Бюджетирование и роль анализа в разработке и оценке исполнения бюджетов (смет).

Система бюджетирования (сметного планирования). Сметное планирование - основа бизнес-планирования.

Рис.4.2. Система бюджетирования (сметное планирование).

Сметное планирование осуществляется в два этапа:

1) планирование – определение будущих целей;

2) мониторинг (сопровождение) – анализ и диагностика текущей хозяйственной деятельности, т.е. выполнения запланированных решений в течение планового периода.

Сметы составляются на год в целом с поквартальной (или помесячной) разбивкой. Работа выполняется обычно под руководством финансового директора бригадой менеджеров, в которую включаются представители бухгалтерии и других департаментов (отделов) предприятия.

Различают два способа расчета смет:

∙ разработка сметы с «нуля» - применяется в случаях, когда проектируется новое предприятие или когда предприятие меняет профиль работы;

∙ планирование от достигнутого – применяется в случаях, когда профиль предприятия не изменяется.

При составлении смет используются определенные методы: нормативный, расчетно-аналитический, балансовый, оптимизации и моделирования.

Нормативный метод используется при расчете объемов затрат и потребности в ресурсах путем умножения норм расхода ресурсов на планируемый объем экономического показателя (реализация, выпуск продукции, объем услуг и т.п.); расчетно-анали-тический метод также применяется при расчете объемов затрат и потребностей в ресурсах путем умножения средних затрат на индекс их изменения в плановом периоде.

С помощью балансового метода увязываются объемы затрат и источников расширения ресурсов (в том числе доходов), а методом оптимизации из нескольких смет выбирается наилучшая с точки зрения минимума затрат или максимума получаемого эффекта (результата).

Метод моделирования позволяет провести факторный анализ функциональных связей между различными элементами процесса производства. Например, моделируется зависимость прибыли от уровня затрат и объемов реализации продукции (выручки).

Диагностика и расчет основных смет бизнес-плана. Рассмотрим сметы, составляемые при планировании хозяйственной деятельности предприятия.

Смета продаж – составляется в первую очередь. Оценка выручки в денежном отношении служит основой, на которой базируются все другие сметы. Объем продаж оказывает существенное влияние на факторы, связанные с формированием текущей прибыли.

Смета продаж включает в себя информацию о предполагаемых объемах реализации по каждому товару и ожидаемую цену единицы товара. Эти данные классифицируются по регионам и (или) по существующим представительствам предприятия.

В разработке сметы продаж главную задачу выполняет маркетинг – система мероприятий по комплексному анализу рынка, формированию и стимулированию спроса, рационализации продвижения товаров по каналам обращения до конечного потребителя.

Сравнения фактических продаж со сметными по видам продукции, регионам и (или) представительствам предприятия будут показывать разницу между этими двумя величинами. Управленческий персонал при этом сможет исследовать причины существенных отклонений и принять меры по улучшению положения.

Смета производства. Объем производства, соответствующий сметному объему продаж и необходимой величине материальных запасов, определяется в смете производства. Сметный объем производства в натуральном выражении определяется следующим образом:

Необходимо также учитывать объем продаж, производственные мощности, увеличение или уменьшение запасов готовой продукции на планируемый период.

Объемы производства должны быть тесно увязаны со сметой продаж, что гарантирует сбалансированность производства и продаж в течение года.

Смета прямых материальных затрат и закупки и использования основных материалов. Объем производства в стоимостном выражении является результатом комплексного использования всех видов ресурсов – трудовых, предметов труда, средств труда, финансовых.

Затраты предметов труда, т.е. материальные затраты, достаточно часто составляют наибольший удельный вес в себестоимости продукции. Смета прямых материальных затрат показывает общие потребности производства по основным материалам, а также необходимый объем закупок основных материалов, зависящий от ожидаемого их потребления в производстве и запасов на складе.

Количество необходимых для производственного процесса основных материалов определяется следующим образом:

,

где М – плановая потребность в материалах;

М^п – потребность в материалах для обеспечения планового выпуска продукции;

З^кп – планируемый запас материалов на конец периода;

З^нп – запас материалов на начало периода.

Необходимое количество основных материалов затем умножается на ожидаемую цену единицы материала с тем, чтобы определить общую сумму прямых материальных затрат.

Используя данные о планируемой величине запасов на конец планируемого периода и принятую схему оплаты закупок материальных ресурсов, формируют график ожидаемых платежей, который представляет собой таблицу с разбивкой по кварталам и видам материальных ресурсов.

Смета прямых трудовых затрат (расходов на оплату труда основного производственного персонала). Планируемый объем производства определяет общее время использования труда основных рабочих и является исходной информацией для составления сметы прямых затрат на оплату труда. При ее составлении учитываются трудоемкость изготовления единицы продукции в стоимость одного человеко-часа. Чтобы оценить общие расходы по заработной плате необходимо умножить количество отработанных в производстве часов на средний уровень почасовой оплаты труда.

Величина прямых затрат труда должна быть тщательно скоординирована с имеющимися трудовыми ресурсами, чтобы обеспечить достаточное использование труда в производстве. Эффективная схема организации производственного процесса позволит минимизировать простои и устранить нехватку трудовых ресурсов.

На практике указанные расчеты детализируют во времени, проводят разбивку плановых показателей по кварталам и составляют график ожидаемых платежей.

Смета общепроизводственных (накладных) расходов. При составлении данной сметы в составе общепроизводственных (накладных) расходов выделяют постоянные и переменные расходы и определяют ставки, по которым формируется переменная часть этих расходов.

Сумма общепроизводственных расходов охватывает стоимость постоянной составляющей, включая амортизационные отчисления по производственному оборудованию, а также величину переменной составляющей, которая определяется путем умножения ставки переменных расходов на затраты времени производственных работников.

При определении соответствующего оттока денежных средств (платежей), учитывается, что:

а) амортизация не вызывает оттока денежных средств;

б) общепроизводственные расходы оплачиваются в том квартале, в котором они возникают.

Ожидаемая величина накладных расходов обычно включает величину накладных расходов по каждой их статье: заработная плата вспомогательного персонала, заработная плата управленческого персонала, энергия и освещение, амортизация основных фондов, вспомогательные материалы, текущий ремонт, страхование и налог на имущество.

Чтобы определить общепроизводственные расходы по каждому подразделению, составляют дополнительные сметы. Такие сметы позволяют сконцентрировать внимание на контроле тех издержек, которые возникают в конкретных подразделениях, и помогают объективно оценить деятельность каждого подразделения. В этих случаях производятся более детальные расчеты.

Смета себестоимости продаж – составляется на основе сводных данных по натуральным и стоимостным оценкам, взятым из смет прямых материальных затрат, затрат по оплате труда и общепроизводственных расходов, а также прогнозируемых величин производственных запасов сырья, материалов и готовой продукции. Приведем расчет сметы себестоимости продаж в общем виде.

Расчет сметы себестоимости на год, руб.

Смета текущих (периодических) расходов – включает смету коммерческих и смету общих административных расходов. В состав коммерческих расходов входят заработная плата работников службы сбыта, расходы на рекламу, транспортные расходы, оплата телефонной связи (в части, связанной со сбытом продукции), прочие расходы на реализацию продукции. Управленческие (общие и административные) расходы состоят из заработной платы административного персонала, заработной платы прочих служащих, оплаты энергии и освещения, амортизации офисного оборудования, расходы на телефонную связь, страхование, канцтовары и т.д.

Смета прибылей и убытков – составляется на основе данных, содержащихся в сметах продаж, себестоимости реализованной продукции и текущих расходов. К этому добавляется информация о прочих прибылях, прочих расходах и величине налога на прибыль. Сметный расчет прибылей и убытков, как правило, включает три раздела:

1) расчет ожидаемого финансового результата, т.е. планового уровня прибыли до налогообложения. Составной частью этих расчетов является определение себестоимости единицы реализованной продукции (в части переменных затрат), а также стоимости запасов материалов и готовой продукции;

2) распределение прибыли – в этом разделе запланированная прибыль распределяется на две части: налог на прибыль и прибыль, остающуюся в распоряжении организации (чистую прибыль);

3) ожидаемое использование прибыли путем деления на капитализируемую и потребляемую части. Капитализированная прибыль направляется на реинвестирование (развитие бизнеса), создание или увеличение резервного капитала, потребляемая прибыль – на выплату дивидендов, социальных выплат персоналу. Благотворительные цели и т.д.

Соответственно, в третьем разделе рассматриваемого бюджета рассчитываются два коэффициента:

Смета прибылей и убытков содержит в сжатой форме прогноз всех прибыльных операций предприятия. Если сметная чистая прибыль мала по сравнению с объемом продаж или собственным капиталом, необходимо провести дополнительный анализ всех составляющих сметы и пересмотреть ее, поскольку именно прибыль является внутренним источником текущего и долгосрочного развития, источником возрастания рыночной стоимости предприятия, индикатором его кредитоспособности.

Представим в общем виде смету прибылей и убытков.

Расчет сметы прибылей и убытков на год, руб.

Смета капитальных затрат. Бюджет капитальных вложений – это план приобретения или замещения внеоборотных активов и источников их финансирования. Смета капитальных вложений обобщает перспективы приобретения основных средств. капитальные затраты в реальные активы возникают при обновлении основных средств из-за выбытия, физического и морального износа оборудования и других внеоборотных активов. Кроме того, может планироваться увеличение производственных мощностей, введение новых технологических линий.

Смета движения денежных средств (денежные потоки) – характеризует приток и отток денежных средств в течение планового периода. Ее цель – поддержание баланса денежных средств, а также определение размеров дополнительного финансирования при временном дефиците денежных средств. Смета включает ожидаемый приход и расход денежных средств в течение дня, недели, месяца или более длительного периода. В связи с этим при составлении сметы используют следующие показатели:

∙ приток (поступление) денежных средств;

∙ отток денежных средств (платежи);

∙ чистый денежный поток (разница притока и оттока денежных средств);

∙ минимальный остаток денежных средств;

∙ потребность в дополнительном финансировании.

Приход классифицируется по источнику поступления средств, а расход – по направлениям использования. Ожидаемое сальдо денежных средств на конец периода сравнивается с минимальной суммой денежных средств, которая должна постоянно поддерживаться. Минимальная денежная сумма представляет собой определенный резерв; она не является фиксированной, поскольку увеличивается в период деловой активности и снижается в период спада. Разность представляет собой либо неизрасходованный излишек, либо недостаток денежных средств. Свободная сумма денежных средств может быть положена на депозит, в этом случае она приносит прибыль.

При составлении денежной сметы учитываются выплаты дивидендов, планы финансирования инвестиций за счет собственных источников или долгосрочных кредитов и другие денежные потоки. Данные по смете продаж, различным сметам производственных и текущих расходов, а также по смете капитальных затрат отражаются на смете денежных средств.

Смета активов и пассивов – представляет собой прогнозный бухгалтерский баланс, который составляется на основе ожидаемого балансового отчета, составляемого до завершения отчетного периода. Статьи этого баланса увеличиваются (уменьшаются) с учетом операций, планируемых в предстоящем году.

Плановый баланс представляется в форме, рекомендуемой для отчетного бухгалтерского баланса (форма № 1).

В процессе реализации бизнес-плана важнейшую роль играет постоянный контроль над затратами. Особое место в этой системе занимает оценка деятельности подразделений и организации в целом. Менеджеры центров ответственности постоянно сравнивают фактические затраты с планируемыми, выявляют отклонения и анализируют их.

Существует несколько центров ответственности:

∙ центр затрат, в рамках которого менеджер несет ответственность за расходы, находящиеся под его контролем;

∙ центр прибыли, где менеджер отвечает за продажи и расходы;

∙ центр инвестирования, где менеджер дополнительно к ответственности за продажи и расходы несет ответственность за принятие решений по капиталовложениям.

Цель учета по центрам ответственности – накопление данных о затратах (и доходах) по каждому центру с тем, чтобы отклонения по сметам были отнесены на ответственное лицо.

Чтобы правильно контролировать исполнение затрат, необходимо скорректировать бюджетные данные в части переменных расходов на соответствующий фактический выпуск продукции. С этой целью составляют гибкие сметы на разные возможные объемы продаж.

Гибкая смета используется как в предплановом, так и в послеплановых периодах. В первом случае она служит для выбора наиболее оптимального варианта объема продаж, во втором – позволяет точно оценить результаты деятельности как предприятия в целом, так и отдельных его подразделений.