Підходи до процесу автоматизації бухгалтерського обліку

Процес автоматизації бухгалтерського обліку має розвиватися за умови комплексного, системного та цілеспрямованого підходу з орієнтацією на потреби відповідної ланки управління підприємства.

Система управління має виконувати провідну роль в організації бухгалтерського обліку, що є забезпечувальною ланкою у фінансово-господарській діяльності підприємства. Бухгалтерський облік допов­нює інші інформаційні системи, причому основну частину вхідної ін­формації він дістає безпосередньо із цих систем. Перетворившись на одну з кількох інформаційних підсистем, взаємозв'язаних як на рівні вирішення завдань, так і на рівні всієї інформаційної системи підпри­ємства, бухгалтерський облік відіграє одну з основних функцій управ­ління в умовах застосування автоматизованих систем. Успіх у здійс­ненні управлінської функції при цьому істотно залежить від правиль­ного встановлення взаємозв'язків задач.

У разі комплексного підходу до організації бухгалтерського об­ліку в умовах автоматизованої обробки інформації відбувається пе­рехід від організації окремих елементів до організації цілісних на­борів елементів інформаційних систем, а також налагодження взаємозв'язків між окремими підсистемами і комплексами завдань.

Комплексний підхід в автоматизації бухгалтерського обліку в сучасних умовах має реалізовуватися у вирішенні сформульованих далі завдань:

- визначення ролі і місця бухгалтерського обліку в системі управління підприємством;

- класифікації типів комплексів завдань, а також завдань ін­формаційної системи обліку, контролю та аналізу;

- виокремлення ієрархічних рівнів, які вирішуються в інформа­ційній системі обліку, а також з'ясування характеру системотвірних зв'язків між ними, елементами, комплексами завдань і завданнями;

- установлення умов і меж чинності інформаційної системи обліку;

- контроль і аналіз;

- побудова концептуальної моделі автоматизованої обробки облікової інформації;

- створення інформаційної мови бухгалтера, яка дасть змогу користувачеві працювати в діалоговому режимі;

- комплексний перегляд теоретичних і методологічних основ бухгалтерського обліку;

- системне вирішення завдань обліку, контролю та аналізу;

- використання засобів моделювання облікового, контрольного і аналітичного процесів;

- організація автоматизованої системи дослідження; прогнозу­вання господарсько-фінансової діяльності підприємства;

- розробка сучасних засобів спілкування в діалоговому режимі з інформаційною системою обліку, контролю і аналізу;

- створення на основі комплексного підходу автоматизованої системи прийняття управлінського рішення.

Розробка облікової інформації — не кінцева мета, а лише части­на облікової функції системи. Важливим завданням є створення та­кого засобу передавання інформації конкретним користувачам, що дає змогу їм правильно сприйняти інформацію і зрозуміти її потен­ційну корисність. Це насущне завдання, оскільки в разі невдалого подання даних навіть дуже цінна інформація може втратити свою вагу. Тоді успіх у здійсненні облікової функції багато в чому зале­жить від правильної побудови комунікаційних процесів.

В умовах автоматизованої обробки даних на організацію обліку істотно впливає теорія комунікації. Адже облік можна подати як ін­тегровану систему збирання, обробки, зберігання й передавання об­лікової інформації, а основні принципи теорії комунікації дають змогу виробити найбільш оптимальні обсяги, терміни та напрями інформаційних потоків в обліку.

Як одиниця комунікації обліковець несе відповідальність за формування облікових показників і передавання їх користувачам. Для цього він має передусім визначити тип необхідних для користу­вачів блоків інформації, оскільки лише потреба в інформації є, по суті, виправданням для встановлення комунікації. Як одиниця ін­формаційної системи обліковець виконує водночас і такі функції:

джерела інформації, передавача, користувача блоків, які передають інформацію за допомогою різноманітних механізмів зворотного зв'язку. Як комунікаційна одиниця користувач облікової інформації поєднує в собі всі частини комунікаційної системи.

Користувач облікової інформації виконує дві першочергові функції: інтерпретує облікову інформацію і використовує її. Від інших функцій управління бухгалтерський облік відрізняється своїми цілями, задачами і засобами їх розв'язування. Це дає підстави розмежувати різні функції обліку, особливо коли організовано АРМ бухгалтера, щоб не дублюва­ти розв'язування одних і тих самих задач. Правильне формування задач, їх взаємозв'язок дають можливість на основі автоматизації розв'язувати облікові, контрольні та аналітичні задачі в управлінні.

Інформаційна система обліку, контролю та аналізу має органічно вливатися в загальну систему управління підприємством, характеризу­ватися взаємоузгодженістю між комплексами задач і задачами та інши­ми інформаційними системами підприємства, включати в себе задачі обліку, контролю, аналізу і внутрішнього аудиту. Кожна задача харак­теризується функцією управління, в рамках якої вона вирішується; ре­сурсом, який вона відображає, та його станом; підрозділом, до якого належить ресурс; періодом часу, за який відображається рух ресурсу.

Сукупність вихідних показників однозначно визначає зміст задачі. Функціональні задачі взаємодіють на інформаційній основі. Обмін інформацією між задачами під час функціонування АРМБ можливий за на­явності класифікаційного переліку задач. Класифікація задач допомагає вдосконалити методологію обліку, а це, у свою чергу, має позитивний вплив на технологію обробки даних за допомогою АРМБ. Розмежування за класифікаційними ознаками дає змогу локалізувати однорідні задачі, щоб типізувати їх обробку, вивчити та використати в управлінні їх особ­ливості, встановити закономірності інформаційних зв'язків.

Задачі бухгалтерського обліку можна класифікувати за певними ознаками залежно від практичних потреб. Найважливішим для пра­ктичних цілей є групування задач за економічним змістом вихідних показників. Таке групування є основою для виокремлення основних типів АРМ бухгалтера:

1. АРМ бухгалтера власності засновників;

2. АРМ бухгалтера з обліку основних засобів;

3. АРМ бухгалтера з обліку матеріальних цінностей;

4. АРМ бухгалтера з обліку праці і заробітної плати;

5. АРМ бухгалтера з обліку затрат на виробництво;

6. АРМ бухгалтера з обліку продажу готової продукції, визна­чення доходів та фінансових результатів;

7. АРМ бухгалтера з обліку фінансово-розрахункових операцій;

8. АРМ бухгалтера зведеного обліку та складання звітності.

Кожному з перелічених АРМБ (комплексів задач) відповідає пев­ний перелік задач. Визначаючи перелік задач, що мають бути розв'язані на АРМ бухгалтера, слід ураховувати фактори, які впли­вають на їх склад. Це технологічні та організаційні фактори, пов'язані з характером виробництва, із суміжними завданнями та з методичними варіантами розв'язування самих задач бухгалтерсько­го обліку, контролю та аналізу. При цьому можливі різноманітні ва­ріанти розподілу задач між бухгалтерією і підрозділами.

Інформаційні взаємозв'язки задач обліку, контролю та аналізу з іншими підсистемами автоматизованої системи управління підпри­ємства здійснюються згідно з такими правилами:

- використання взаємної інформації;

- спорідненість окремих джерел інформації;

- спорідненість окремих первинних носіїв інформації;

- єдність системи кодування інформації;

- наявність зворотного зв'язку;

- єдність системи показників.

Обліковий процес в умовах використанняАРМБ характеризуєть­ся як ланцюжок взаємопов'язаних робочих місць — бухгалтера, а також працівників, пов'язаних з організацією бухгалтерського облі­ку. Автоматизація послідовності розв'язування задач забезпечує чіт­ку організацію технологічного процесу, дає змогу уникнути повтор­ного виконання окремих кроків. Важливим під час автоматизації бухгалтерського обліку є формування облікових функцій для певно­го переліку задач, розв'язуваних на АРМБ.

На підприємствах доводиться іноді формувати АРМБ за комплек­сами, які охоплюють топологічні задачі (облік основних засобів, об­лік матеріальних цінностей і т. ін.), або за певними функціональними задачами (нарахування відрядної заробітної плати, облік касових опе­рацій і т. ін.), або за окремими функціями (оформлення первинного документа, формування певних значень первинного обліку і т. ін.).

Для цього формуються облікові модулі так, аби можна було змоделювати обліковий процес з урахуванням використовуваної обчислювальної техніки, наявного облікового персоналу, а також масштабів підприємст­ва. В інформаційній системі в разі потреби формують облікові станції, які обслуговують кілька комплексів задач (АРМБ) або кілька облікових фун­кцій. Маючи модульний набір облікових, контрольних і аналогічних за­дач, бухгалтер у разі потреби може сформувати їх в окремі АРМБ. Це за­безпечує швидке орієнтування на певний об'єкт обліку і дає змогу гнучко реагувати на поточні зміни в структурі підприємства (скорочення або збільшення АРМБ), а також на зміни в обліковій політиці підприємства.

Програмні засоби мають орієнтуватися на об'єкт у будь-який момент і за будь-яких структурних модифікацій, що відбуваються на підприємстві. Облікові станції мають формуватися з урахуванням взаємозв'язку завдань, функцій і АРМБ в єдиному інформаційному обліковому процесі, що випливає із загальної інформаційної взаємоузгодженості окремих задач і комплексів задач. АРМБ для потреб управління за функціональним розподілом формуються за задачами (комплексами задач), поданими у вигляді окремих блоків.

Користувач облікової інформації виконує дві першочергові фун­кції: інтерпретує облікову інформацію і використовує її. Правильно сформувавши комплекси задач та окремі задачі з урахуванням їх взаємозв'язків, можна завдяки автоматизації розв'язувати облікові, контрольні й аналітичні задачі.

Лише за умови глибокого організаційного підходу вдається по­долати консерватизм і негнучкість апарату бухгалтерії, нечіткий розподіл виконуваних обов'язків та дублювання в роботі, а отже, підвищити рівень організації праці бухгалтерів на підприємствах. Саме організаційний принцип дає змогу виявити шляхи вдоскона­лення обліку і в масштабі країни.

ТЕМА 2