс­нення конкретних управлінських рішень.

За змістом розрізняють такі документи: оборотна відомість; ві­домість руху коштів та їх джерел; інвентаризаційні відомості; групувально-аналітичні документи; відомість для управління підприєм­ством і т. ін. Зміст вихідних документів має забезпечувати мож­ливість перевірити правильність результатної інформації та її відпо­відність інформації первинних документів. Як правило, вихідна ін­формація використовується за запитом, і тому найбільш прийнят­ним способом її формування та відображення є фрагментарні документи і відеограми. Надання повним вихідним документам «безпаперового» вигляду і задоволення поточних потреб обліку фрагментарними документами та відеограмами дасть основу для ви­значення повного комплексу документів — людиночитаної копії облікових реєстрів, яка має однакову юридичну силу з оригіналом. Склад показників відеограм має бути узгоджений з інформацією пов­них вихідних документів (облікових реєстрів), переведених до «безпаперового» вигляду. Інформація відеограм може бути виведена у вигляді фрагментарного документа і навпаки. Вихідна інформація обліку, контролю та аналізу, що подається у вигляді вихідних доку­ментів на машиночитаному носії, має бути оформлена так, аби за­безпечувалася юридична сила цих документів, а також відповідність вимогам архівного зберігання, документальних ревізій та аналізу нарівні з традиційними документами бухгалтерського обліку, конт­ролю та аналізу на паперових бланках.

Специфіка бухгалтерського обліку визначає його як систему суці­льного, безперервного, взаємозв'язаного об'єктивного відображення фактів господарської діяльності.

Це висуває певні вимоги до використовуваної таким обліком ви­хідної інформації, а саме:

• вірогідність — безпомилкове формування облікової, контрольної і звітної інформації згідно з методологією бухгалтерського облі­ку та звітності;

• своєчасність, системність, взаємозв'язок інформації обліку, контролю та аналізу синтетичного і аналітичного обліку, облі­кової і звітної інформації;

• обгрунтованість — відповідність даним первинних документів, які відображають законно досконалі і правильно оформлені госпо­дарські операції;

• повнота — одержання всієї облікової та звітної інформації, необ­хідної для здійснення функцій бухгалтерського обліку в управлін­ні господарською діяльністю підприємства, юридична повноцін­ність інформації, яка формується.

Вихідний документ має містити інформацію, яка дасть змогу од­нозначно ідентифікувати підприємство, де створено документ (на­зва, номер і т. ін.), структурний підрозділ підприємства, якого сто­сується складений документ (для документів, що створюються за структурними підрозділами підприємства), звітний період, за який сформовано відбиту в документі результатну інформацію (або дата звітного періоду, на яку сформовано цю інформацію), відбиті в до­кументі облікові та звітні показники, обсяг інформації документа (кількість рядків і стандартних сторінок), дату створення документа, особу, яка склала документ і відповідає за правильність його виго­товлення. Вихідний документ на машиночитаному носії, якщо він підтримує «безпаперовий» вигляд певних реєстрів, є оригіналом, а інформація, яка відображається за потребою в людиночитаній фор­мі, є його копією. Вихідні документи (оригінали, дублікати та копії) на машиночитаному носії підлягають авторизації. Для авторизації використовується код посадової особи, що відповідає за формуван­ня вихідних документів на АРМБ.

На етапі відображення даних для забезпечення юридичної пов­ноцінності вихідної інформації документи, що мають юридичну си­лу і подані на машинних носіях, мають бути перетворені до люди-ночитаної форми. Передавання користувачеві має відбутися згідно зі встановленим технологічним порядком та відповідними правила­ми, що стосуються внесення змін до створеного документа; тиражу­вання вихідної інформації з додержанням вимог щодо створення дублікатів і копій документів засобами обчислювальної техніки; за­безпечення можливості ідентифікувати структурні підрозділи та осіб, які відповідають за вірогідність передавання даних по каналах зв'язку; наявності на вихідних документах обов'язкових реквізитів; забезпечення цілості вихідної інформації протягом установленого терміну за нормативами архівного зберігання.

Зазначені вимоги до вихідної інформації бухгалтерського обліку та аналізу підлягають в основному кількісному оцінюванню та кон­кретизації залежно від виду інформації. На відміну від цих вимог вказівка на важливість забезпечення максимально можливої вигоди використання вихідної інформації обліковим персоналом має ін­формаційний (і до того ж неоднозначний) характер, яким визначаю­ться лише загальні напрямки та принципи організації відображення вихідної інформації в автоматизованій системі обліку, контролю та аналізу.

За умов обробки інформації на основі АРМ бухгалтера з можли­вістю видачі «безпаперових» вихідних документів і організації ро­боти в режимі «запитання — відповідь» постає завдання одночасно­го застосування чотирьох збалансованих груп документів: 1) до­кументів на машиночитаних носіях; 2) повних документів (обліко­вих реєстрів); 3) фрагментарних документів на паперовому носії; 4) відеограм. Різні способи групування документів неоднаковою мі­рою забезпечують процес реалізації вхідних документів у «безпаперовому» вигляді та видачу вибіркової інформації у формі відеогра­ми або фрагментарного документа.

Перший спосіб передбачає таку організацію вихідної інформації, яка забезпечувала б однозначне її перетворення на структуру, харак­терну для традиційного документа на паперовому носії. При цьому вихідна інформація має бути підготовлена в завершеному вигляді, що виключає необхідність будь-якого доопрацювання в разі перетворен­ня до людиночитаної форми та використання за призначенням.

Другий спосіб полягає в тому, що процес формування вихідного документа потребує додаткової обчислювальної обробки інформації в інформаційній базі, компонування й редагування вихідної інфор­мації.

Третій спосіб передбачає організацію вихідної інформації у ви­гляді спеціальних груп даних. Перетворення їх на людиночитаний документ потребує компонування та редагування показників (на­приклад, упорядкування вихідних даних). Здебільшого цей спосіб використовується для формування підсумків.

Коли йдеться про «безпаперову» технологію, найдоцільнішим, на нашу думку, є третій спосіб організації вихідної інформації. Чи є сенс організовувати вихідні документи у «безпаперовому» вигляді, залежить від форми організації АРМ бухгалтера — для індивідуаль­ного чи колективного використання. Індивідуальна і колективна форми організації АРМ бухгалтера потребують різних підходів до відображення вихідної інформації. Система відображення на основі документів у «безпаперовому» вигляді застосовується, як правило, у разі індивідуальної форми організації АРМБ, коли інформація відо­бражається за запитом у момент виконання операцій.

Система формування вихідної інформації має грунтуватися на таких загальних підходах:

• автоматизація відображення вихідної інформації;

• розмежування відповідальності за відображення вихідної ін­формації;

• регламентація процесів відображення вихідної інформації зі здійсненням контролю за їх додержанням;

• контроль вихідної інформації на всіх етапах відображення;

• усунення надмірності та забезпечення відповідності вихідної інформації потребам облікового персоналу;

• забезпечення вимоги юридичної повноцінності відображуваної інформації.

Автоматизація відображення вихідної інформації передбачає її автоматизовану обробку й перетворення з широким використанням програмно-апаратних засобів.

Розмежування відповідальності за відображення вихідної інфор­мації на першому етапі відображення має забезпечуватися обов'яз­ковим автоматичним документуванням процесів обробки й перетво­рення вихідних документів або їх фрагментів, на другому — належ­ними формами документів та обов'язковою реєстрацією моменту передавання користувачеві.

Регламентація відображення передбачає технологічний процес ав­томатизованої обробки інформації та здійснення контролю за його додержанням. У рамках такого контролю необхідно вживати заходів щодо забезпечення збереження програмних засобів, зокрема обме­женням доступу до них. Контроль за виконанням умов установленого технологічного процесу також здійснюється обов'язковим автомати­зованим його документуванням у протоколі виконуваних процедур. Для здійснення контролю вихідної інформації на етапі перетворення забезпечується її вірогідність і завдяки цьому — юридична повноцін­ність. Контроль здійснюється перевіркою готовності до перетворення вихідної інформації на машиночитаному носії, правильності цього перетворення, а також перевіркою даних на зазначеному носії.

Різні методи контролю вихідної інформації спрямовані на вияв­лення помилок, допущених під час виконання функціональних за­вдань. Загальний методичний принцип розробки методів контролю полягає в тому, що будь-який контроль має бути здійснений раніше за відображення вихідної інформації у процесі виконання функціо­нальних завдань. Такий підхід дає змогу якомога раніше виявити, локалізувати й виправити помилки у вихідній інформації та забез­печити її подання в необхідний час за запитом користувача. Зде­більшого використовуються стандартні види контролю, а саме:

• контроль діапазону даних;

• за списком діапазонів і значень;

• з використанням довідників;

• виконання логічних співвідношень;

• відхилень від нормальних умов;

• візуальний;

• за станом і витрачанням коштів;

• за результатами звертання до баз даних;

• за правильністю формування первинних даних.

У процесі відображення вихідної інформації користувачеві нада­ється можливість змінювати склад вихідних документів залежно від кола завдань, а також варіювати в певних межах зміст вихідних до­кументів і способи їх оформлення. Потреба в таких діях може виник­нути передусім у разі зміни нормативних актів або коли знадобиться дістати певну інформацію для управління виробничо-господарською діяльністю підприємства. Це досягається автоматизованим форму­ванням вихідної інформації з використанням програмного автомати­зованого документування.

До складу діалогових систем відображення незалежно від предметної галузі, в якій вони використовуються, входять компоненти методологіч­ного та лінгвістичного забезпечення (інструкції і методики ведення діало­гу, мова діалогової взаємодії тощо), інформаційного забезпечення (ін­формація діалогових повідомлень, методики їх організації, дані спеці­ального призначення і т. ін.), програмного та технічного забезпечення.

Основним принципом відображення вихідної інформації на АРМ бухгалтера в діалоговому режимі є зв'язок АРМБ з бухгалтером у реальному масштабі часу. В разі затримки інформації більш як на 5сек на екран монітора має видаватися довідкова інформація про причи­ну затримки відповіді. Відображення вихідної інформації на АРМ бухгалтера передбачає використання в діалоговому режимі специ­фічної моделі ведення облікового процесу конкретним користувачем (моделювання звичних для нього прийомів роботи з інформа­цією, використання звичної облікової термінології тощо), одноманіт­ність і сталість моделі облікового процесу, запобігання безпричин­ності реакції АРМБ (обов'язкове видавання довідкової інформації у разі збоїв і т. ін.), можливість адаптації та навчання користувача, простота управління процесом діалогу, розумне використання пере­вірки правильності директив, відеограм, автоматизоване формуван­ня управлінських рішень за результатною інформацією.

Для організації діалогових систем відображення вихідної бухгал­терської інформації необхідно вжити таких заходів: дослідити інфор­маційну систему обліку; визначити категорії користувачів інформації, мету, мову та структуру діалогу під час реалізації облікових, контро­льних і аналітичних функцій, структуру технічних засобів, канали зв'язку та структуру програмного забезпечення; установити взає­мозв'язки з інформаційною базою даних. Особливого значення у впровадженні діалогової системи відображення вихідної інформації набуває дослідження інформаційної системи обліку. При цьому уточ­нюється взаємозв'язок завдань і послідовність їх виконання, дослі­джуються питання організації інформаційної бази облікових даних, визначаються засоби захисту і подання даних, здійснюється структу-ризація бухгалтерського обліку, контролю та аналізу за рівнями упра­вління. Уточненням типу користувачів діалогової системи вихідної інформації визначається функціональна галузь: вид діяльності, рівень управління, склад облікових даних, які слугують базою для прийняття рішень і виконання конкретних облікових, контрольних і аналітичних процедур, вид рішень, які приймаються, і процедур, що виконуються, ступінь інтенсивності взаємодії з інформаційною системою.

Автоматизована система відображення даних передбачає форму­вання інформації за запитом бухгалтера в потрібній формі. З цією метою в інформаційній системі з використанням спеціального про­грамного забезпечення має бути задано форму документа чи окремі облікові дані з відображенням ідентифікаторів або точного найме­нування показника. На підставі цих даних формуються або розрахо­вуються дані за допомогою відповідних алгоритмів.

ТЕМА 6