Выбор поставщика

1.Выбор квалифицированного поставщика

Выбор поставщика - одна из важнейших задач фирмы.

В разных обстоятельствах на первое место по важности могут выходить разные факторы. Но чаще всего выбор лучшего поставщика продукта осуществляется на основании следующих требований.

Основные требования к выбору поставщика:

1) стоимость приобретения продукции или услуг;

2) качество обслуживания: а) качество продукции или услуги б) надежность обслуживания;

Кроме основных существуют и прочие критерии, которых более 60.

1) удаленность поставщика от потребителя;

2) сроки выполнения текущих и экстренных заказов;

3) наличие у поставщика резервных мощностей;

4) организация управления качеством продукции у поставщиков;

5) хорошая репутация поставщика;

6) достаточный опыт работы с необходимым видом продукции;

7) наличие удобной и легкой системы закупок;

8) способность поставщика обеспечить поставку запасных частей во время всего срока службы поставленного оборудования;

9) кредитоспособность и финансовое положение поставщика.

В большинстве организаций имеется список проверенных поставщиков, оказывающих им в прошлом приемлемые услуги или известных своей надежностью. Если в списке подходящего поставщика нет, организация должна его найти.

Для сбора информации нужной для применения этих критериев требуется использование разнообразных источников, таких как

1) собственное расследование;

2) местные источники, юридические лица или осведомители официальных организаций;

3) банки и финансовые институты;

4) конкуренты потенциальных поставщиков;

5) торговые ассоциации (например, торгово-промышленная палата РФ);

6) информационные агентства;

7) государственные источники, такие как рег. палата, налоговая, лицензионная служба, обладающая открытой для ознакомления информацией.

В отборе источников информации следует руководствоваться двумя основными правилами: а) нельзя использовать только один источник информации вне зависимости от объема и глубины предоставляемой им информации; б) как минимум один и источников должен быть независимым, т.е. не должен быть заинтересован в возможных последствиях используемой предоставленной им информации.

Если дело касается дорогостоящей продукции, требуется более тщательный поиск, занимающий гораздо больше времени. Он состоит в следующем:

- используя различные источники информации, составляют общий список квалифицированных поставщиков, способных поставлять необходимую продукцию;

- сравнивают организации, вошедшие в этот список, и удаляют из него те, которые по каким-то причинам не устраивают, пока не получится так называемый короткий список ( обычно четыре-пять) наиболее перспективных поставщиков;

- готовят запрос по расценкам и отправляют по короткому списку;

- получают предложения с расценками;

- проводят предварительную оценку предложений и вычеркивают из списка тех, с кем могут возникнуть проблемы;

- проводят техническую оценку, чтобы определить, все ли предлагаемые продукты удовлетворяют спецификациям;

- проводят коммерческую оценку, сравнение расходов и других условий;

- готовят предварительные встречи с оставшимися поставщиками для обсуждения возможностей сделки;

- обсуждают условия, согласовывают отдельные конкретные характеристики;

- выбирают поставщика, который в наибольшей степени соответствует предполагаемому заказу;

- договариваются о встрече с этим поставщиком для уточнения деталей, возникших в последний момент;

- размещают заказ у выбранного поставщика.

Разумеется такой подход требует значительного времени и в полном объеме применяется только для крупных закупок. Обычно организация затрачивает относительно мало времени на поиск разных поставщиков, если:

- она покупает дешевые материалы;

- имеет только одного реально доступного поставщика;

- уже действует соглашение с поставщиком, работа которого устраивает;

- нет достаточного времени для проведения расширенных переговоров;

- проводит политику выбора конкретных типов поставщиков.

Иногда, особенно когда речь идет о правительственных заказах, снабжение должно быть прозрачным и справедливым, и все потенциальные поставщики должны получит возможность заявить свои расценки. Чтобы сформировать короткий список квалифицированных поставщиков, организация широко использует рекламу, в которой указывают, что им требуется выполнение таких-то видов работ или поставка таких-то материалов. После этого организация сравнивает поступившие предложения и выбирает то, которое лучше всего соответствует заранее установленным критериям. Это называется открытым тендером. У него существует разновидность – ограниченный тендер, когда число подаваемых предложений ограничивается (а это снижает объем работ по рассмотрению) определенными требованиями к поставщикам: по опыту, размеру или финансовому статусу.

2. Выбор количества поставщиков

Некоторые организации считают, что взаимодействие с единственным источником ресурсов делает их более уязвимыми и зависимыми от показателей работы предприятия-поставщика. Если единственный поставщик важного компонента сталкивается с финансовыми проблемами, организация может, хотя и не совершила никаких ошибок, прекратить производство. Чтобы избежать этого, некоторые организации выбирают политику закупок одного и того же материала у нескольких конкурирующих друг с другом поставщиков.

Преимущества единственного источника:

- более прочные взаимоотношения между поставщиками и заказчиками, часто формализуемые в виде объединений или партнерств;

- сильная вовлеченность всех сторон и стремление добиться прочных взаимоотношений;

- экономия на масштабах и ценовые скидки при размещении крупных заказов;

- более легкие коммуникации, более простые административные функции и процедуры для регулярно размещаемых заказов;

- меньший диапазон отклонений в характеристиках материалов и их поставках;

- легкость обеспечения конфиденциальности требований, условий и других подобных характеристик.

Преимущества нескольких источников материалов:

- конкуренция между поставщиками, приводящая к снижению цен;

- снижение вероятности сбоев в работе с поставщиками, оперативное устранение возникающих проблем заменой поставщиков;

- более легкое удовлетворение меняющегося спроса;

- обеспечение доступа к большему объему информации;

- большая вероятность поощрения инноваций и усовершенствований;

- возможность полагаться не на одну внешнюю организацию.

Другой способ избежать зависимости от единственного источника ресурсов – прибегнуть к форвардным закупкам (заключение контрактов на доставку материалов в установленное время в будущем). Эта возможность обеспечивает получение двух преимуществ. Во-первых, она гарантирует наличие материалов в течение какого-то времени в будущем и минимизирует влияние сбоев в поставках. Во-вторых, цена на материалы фиксирована, что позволяет избежать негативного влияния будущего роста цен или возникновения неопределенной ситуации. Также снижаются затраты на хранение запасов.

3. Мониторинг показателей работы поставщиков

Большинство организаций проводят мониторинг деятельности своих поставщиков, так называемый рейтинг поставщиков. Один из наиболее общих подходов – составление списка важных факторов и проверка того, насколько поставщик удовлетворяет установленным стандартам по всем позициям этого списка.

В отношениях с поставщиками рекомендуется придерживаться основных принципов:

1) обращаться с поставщиками также как и с клиентами фирмы;

2) не забывать демонстрировать на деле общность интереса;

3) знакомить поставщика со своими задачами и быть в курсе его деловых операций;

4) проявлять готовность помочь в случаях возникновения проблем у поставщика;

5) соблюдать принятые на себя обязательства;

6) учитывать в деловой практике интересы поставщика;

7) поддерживать по возможности стабильные контакты в деловой сфере.