Типи організації інформаційних сис­тем бухгалтерського обліку

Виокремлюють такі основні типи організації інформаційних сис­тем бухгалтерського обліку:

- міні-бухгалтерія;

- інтегровані системи бухгалтерського обліку;

- програмні інструментальні системи;

- комплекси бухгалтерських АРМ;

- створені на замовлення системи;

- локальні АРМБ;

- розподілені системи обробки інформації.

Міні-бухгалтерія призначена головним чином для здійснення бухгалтерського обліку в малих підприємствах. Цей програмний засіб дає змогу здійснити синтетичний, а також нескладний аналі­тичний облік. У міні-бухгалтеріях формують бухгалтерські прове­дення, Головну книгу, оборотну та деякі інші відомості, первинні документи. До цього класу програмних засобів відносять такі, які впроваджуються на малих підприємствах — «1С-Бухгалтерія», «Інфо-Бухгалтер», «Фінанси без проблем», «Головний бухгалтер» та деякі інші.

Інтегровані системи побудовані на основі записів, які тією чи іншою мірою відображують інформацію різних розділів, що інтег­рують всі розділи обліку. Такі програмні засоби функціонують у ви­гляді одного виконуючого модуля, який є ядром інформаційної сис­теми бухгалтерського обліку. У діючих інтегрованих системах розробники намагаються досягти повноти реалізації облікових фун­кцій не за рахунок поділу бухгалтерського обліку на окремі дільниці обліку, а за рахунок ускладнення і спеціалізації процедур обробки бухгалтерських проведень, в які може включатися різноманітна до­даткова інформація, необхідна для відображення специфіки кількісно-підсумовувального, інвентарного обліку тощо. Цей клас програм­них засобів призначений здебільшого для невеликих підприємств, проте на відміну від програмних засобів «міні-бухгалтерії» вони ха­рактеризуються більшою глибиною аналітичного обліку і розвине­ною реалізацією функцій натурально-вартісного та інвентарного об­ліку. До таких програмних засобів відносять інформаційні системи «Галактика», «Парус», «Інтегратор», БЕСТ, «Інфін» і т. ін.

Програмні інструментальні системи дають змогу користува­чеві самостійно конструювати систему обробки облікових даних, описувати необхідні розрахункові алгоритми, макетувати введення та висновок первинної і вихідної інформації спеціалізованою фор­мальною мовою. Так само як і інтегровані інформаційні системи, інструментальні системи ґрунтуються на загальній моделі бухгал­терського обліку, в якій специфіка окремих його дільниць в явному вигляді не виділена. Використовуючи ці програмні засоби, необхід­но мати навички програмування й уміти розробляти формули та не­великі програми вбудованою в таку систему мовою опису розрахун­ків, що утруднює використання цієї інформаційної системи.

До комплексів бухгалтерських АРМ входять окремі АРМБ, а іноді — інформаційні підсистеми. Проте більшість комплексів не взаємозв'язані й вирішуються локально. До таких інформаційних систем відносять «Бухоблік-Фінанси—Бізнес», «ФинЭко», 1С-бухгалтерія, Fin Expert та ін.

Створені на замовлення системи являють собою комплекс про­грамних засобів, що включають комплекси АРМБ та інструментальні засоби, які створюються відповідно до вимог та умов конкре­тного замовника.

Локальні АРМБ використовуються для вирішення окремих за­вдань обліку, вони не взаємозв'язані і виконують окремі функції, які потрібні підприємству.

Основна концепція побудови АРМ бухгалтера полягає в децент­ралізованій автоматизованій обробці інформації безпосередньо на робочому місці облікового працівника з використанням персональ­них баз даних, знань і мети, а також у формуванні локальних і гло­бальних мереж АРМ на базі ПК та інтелектуальних терміналів, у створенні розподільної системи обробки даних. Використовуючи щодня таку програмно-технічну систему і здійснюючи свої тради­ційні методологічні, інформаційні та контрольно-аналітичні функ­ції, бухгалтер інтегрується в людино-машинній системі обробки да­них бухгалтерського обліку як оператор системи, виконуючи нові для себе функції бухгалтера-оператора.

2.4. Розподілена система обробки даних (РСОД)

Сучасною системою автоматизації бухгалтерського обліку є розподілена система обробки даних (РСОД).

Технологія автоматизації бухгалтерського обліку в умовах РСОД використовує універсальний режим роботи, який реалізує як децен­тралізовану обробку інформації, характерну до окремої обчислю­вальної машини, так і централізовану, коли численні ПК працюють паралельно, розв'язуючи свої задачі, а в разі потреби між ними здій­снюється обмін інформацією. Такий режим відповідає безпосеред­ньо специфіці облікової роботи, коли окремий бухгалтер на своїй обчислювальній машині виконує всі облікові операції своєї дільни­ці, а результати надсилає по комунікаційних каналах до відповідних інстанцій.

РСОД в умовах функціонування АРМ бухгалтера має будуватися на основі виділення таких трьох рівнів управління: вищого (на ос­нові АРМ бухгалтера категорії III), де здійснюється управління бух­галтерським обліком в цілому по підприємству; середнього (на ос­нові АРМ бухгалтера категорії II), де здійснюється управління на рівні дільниць обліку (комплексів задач); нижчого (на основі АРМ бухгалтера категорії І), де здійснюється безпосереднє управління ді­яльністю цеху, дільниці, бригади, складу, комори, відділу тощо. Три рівні системи управління охоплюють усю сукупність проблем з об­ліку, контролю та аналізу господарської діяльності.

АРМБ категорії І необхідне для формування й підготовки пер­винної інформації безпосередньо на місці її виникнення (у цехах, складах та інших підрозділах), а також для розв'язування необхід­них облікових контрольних і аналітичних задач. Первинні дані реєструються безпосередньо на робочому місці, де вони виникають, і передаються по певному ланцюжку. У процесі розв'язання задач на кожному робочому місці виявляють відхилення, а також їх причини і тих, хто винний у цих відхиленнях, відомості для оперативного управління процесом виробництва на рівні філії, дочірніх підпри­ємств, дільниць, цехів, відділів та інших виробничих одиниць.

На АРМБ категорії II здійснюється контроль проходження пер­винної інформації і розв'язується низка аналітичних і контрольних задач. Тут також виявляють відхилення від нормальних умов роботи за дільницями обліку (комплексами задач). На цьому етапі отриму­вана інформація підлягає логічному контролю на коректність, а та­кож здійснюється автоматичний контроль за відповідністю даних аналітичного і синтетичного обліку. Крім того, на АРМБ категорії II здійснюється моделювання облікового процесу, контролю та аналі­зу, а також прийняття управлінських рішень з окремого комплексу задач.

АРМБ категорії III призначене для аналізу роботи структурних підрозділів і підприємства в цілому, а також для узагальнення зве­дених даних, пов'язаних з розв'язуванням регламентних задач зі складання оперативної та періодичної звітності. На цьому АРМБ здійснюється оперативний контроль щодо використання трудових, матеріальних і грошових ресурсів, аналізується виконання показни­ків структурними підрозділами, а також додержання чинних норм матеріальних і трудових витрат, виявляються негативні відхилення від діючих систем нормування або планування, розв'язуються задачі управлінського обліку, моделювання облікових даних.

АРМБ в інформаційній системі будуються з розподіленими ба­зами даних. Автоматизація обліку, контролю та аналізу з розподіле­ними базами даних має характеризуватися такими основними особ­ливостями:

• поєднанням централізованого і децентралізованого управління засобами;

• вибором оптимальної структури розподілених баз даних;

• раціональним розміщенням у цих базах завдань і запитань;

• забезпеченням вірогідності облікової інформації, що передає­ться та обробляється:

• здійснення контролю та аналізу безпосередньо на місці виник­нення інформації.

РСОД дає змогу вирішувати складні завдання з використанням локальних баз даних і з децентралізованою обробкою інформації, а також створювати інформаційні системи, які поєднують у собі пере­ваги централізації і децентралізації обробки даних. В умовах авто­матизованої обробки облікової інформації майже всі (понад 80 %) управлінські завдання вирішуються з використанням локальних баз даних у кожному структурному підрозділі. Завдання обміну інфор­мацією і її структуризації відіграють незначну роль (до 20 %). Залежно від вибраної системи обробки даних і ступеня автоматизації облікового процесу створюються АРМБ з використанням різного виду мереж реального часу (універсальні, спеціалізовані, зі статич­ним або динамічним розподілом ресурсів, різним типом управлін­ня). Статичний розподіл ресурсів передбачає організацію обміну інформацією на рівні облікових, контрольних і аналітичних даних, динамічний — обмін інформацією на рівні даних і програм.

Обліковий процес в умовах використання АРМ бухгалтера орга­нізується як ланцюжок взаємопов'язаних робочих місць, куди включаються робочі місця бухгалтера та інших працівників, пов'язаних з організацією бухгалтерського обліку. Технологія орга­нізації обліку в умовах АРМ бухгалтера має три етапи: 1) підготовка інформації та її обробка; 2) систематизація й узагальнення облікової інформації на рахунках за видами ресурсів, її контроль і аналіз; 3) формування інформації для подальшого використання в управ­лінні підприємством.

На першому етапі слід враховувати технічні, економічні й орга­нізаційні характеристики підприємства системи обліку, обсяг пер­винної інформації, територіальне розміщення місць збору та оброб­ки первинної інформації; технічні характеристики АРМ бухгалтера, технологічні операції, які реалізуються на АРМ інших підсистем інформаційної системи підприємства. На другому і третьому ета­пах з технологічних операцій формуються технологічні ланцюжки, встановлюється певна послідовність їх виконання. При ньому необ­хідно пам'ятати, що набір технологічних ланцюжків якісно неодно­рідний, оптимальність технологічного забезпечення зумовлює міні­мальну кількість технологій, які реалізують усі необхідні умови збору, документування та підготовки даних. Усі технологічні лан­цюжки мають бути спрямовані на єдиний набір необхідних елемен­тів технічного, інформаційного та організаційного забезпечення.

Визначення послідовності технологічних операцій ґрунтується на таких принципах: технологічна операція збору первинної інфор­мації має бути першою в ланцюжку; первинну інформацію необхід­но реєструвати на носії; кожному первинному носію визначається шлях реєстрації первинної інформації; первинний носій має бути першим в АРМ бухгалтера.

ТЕМА 3